Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

“Căn cứ vào Công văn Số: 2455/TCT-DNNCN V/v Triển khai, vận hành hóa đơn, chứng từ điện tử ngày 12 tháng 7 năm 2022:

Tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP”.

Tuy nhiên, tùy từng cục thuế các Tỉnh/Thành phố, cán bộ thuế sẽ có các yêu cầu khác nhau cho việc đăng ký này. Vì vậy trước khi sử dụng, Anh/Chị vui lòng liên hệ trao đổi kỹ với cán bộ thuế để được hướng dẫn. Thông thường có các cách đăng ký sử dụng sau:

• Cách 1: Gửi hồ sơ đăng ký theo mẫu 02/PH-PLG – Thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in => Trường hợp này, Anh/Chị điền thông tin đơn vị và gửi điện tử tới Cơ quan thuế.

Lưu ý: tính đến 19/7 mẫu 02/PH-PLG chưa điện tử hóa nên Anh/Chị lập mẫu giấy, gửi lên cổng HCMTax (đối với các đơn vị ở HCM), các đơn vị ở tỉnh/TP khác vui lòng trao đổi kỹ hơn với cán bộ thuế.

• Cách 2: Gửi đăng ký theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Đăng ký sử dụng/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử => Nếu đơn vị đã đăng ký hóa đơn điện tử: lập mẫu này loại thay đổi, mục 4. Loại hóa đơn sử dụng: chọn “Các loại hóa đơn khác” hoặc chọn “Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn”. Nếu chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì lập loại đăng ký mới.
• Cách 3: Lập hồ sơ giấy gửi trực tiếp tại cơ quan thuế => Anh/Chị đăng nhập phần mềm để sử dụng bộ hồ sơ giấy sẵn có của AMIS Thuế TNCN, ký và nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.

Lưu ý: nên sử dụng Mẫu 2 của Thông tư 78 trên chương trình – mẫu này đã được bổ sung chỉ tiêu 19: Số thu nhập cá nhân còn được nhận so với mẫu 03/TNCN đính kèm Nghị định 123 nên đầy đủ hơn.

Lưu ý:

• Bước này được thực hiện khi các thủ tục tại bước 1 hoàn tất và được cơ quan Thuế xét duyệt.
• Từ ngày 30/6/2022, mẫu chứng từ khấu trừ thuế theo thông tư 37 sẽ ngừng áp dụng. Thay vào đó mẫu chứng từ khấu trừ thuế theo thông tư 78 sẽ được áp dụng từ ngày 1/7/2022.
• Trong 1 thời điểm, chỉ đáp ứng phát hành 1 mẫu chứng từ để lập chứng từ khấu trừ thuế.

Anh/Chị xem hướng dẫn thiết lập mẫu số, ký hiệu chứng từ tại đây.

1. Lập chứng từ khấu trừ thuế

Có 3 cách để lập chứng từ:

• Nhập khẩu chứng từ. Xem hướng dẫn tại đây.
• Lập từng chứng từ. Xem hướng dẫn tại đây.
• Lập chứng từ tại bảng quyết toán thuế. Xem hướng dẫn tại đây.

2. Ký điện tử chứng từ

Anh/Chị kiểm tra lại thông tin chứng từ sau đó nhấn Lưu và phát hành để ký điện tử chứng từ.

(Lưu ý: Khi ký nộp chứng từ, form ký nộp loading mãi không tắt. Nguyên nhân có thể do MISA KYSO được cài đặt trong ổ cứng (ổ C) bị đóng băng. Trường hợp này Anh/Chị gỡ cài đặt MISA KYSO và cài đặt lại sang ổ khác không bị đóng băng).

3. Gửi email/Xuất khẩu chứng từ khấu trừ thuế

Sau khi ký điện tử chứng từ, Anh/Chị có thể gửi email chứng từ khấu trừ thuế cho nhân viên hoặc xuất khẩu chứng từ rồi giao lại cho nhân viên đi quyết toán thuế.

3.1 Gửi email chứng từ 

Nhấn “Gửi email” để gửi chứng từ cho nhân viên tự đi quyết toán thuế. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

3.2 Xuất khẩu chứng từ khấu trừ thuế

• Xuất khẩu tại chi tiết chứng từ: xuất khẩu chứng từ ra file pdf, xml để chuyển cho nhân viên.

• Xuất khẩu tại danh sách chứng từ khấu trừ thuế: có thể xuất khẩu danh sách chứng từ ra file pdf, xml, excel hoặc excel nâng cao (tùy chọn dữ liệu muốn xuất) để chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra.

4. Hủy 1 hoặc hàng loạt chứng từ

Theo quy định của cơ quan Thuế, trường hợp chứng từ đã phát hành bị sai thông tin, đơn vị cần hủy chứng từ cũ sau đó mới lập lại chứng từ mới và gửi lại cho nhân viên, vãng lai có nhu cầu tự đi quyết toán thuế. Xem hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Chỉ cho phép hủy các chứng từ ở trạng thái Đã phát hành.

5. Chuyển đổi chứng từ khấu trừ thuế điện tử sang chứng từ giấy

Xem hướng dẫn tại đây.

Hiện nay, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng chứng từ điện tử sẽ không phải lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng chứng từ đến cơ quan thuế trừ trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố chưa khắc phục được, cơ quan thuế phải bán chứng từ do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.

Cụ thể, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khi thuộc một trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Sử dụng chứng từ đặt in của cơ quan thuế do hệ thống cấp mã chứng từ điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố và chưa khắc phục được.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

– Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.

Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về chứng từ điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã chứng từ điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.

– Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán chứng từ do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.

Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng chứng từ điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng chứng từ giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp 2: Khi chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể

Tại khoản 2 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định một số trường hợp khác phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh.

Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế khi:

+ Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể hay chuyển đổi sở hữu.

+ Giao, khoán, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.

Trước đây, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng chứng từ mua của cơ quan thuế cũng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ.

Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022 khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử nên sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ nữa và chỉ phải nộp nếu thuộc 01 trong 02 trường hợp nêu trên.

Lưu ý: Hiện tại tùy từng chi cục Thuế sẽ có quy định khác nhau về việc cần hay không cần nộp báo cáo (bảng kê) tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế của quý không phát sinh chứng từ, vì vậy đơn vị cần trao đổi với cán bộ Thuế để thực hiện theo đúng quy định. Thông thường có các cách hướng dẫn như sau:

• Cục Thuế Hồ Chí Minh: CTKT điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC không cần đăng ký, truyền nhận, không cần nộp bảng kê tình hình sử dụng.
• Cục Thuế Hà Nội:
  • Đối với các doanh nghiệp lớn: không cần nộp bảng kê.
  • Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ: đơn vị vui lòng liên hệ với cán bộ Thuế để được hướng dẫn cụ thể.
• Gửi theo chứng từ giấy cũ – mẫu CTT25A/C: đơn vị làm mẫu giấy gửi như với chứng từ giấy trước đây.

Căn cứ tại khoản 1 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ

1. Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua chứng từ của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng chứng từ theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trường hợp trong kỳ không sử dụng chứng từ thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ ghi số lượng chứng từ sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ. Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết chứng từ, đã báo cáo tình hình sử dụng chứng từ kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua chứng từ, không sử dụng chứng từ thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ.

…

Như vậy, hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua chứng từ của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ là:

– Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4

– Quý II nộp chậm nhất là ngắy 31/7

– Quý III nộp chậm nhất là ngày 31/10

– Quý IV nộp chậm nhất là ngày 31/01 của năm sau.

• Tại Bảng kê chứng từ, nhấn Lập bảng kê -> chọn năm, quý lập bảng kê sau đó nhấn Tiếp tục.

• Phần mềm lấy lên toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế đã phát hành và đã hủy trong quý.

Cách 1: Ký nộp bảng kê trực tiếp trên phần mềm qua cổng T-VAN MISA mTax

Lưu ý: Để ký nộp các loại tờ khai sang cơ quan thuế, đơn vị cần:

• Hoàn thành đăng ký dịch vụ thuế.Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Nếu ký bằng USB Token:

• • Cài đặt MISA KYSO. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
  • Cài cắm USB Token chứa chữ ký số vào máy tính.

• Nếu ký bằng chữ ký số từ xa MISA eSign: đảm bảo rằng tài khoản đã đăng ký thiết bị xác thực. Xem hướng dẫn thiết lập tại đây.

Nhấn Ký nộp.

Khi đó hệ thống sẽ ký số theo phương thức ký đã thiết lập trước đó để nộp tờ khai sang cơ quan Thuế.

(Lưu ý: Khi ký nộp bảng kê, form ký nộp loading mãi không tắt. Nguyên nhân có thể do MISA KYSO được cài đặt trong ổ cứng ( ổ C) bị đóng băng. Trường hợp này Anh/Chị gỡ cài đặt MISA KYSO và cài đặt lại sang ổ khác không bị đóng băng).

Cách 2: Xuất khẩu XML 

Anh/Chị lập bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, sau đó xuất khẩu XML bảng kê và đính kèm với báo cáo rồi nộp lên trang của TCT thuedientu.gdt.gov.vn.

Lưu ý: phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ trước rồi mới tra cứu lại tờ khai.

Cách 3: Xuất khẩu excel

Xuất khẩu ra excel để in, ký và đóng dấu của đơn vị rồi nộp trực tiếp tại cơ quan Thuế hoặc gửi qua đường bưu điện.

Bảng kê sau khi ký nộp trực tiếp trên phần mềm sẽ được cập nhật trạng thái và kết quả tại tab Thông báo của TCT.

• Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng MST Doanh nghiệp –> Chọn “Hoá đơn” –> Chọn “Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN”;
• Lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế trên HTKK (xem hướng dẫn điền bảng kê chứng từ khấu trừ thuế mẫu CTT25/AC).
• Sau khi hoàn thiện tờ khai, người nộp kết xuất file XML/excel để chuẩn bị nộp online.

• Truy cập website: thuedientu.gdt.gov.vn
• Đăng nhập bằng MST doanh nghiệp (có chữ ký số).

Lưu ý: Bạn phải gửi báo cáo tình hình sử dụng chứng từ hàng quý trước, sau đó mới nộp, cụ thể như sau:

• Sau khi nộp Báo cáo sử dụng chứng từ, vào “Tra cứu” –> chọn “Tờ khai” –> chọn “Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ” đính kèm phụ lục.
• Khi đính kèm xong –> Bấm “Ký điện tử” và gửi.