1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách sử dụng tiện ích “Gửi cho người liên quan” khi gửi email hàng loạt. Chức năng này cho phép hệ thống tự động gửi kèm (To/Cc/Bcc) email đến quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp của nhân viên, giúp HR tiết kiệm thời gian, không cần phải tìm kiếm và thêm người nhận thủ công, đồng thời đảm bảo thông tin được truyền đạt đến các cấp quản lý một cách nhanh chóng và đầy đủ.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn thao tác
- Cơ chế hoạt động
- Các lưu ý quan trọng
2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Hồ sơ hoặc Hợp đồng
Bước 2: Chọn các Hồ sơ hoặc Hợp đồng cần gửi\nhấn Gửi email
Bước 3: Trên giao diện Gửi email, điền các thông tin\chọn Gửi cho người liên quan
Bước 4: Lựa chọn đối tượng là quản lý trực tiếp hay gián tiếp của nhân viên, và hình thức gửi:
-
-
- To (Người nhận chính)
- Cc (Carbon Copy – Sao chép)
- Bcc (Blind Carbon Copy – Sao chép ẩn)
-
Bước 5: Nhấn Xác nhận và nhấn Gửi
Hệ thống sẽ gửi mail đến quản lý trực tiếp/gián tiếp theo thiết lập trên mục Thông tin công việc của nhân viên.
Khi đó, xảy ra các trường hợp sau:
-
- Chỉ gửi đến mail cơ quan của quản lý, nếu mục email cơ quan trên hồ sơ của quản lý để trống thì không gửi.
- Nếu 1 quản lý có nhiều nhân viên dưới quyền thì nhận được nhiều mail tương ứng với nhiều nhân viên.
- Nếu 1 người cùng vừa là quản lý trực tiếp, vừa là quản lý gián tiếp của cùng 1 nhân viên thì chỉ nhận 1 mail.