Giúp HR quản lý các đợt cấp phát đồng phục cho nhân viên và nhân viên đăng ký số lượng, kích cỡ, màu sắc, đồng phục để được cấp phát theo nhu cầu.
Phim giới thiệu tính năng
Hướng dẫn chi tiết
Thiết lập danh mục đồng phục
Trước tiên, HR cần thiết lập Danh mục đồng phục để làm căn cứ cho việc xây dựng định mức và thực hiện cấp phát.
Anh chị truy cập vào phân hệ Thiết lập\Đồng phục để khai báo các danh mục phù hợp.
Trong đó:
- Tên, Loại đồng phục là 2 trường thông tin bắt buộc.
- Mỗi loại kích cỡ, màu sắc tương ứng với 1 giá trị.
- Tại trường thông tin Loại đồng phục, người dùng click vào biểu tượng
để thiết lập danh sách giá trị.
Ngoài ra, anh chị có thể sử dụng các tiện ích khi cần thiết:
- Sửa/Xóa danh mục:
- Tùy chỉnh cột hiển thị danh sách:
Sau đó, anh chị HR truy cập vào phân hệ Đồng phục để thực hiện thiết lập định mức, quản lý đợt cấp phát. Còn nhân viên thì có thể thực hiện đăng ký trên AMIS Nhân viên.
Cụ thể như sau:
Thiết lập định mức cấp phát
HR có thể thiết lập định mức cấp phát đồng phục theo từng vị trí công việc hoặc cơ cấu tổ chức để làm căn cứ cấp phát cho nhân viên, đảm bảo đúng quy định của đơn vị.
Trên giao diện phân hệ Đồng phục, HR chọn Thiết lập định mức và thực hiện khai báo dữ liệu sao cho phù hợp.
Lưu ý: Nếu vừa thiết lập định mức theo vị trí công việc và đơn vị công tác thì chương trình sẽ ưu tiên vị trí công việc.
Quản lý đợt cấp phát
HR có thể khai báo và quản lý các đợt cấp phát đồng phục trong đơn vị (định kỳ hoặc đột xuất).
Thêm đợt cấp phát
Trên giao diện phân hệ Đồng phục, HR nhấn Thêm để thêm các đợt cấp phát.
Ở mục Danh sách nhân viên, anh chị có thể lựa chọn thêm bằng 2 cách:
- Thêm lần lượt từng nhân viên
- Thêm hàng loạt
HR có thể sửa dụng các tiện ích trên bảng danh sách nhân viên sau:
- Tùy chỉnh cột danh sách (1)
- Sửa/Chuyển trạng thái cấp phát/Xóa nhân viên (2)
Cấp phát/Gửi yêu cầu đăng ký
Trên giao diện chi tiết đợt cấp phát, HR có thể lựa chọn:
- Cấp phát theo định mức đã thiết lập
- Gửi yêu cầu cho nhân viên đăng ký
Trên chi tiết Hồ sơ nhân viên, các thông tin sẽ được hiển thị trong mục Đồng phục.
Nhân viên đăng ký cấp phát đồng phục
Trên giao diện ứng dụng AMIS Nhân viên, anh chị vào phân hệ Đồng phục để tiến hành đăng ký cấp phát theo đợt mà HR đã gửi yêu cầu.
Nhân viên cần đăng ký trong thời gian cho phép, với định mức quy định và có thể chủ động theo dõi được tình trạng cấp phát.
Tổng hợp số lượng cấp phát
Khi cần tổng hợp số lượng đồng phục cấp phát cho nhân viên trong đơn vị (theo từng loại đồng phục, màu sắc, kích cỡ,…) HR sử dụng tính năng Tổng hợp số lượng cấp phát.
Trên giao diện chi tiết đợt cấp phát, click vào 
\Tổng hợp số lượng cấp phát.
Chương trình sẽ tự động tổng hợp số lượng đồng phục đăng ký theo từng loại, màu, size, giới tính nhân viên và chi tiết thông tin đồng phục của từng người.
HR có thể tùy chọn gom nhóm bảng tổng hợp theo các tiêu chí và xuất khẩu ra file excel.
Cấp phát theo định mức
Trường hợp đơn vị chỉ cấp phát đồng phục cho nhân viên số lượng bằng với định mức đã thiết lập, HR chọn “Cấp phát theo định mức”, chương trình sẽ tự động cập nhật toàn bộ số lượng đồng phục của nhân viên bằng với định mức. Giúp HR có căn cứ cấp phát và ghi nhận nhanh chóng vào hồ sơ nhân viên.
