Để luồng nghiệp vụ quản lý nhân sự được thông suốt, đồng nhất dữ liệu trên một nền tảng, AMIS Thông tin nhân sự đáp ứng việc kết nối chặt chẽ đến các ứng dụng khác. Cụ thể luồng kết nối như sau:
1. Chuyển ứng viên thành nhân viên
1.1. Tình huống sử dụng: Khi có ứng viên trúng tuyển, HR cần làm thủ tục khai báo, lưu trữ hồ sơ nhân viên mới.
1.2. Luồng tương tác trên phần mềm:
- Trên Tuyển dụng:
-
- Thiết lập kết nối với ứng dụng AMIS Thông tin nhân sự
- Thao tác chuyển ứng viên trúng tuyển thành nhân viên
- Trên Thông tin nhân sự:
-
- Nhận được thông báo có ứng viên chuyển thành nhân viên
- Xem danh sách các ứng viên trúng tuyển và thực hiện chức năng tạo hồ sơ
2. Nhận biết nhân viên nghỉ việc trong diện blacklist khi ứng tuyển lại
2.1. Tình huống sử dụng: Khi nhân viên nghỉ việc thuộc các trường hợp do vi phạm kỷ luật, phạm lỗi nghiêm trọng nên bị sa thải,… HR sẽ đưa nhân viên này vào diện blacklist để nếu như sau đó nhân viên có ứng tuyển trở lại vào công ty thì kiểm tra ra được và không tuyển dụng lại.
2.2. Luồng tương tác trên phần mềm:
- Trên Thông tin nhân sự: Đánh dấu nhân viên nghỉ việc trong diện blacklist
- Trên Tuyển dụng: Tự động nhận biết và cảnh báo cho HR khi có ứng viên thuộc blacklist (dựa vào Email, Số điện thoại)
3. Chuyển danh mục nhân viên sang các ứng dụng khác
3.1. Tình huống sử dụng: Để sử dụng được các tính năng, nghiệp vụ trên phần mềm, HR cần đồng bộ danh sách nhân viên đang quản lý trên AMIS Thông tin nhân sự về các ứng dụng khác
3.2. Luồng tương tác trên phần mềm:
- Trên Thông tin nhân sự: Khai báo hồ sơ nhân viên
- Trên các ứng dụng khác (Chấm công, Tiền lương, BHXH, Thuế TNCN): Tự động đồng bộ danh sách nhân viên từ Thông tin nhân sự về ứng dụng. Lưu ý: Nếu công ty không sử dụng Thông tin nhân sự thì danh sách nhân viên sẽ được lấy từ Hệ thống.
4. Thông báo sinh nhật, nhân viên mới, nghỉ việc, kết hôn,…
4.1. Tình huống sử dụng: Khi cần thông báo các thông tin liên quan đến nhân viên, HR sẽ đăng tải thông tin lên bảng tin nội bộ của doanh nghiệp để phổ biến đến toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Các tình huống thông báo bao gồm:
- Nhân viên mới
- Nhân viên nghỉ việc
- Nhân viên được bổ nhiệm
- Nhân viên được thuyên chuyển
- Nhân viên/Phòng ban được khen thưởng
- Nhân viên kết hôn
- Nhân viên sinh con
- Người thân nhân viên qua đời
4.2. Luồng tương tác trên phần mềm:
- Trên Thông tin nhân sự: Thao tác xuất thông báo lên MXH nội bộ (HR tự thao tác hoặc thiết lập xuất tự động)
- Trên Mạng xã hội: Hiển thị các thông báo được xuất từ Thông tin nhân sự
5. Ghi nhận quá trình tham gia bảo hiểm vào hồ sơ
4.1. Tình huống sử dụng: Mỗi khi nhân viên phát sinh quá trình tham gia bảo hiểm mới (VD: Tăng lao động, ốm đau, thai sản,…), HR sẽ ghi nhận trên AMIS BHXH và đồng thời lưu lại thông tin vào hồ sơ nhân viên để tiện tra cứu.
4.2. Luồng tương tác trên phần mềm:
- Trên BHXH: Khai báo quá trình tham gia bảo hiểm của nhân viên
- Trên Thông tin nhân sự: Tự động đồng bộ quá trình đóng bảo hiểm của nhân viên về hồ sơ
6. Ghi nhận lịch sử chi trả lương vào hồ sơ
6.1. Tình huống sử dụng: Đến mỗi kỳ chi trả lương, HR sẽ tính toán số tiền cần phải trả, thực trả và còn nợ của mỗi nhân viên trên AMIS Tiền lương và đồng thời lưu lại thông tin vào hồ sơ nhân viên để tiện tra cứu.
6.2. Luồng tương tác trên phần mềm:
- Trên Tiền lương: Lập bảng chi trả lương hàng kỳ
- Trên Thông tin nhân sự: Tự động đồng bộ lịch sử chi trả lương của nhân viên về hồ sơ
7. Chuyển dữ liệu khen thưởng, phạt vi phạm sự cố sang tính lương
7.1. Tình huống sử dụng: Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể được khen thưởng bằng tiền hoặc vi phạm kỷ luật/sự cố bị phạt trừ vào lương. Khi đó, HR quản lý thủ tục nhân sự sẽ tổng hợp danh sách nhân viên được khen thưởng, phạt sự cố cùng số tiền tương ứng rồi chuyển cho HR tính lương để làm căn cứ tính các khoản thu nhập khác, khấu trừ khác trong tháng cho nhân viên.
7.2. Luồng tương tác trên phần mềm:
- Trên Thông tin nhân sự: HR thao tác chuyển tính lương tại các đợt khen thưởng, sự cố
- Trên Tiền lương:
-
- Nhận được thông báo có dữ liệu khen thưởng, phạt sự cố chuyển sang
- Tạo bảng thu nhập khác để ghi nhận số tiền khen thưởng, bảng khấu trừ khác để ghi nhận số tiền phạt sự cố của nhân viên
- Sử dụng các bảng thu nhập khác, khấu trừ khác này làm dữ liệu tính lương
