Nhập khẩu danh sách khen thưởng

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách sử dụng chức năng Nhập khẩu danh sách khen thưởng trên hệ thống. Việc này giúp ghi nhận và quản lý lịch sử khen thưởng một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công, đặc biệt khi cần cập nhật hàng loạt dữ liệu đã có sẵn, đảm bảo thông tin được lưu trữ đầy đủ và chính xác.

Nội dung bài viết gồm:

• Truy cập và chuẩn bị tệp nhập khẩu
• Quy trình nhập khẩu

2. Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập phân hệ Khen thưởng

Bước 2: Chọn icon mũi tên cạnh nút thêm  Nhấn Nhập khẩu

Bước 3: Tải lên tệp nhập khẩu. Nhấn Tiếp theo

• • Để kết quả nhập khẩu được chính xác, anh/chị nên tải xuống tệp mẫu để sử dụng.
  • Chấp nhận file .xls, .xlsx, .ods và .csv có dung lượng tối đa 20MB và ít hơn 500 dòng dữ liệu

Đối với việc tạo tệp dữ liệu khen thưởng để nhập khẩu, sẽ xảy ra 2 trường hợp:

• • Trường hợp 1: Chỉ nhập khẩu thông tin chung, không nhập khẩu danh sách khen thưởng.
    Khi đó, mỗi đợt khen thưởng nhập thành 1 dòng trên file xuất khẩu.
  • Trường hợp 2: Nhập đầy đủ thông tin chung và danh sách khen thưởng. Khi đó, mỗi đợt khen thưởng nhập thành 1 dòng trên file nhập khẩu. Nếu một trong các đợt khen thưởng đó có nhiều nhân viên/đơn vị được khen thưởng thì mỗi nhân viên/đơn vị tách thành 1 dòng.

Chọn đúng Sheet nhập khẩu và Dòng tiêu đề để chương trình lấy ra đúng dữ liệu từ tệp nhập khẩu

Bước 4: Ghép trường thông tin. Nhấn Tiếp theo

• • Chương trình sẽ tự động đọc thông tin và ghép các cột dữ liệu trong tệp tương ứng với cột trên phần mềm.
  • Kiểm tra lại chính xác thông tin và có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp.

Khi gặp bản ghi đã có trong hệ thống thì, lựa chọn cách xử lý:

• • Cập nhật: Cập nhật dữ liệu từ tệp nhập khẩu vào bản ghi đã có.
  • Bỏ qua: Không nhập lại bản ghi đã tồn tại.
  • Không cập nhật dữ liệu trống vào các trường đã có giá trị: Không ghi đè dữ liệu hiện có bằng ô trống trong tệp nhập khẩu.

Bước 5: Kiểm tra kết quả. Nhấn Nhập khẩu để hoàn tất

• Lưu ý: Để chương trình ghép được chính xác hơn các cột dữ liệu, và phù hợp với mọi loại mẫu tệp nhập khẩu của doanh nghiệp, có thể sử dụng tiện ích Thiết lập tự động ghép cột ở Bước 4