1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tổng quan về nghiệp vụ Quản lý cấp phát đồng phục trên hệ thống, từ việc thiết lập danh mục, định mức cho đến việc tạo các đợt cấp phát và cho phép nhân viên tự đăng ký. Việc quản lý quy trình này một cách hệ thống không chỉ giúp HR tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo việc cấp phát được thực hiện một cách công bằng, minh bạch và đúng với quy định của công ty.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập ban đầu
- Quản lý các đợt cấp phát (Dành cho HR)
- Nhân viên đăng ký cấp phát đồng phục
- Tổng hợp và theo dõi
Phim giới thiệu tính năng
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập danh mục đồng phục
Bước 1: Tại AMIS Thông tin nhân sự\ truy cập vào phân hệ Thiết lập (biểu tượng bánh răng ⚙ góc phải màn hình)\ chọn Đồng phục.
Bước 2: Nhấn Thêm.
Bước 3: Điền các thông tin đồng phục.
Trong đó:
- Tên, Loại đồng phục là 2 trường thông tin bắt buộc.
- Mỗi loại kích cỡ, màu sắc tương ứng với 1 giá trị.
- Tại trường thông tin Loại đồng phục, người dùng click vào biểu tượng ba chấm
để thiết lập danh sách giá trị.
Bước 4: Nhấn Lưu.
Ngoài ra, có thể sử dụng các tiện ích:
- Nhập khẩu bằng excel: Chọn icon mũi tên cạnh nút thêm\ Nhấn Nhập khẩu. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
- Sửa/Xóa danh mục:
- Tùy chỉnh cột hiển thị danh sách:
2.2. Thiết lập định mức cấp phát
Bước 1:Tại AMIS Thông tin nhân sự\ truy cập vào phân hệ Thiết lập (biểu tượng bánh răng ⚙ góc phải màn hình)\ chọn Đồng phục.
Bước 2: Chọn Thiết lập định mức.
-
- Thiết lập định mức cấp phát theo đơn vị công tác: Chọn đơn vị\nhấn Sửa.
-
-
-
- Khai báo định mức\nhấn Lưu.
-
-
-
- Thiết lập định mức cấp phát theo vị trí công việc: Nhấn Sửa\chọn Thêm vị trí.
-
-
-
- Khai báo định mức\nhấn Lưu
-
-
Lưu ý: Nếu vừa thiết lập định mức theo vị trí công việc và đơn vị công tác thì chương trình sẽ ưu tiên vị trí công việc.
2.3. Thêm đợt cấp phát
Bước 1: Tại AMIS Thông tin nhân sự\ truy cập vào phân hệ Đồng phục\ nhấn Thêm.
Bước 2: Khai báo thông tin chung.
Bước 3: Khai báo nhân viên tham gia.
Ở mục Danh sách nhân viên, lựa chọn thêm nhân viên tham gia bằng 3 cách: thêm mới từng nhân viên, nhập khẩu, thêm hàng loạt.
Bước 4: Tài liệu đính kèm.
Nhấn Thêm để tải lên tài liệu liên quan.
Bước 5: Sau khi đã cấp phát, Anh/chị có thể thay đổi trạng thái từ “Chưa cấp phát” thành “Đã cấp phát”.
- Cập nhật từng nhân viên: Tại dòng nhân viên cần cập nhật\ Nhấn biểu tượng ⋯\ Chọn Đã cấp phát.
- Cập nhật hàng loạt nhân viên: Tại danh sách nhân viên\ tích chọn những nhân viên cần cập nhật\ Chọn Đã cấp phát.
2.4. Cấp phát/Gửi yêu cầu đăng ký
2.4.1. Cấp phát theo định mức đã thiết lập
Bước 1: Tại AMIS Thông tin nhân sự\ truy cập vào phân hệ Đồng phục\ nhấn Thêm.
Bước 2: Vào chi tiết đợt đồng phục, nhấn biểu tượng ba chấm, chọn Cấp phát theo định mức.
2.4.2. Gửi yêu cầu cho nhân viên đăng ký
Bước 1: Tại AMIS Thông tin nhân sự\ truy cập vào phân hệ Đồng phục.
Bước 2: Vào chi tiết đợt đồng phục, nhấn Gửi yêu cầu đăng ký.
Trên chi tiết Hồ sơ nhân viên, các thông tin sẽ được hiển thị trong mục Đồng phục.
2.5. Nhân viên đăng ký cấp phát đồng phục
Bước 1: Trên giao diện ứng dụng AMIS Nhân viên, vào phân hệ Đồng phục để tiến hành đăng ký cấp phát theo đợt mà HR đã gửi yêu cầu.
Bước 2: Nhấn Gửi yêu cầu đăng ký
- Nhân viên cần đăng ký trong thời gian cho phép, với định mức quy định và có thể chủ động theo dõi được tình trạng cấp phát.
2.6. Tổng hợp số lượng cấp phát
Bước 1: Tại AMIS Thông tin nhân sự\ truy cập vào phân hệ Đồng phục.
Bước 2: Vào chi tiết đợt đồng phục, nhấn vào biểu tượng ba chấm\ chọn Tổng hợp số lượng cấp phát.
Chương trình sẽ tự động tổng hợp số lượng đồng phục đăng ký theo từng loại, màu, size, giới tính nhân viên và chi tiết thông tin đồng phục của từng người.
Lưu ý:
- Nếu quá hạn đăng ký đợt cấp phát mà nhân viên không đăng ký hoặc gửi đăng ký thì phần mềm tự động lấy lên số cấp phát bằng định mức về vị trí công việc hoặc cơ cấu tổ chức.
- Có thể không thiết lập định mức mà HR gửi luôn yêu cầu đăng ký, điều này sẽ khiến cho việc kiểm soát số lượng đồng phục nhân viên yêu cầu khó khăn, tuy nhiên HR có thể chỉnh sửa lại và đối với những nhân viên không thực hiện đăng ký sẽ không được ghi nhận thông tin cấp phát đồng phục.