1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình khai báo và quản lý các thủ tục bổ nhiệm cho nhân viên trong đơn vị. Việc quản lý tập trung giúp quy trình bổ nhiệm được thực hiện một cách bài bản, chuyên nghiệp, đảm bảo các công việc cần thiết được thực hiện đầy đủ theo một quy trình chuẩn và có thể dễ dàng theo dõi, báo cáo khi cần.
Nội dung bài viết gồm:
- Thêm mới và Quản lý thủ tục bổ nhiệm
- Thiết lập Thời hạn bổ nhiệm
- Nhắc nhở khi gần đến hạn bổ nhiệm
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thêm bổ nhiệm
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Bổ nhiệm\nhấn Thêm
Bước 2: Nhập các thông tin về công việc mà nhân viên được bổ nhiệm và trạng thái thực hiện thủ tục.
Bước 3: Chọn Quy trình bổ nhiệm tại mục Thông tin chung, chương trình sẽ tự động lấy lên danh sách công việc cần thực hiện theo quy trình đã chọn.
Lưu ý:
- Để chọn được Quy trình bổ nhiệm, cần khai báo trước tại phân hệ Thiết lập\Quy trình bổ nhiệm.
- Ngoài ra, có thể thêm/sửa/xóa công việc, sắp xếp lại thứ tự hiển thị các công việc cho hợp lý.
Bước 4: Khi một công việc nào đó đã hoàn thành, nhấn vào biểu tượng dấu tích 
(chưa hoàn thành) để chuyển trạng thái tích xanh 
(đã hoàn thành).
Bước 5: Nhấn Thêm tài liệu đính kèm cho thủ tục bổ nhiệm như: Đề xuất bổ nhiệm, Quyết định bổ nhiệm, Tài liệu thẩm tra cán bộ,…
Bước 6: Nhấn Lưu để hoàn thành
Phần mềm so sánh với thời gian thực tế để hiển thị Trạng thái của thủ tục giúp HR tiện theo dõi, bao gồm: Đang thực hiện, Đã hoàn thành, Hết hiệu lực, Đã tái bổ nhiệm, Dừng bổ nhiệm. Trong đó:
- Hết hiệu lực: phần mềm tự động chuyển thủ tục sang trạng thái này khi thủ tục đang ở trạng thái Đang thực hiện hoặc Đã hoàn thành và quá ngày hết hạn. (Nếu trạng thái là Đã tái bổ nhiệm hoặc Dừng bổ nhiệm thì không tự động chuyển).
- Dừng bổ nhiệm: Nếu HR chọn trạng thái này, chương trình sẽ hiển thị lựa chọn tạo thủ tục Miễn nhiệm hoặc Thuyên chuyển để HR tiện thêm thủ tục tương ứng luôn theo đúng quy định.
2.2. Thiết lập thời hạn bổ nhiệm
Bước 1: Trên AMIS Thông tin nhân sự, vào phân hệ Bổ nhiệm\chọn Thời hạn bổ nhiệm.
Bước 2: Thiết lập thời hạn bổ nhiệm tương ứng với từng vị trí.
- Khi HR xem/thêm/sửa thủ tục bổ nhiệm hoặc phần mềm tự động tạo thủ tục từ Đề xuất, chương trình sẽ tự động hiển thị thời hạn bổ nhiệm theo thiết lập và ngày hết hạn tương ứng.
2.3. Nhắc nhở khi gần đến hạn bổ nhiệm
Căn cứ vào ngày hết hạn của các thủ tục, phần mềm sẽ hiển thị nhắc nhở khi sắp hết thời giạn bổ nhiệm của nhân viên trên 2 giao diện:
- Ngay trên phân hệ Bổ nhiệm, tại màn hình danh sách thủ tục.
- Trên phân hệ Tổng quan > mục Nhắc việc.
HR có thể thiết lập thời gian nhận nhắc nhở bằng cách nhấn vào biểu tượng bánh răng > khai báo khoảng thời gian mong muốn.
