1. Tổng quan
Bài viết giúp Quý khách hiểu rõ quy định về khấu trừ và quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với cộng tác viên, đặc biệt là trường hợp không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro về thuế.
Nội dung bài viết gồm:
- Căn cứ pháp lý về khấu trừ thuế TNCN cho cộng tác viên
- Hướng dẫn thực hiện khấu trừ và cam kết miễn khấu trừ
- Lưu ý về trách nhiệm và xử lý vi phạm
2. Hướng dẫn
2.1. Căn cứ pháp lý về khấu trừ thuế TNCN cho cộng tác viên
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 50, Nghị định số 253/2026/NĐ-CP, việc khấu trừ thuế đối với một số trường hợp đặc biệt được quy định như sau:
- Khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng nếu mức chi trả từ 5.000.000 đồng/lần trở lên. Dưới mức này, chỉ khấu trừ 10% khi cá nhân có yêu cầu.
Lưu ý: Cá nhân làm bản cam kết phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, tính chính xác của bản cam kết. Nếu có sự gian lận, cá nhân sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
2.2. Xử lý trường hợp tổng thu nhập dưới 5 triệu đồng/lần hợp đồng
Nếu cộng tác viên có tổng thu nhập dưới 5 triệu đồng/lần hợp đồng thì chưa đến mức phải nộp thuế TNCN. Khi chi trả lương, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ như:
- Hợp đồng lao động
- Bảng lương, bảng chấm công, phiếu chi trả lương
- Bản sao chứng minh nhân dân
- Kê khai thuế hàng tháng/quý: Doanh nghiệp vẫn phải tổng hợp danh sách, họ tên, mã số thuế và số tiền đã trả cho các CTV này vào Bảng kê chi tiết Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN khi quyết toán thuế TNCN cuối năm của công ty, nhưng tại cột “Số thuế đã khấu trừ” sẽ để trống (bằng 0).
2.3. Xử lý trường hợp tổng thu nhập từ 5 triệu đồng trở lên/lần hợp đồng
Đối với trường hợp thu nhập của cộng tác viên (CTV) từ 5.000.000 đồng/lần chi trả trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ 10% thuế TNCN tại nguồn trước khi giải ngân, trừ trường hợp CTV làm bản cam kết tạm hoãn khấu trừ.
Tùy thuộc vào mức thu nhập thực tế cả năm của CTV, việc xử lý hồ sơ chứng từ sẽ được chia làm 2 trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Khấu trừ ngay 10% tại nguồn (Trường hợp phổ biến)
Áp dụng khi CTV có tổng thu nhập cả năm ở mức cao (thuộc diện phải nộp thuế TNCN sau khi giảm trừ gia cảnh) hoặc CTV làm việc tại nhiều nơi khác nhau.
1. Quy trình xử lý của đơn vị
• Khấu trừ 10%: Đơn vị tính toán số thuế phải giữ lại:
Số thuế TNCN khấu trừ = Tổng thu nhập mỗi lần chi trả * 10%
• Chi trả tiền thực nhận: Đơn vị chuyển khoản hoặc trả tiền mặt cho CTV số tiền còn lại (90% giá trị thanh toán).
• Cấp chứng từ khấu trừ thuế: Đơn vị có trách nhiệm cấp Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cho CTV khi họ yêu cầu, làm cơ sở để CTV tự đi quyết toán, hoàn thuế sau này.
• Kê khai thuế: Đơn vị đưa thông tin của CTV và số thuế 10% đã giữ lại vào tờ khai tháng/quý và tổng hợp vào Bảng kê 05-2/BK-QTT-TNCN khi quyết toán thuế năm của công ty.
2. Quy trình xử lý của cộng tác viên
• CTV nhận 90% thu nhập và lưu giữ các chứng từ khấu trừ thuế do doanh nghiệp cấp.
• Quyết toán cuối năm: Kết thúc năm, CTV thu thập chứng từ ở tất cả các nơi, tự làm hồ sơ quyết toán trên hệ thống Thuế điện tử (eTax). Nếu số thuế 10% đã nộp lớn hơn số thuế thực tế phải nộp, CTV sẽ được hoàn lại tiền thuế.
Trường hợp 2: CTV làm Bản cam kết để không bị khấu trừ 10%
Áp dụng nếu CTV ước tính tổng thu nhập chịu thuế cả năm của mình (sau khi trừ các khoản giảm trừ) chưa đến mức phải nộp thuế (Ví dụ: Thu nhập năm dưới ngưỡng giảm trừ gia cảnh của bản thân là 186 triệu đồng/năm).
1. Điều kiện để làm cam kết
• CTV phải ký hợp đồng dưới 3 tháng hoặc hợp đồng dịch vụ có mức chi trả từ 5 triệu đồng/lần trở lên.
• Cá nhân CTV phải duy nhất có 1 nguồn thu nhập diện này trong năm (hoặc chỉ có thu nhập tại đây và thu nhập tại các nơi khác chưa đến mức phải khấu trừ thuế).
• Đã đăng ký và có Mã số thuế (MST) cá nhân tại thời điểm làm cam kết.
2. Cách thức xử lý
• CTV lập cam kết: CTV điền và ký vào Mẫu 08/CK-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) gửi cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp. CTV phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của bản cam kết này.
• Doanh nghiệp chi trả 100%: Khi nhận được Mẫu 08/CK-TNCN hợp lệ, doanh nghiệp không khấu trừ 10% nữa mà chi trả nguyên vẹn số tiền thù lao cho CTV.
• Kê khai cuối năm: Đến cuối năm, doanh nghiệp vẫn lên bảng kê khai thu nhập của CTV này vào Mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN, điền số thuế đã khấu trừ là 0, và lưu giữ bản cam kết của CTV để giải trình với cơ quan thuế khi thanh tra.