Đăng ký, cấp phát đồng phục

Giúp HR quản lý các đợt cấp phát đồng phục cho nhân viên và nhân viên đăng ký số lượng, kích cỡ, màu sắc, đồng phục để được cấp phát theo nhu cầu.

Phim giới thiệu tính năng

Hướng dẫn chi tiết

Thiết lập danh mục đồng phục

Trước tiên, HR cần thiết lập Danh mục đồng phục để làm căn cứ cho việc xây dựng định mức và thực hiện cấp phát.

Anh chị truy cập vào phân hệ Thiết lập\Đồng phục để khai báo các danh mục phù hợp.

Trong đó:

  • Tên, Loại đồng phục là 2 trường thông tin bắt buộc.
  • Mỗi loại kích cỡ, màu sắc tương ứng với 1 giá trị.
  • Tại trường thông tin Loại đồng phục, người dùng click vào biểu tượng  để thiết lập danh sách giá trị.

Ngoài ra, anh chị có thể sử dụng các tiện ích khi cần thiết:

  • Sửa/Xóa danh mục:

  • Tùy chỉnh cột hiển thị danh sách:

Sau đó, anh chị HR truy cập vào phân hệ Đồng phục để thực hiện thiết lập định mức, quản lý đợt cấp phát.  Còn nhân viên thì có thể thực hiện đăng ký trên AMIS Nhân viên.

Cụ thể như sau:

Thiết lập định mức cấp phát

HR có thể thiết lập định mức cấp phát đồng phục theo từng vị trí công việc hoặc cơ cấu tổ chức để làm căn cứ cấp phát cho nhân viên, đảm bảo đúng quy định của đơn vị.

Trên giao diện phân hệ Đồng phục, HR chọn Thiết lập định mức và thực hiện khai báo dữ liệu sao cho phù hợp.

Thiết lập định mức cấp phát theo đơn vị công tác
Thiết lập định mức cấp phát theo vị trí công việc

Lưu ý: Nếu vừa thiết lập định mức theo vị trí công việc và đơn vị công tác thì chương trình sẽ ưu tiên vị trí công việc.

Quản lý đợt cấp phát

HR có thể khai báo và quản lý các đợt cấp phát đồng phục trong đơn vị (định kỳ hoặc đột xuất).

Thêm đợt cấp phát

Trên giao diện phân hệ Đồng phục, HR nhấn Thêm để thêm các đợt cấp phát.

Ở mục Danh sách nhân viên, anh chị có thể lựa chọn thêm bằng 2 cách:

  • Thêm lần lượt từng nhân viên

  • Thêm hàng loạt

HR có thể sửa dụng các tiện ích trên bảng danh sách nhân viên sau:

  • Tùy chỉnh cột danh sách (1)
  • Sửa/Chuyển trạng thái cấp phát/Xóa nhân viên (2)

Cấp phát/Gửi yêu cầu đăng ký

Trên giao diện chi tiết đợt cấp phát, HR có thể lựa chọn:

  • Cấp phát theo định mức đã thiết lập

  • Gửi yêu cầu cho nhân viên đăng ký

Trên chi tiết Hồ sơ nhân viên, các thông tin sẽ được hiển thị trong mục Đồng phục.

Nhân viên đăng ký cấp phát đồng phục

Trên giao diện ứng dụng AMIS Nhân viên, anh chị vào phân hệ Đồng phục để tiến hành đăng ký cấp phát theo đợt mà HR đã gửi yêu cầu.

Nhân viên cần đăng ký trong thời gian cho phép, với định mức quy định và có thể chủ động theo dõi được tình trạng cấp phát.

Tổng hợp số lượng cấp phát

Khi cần tổng hợp số lượng đồng phục cấp phát cho nhân viên trong đơn vị (theo từng loại đồng phục, màu sắc, kích cỡ,…) HR sử dụng tính năng Tổng hợp số lượng cấp phát.

Trên giao diện chi tiết đợt cấp phát, click vào \Tổng hợp số lượng cấp phát.

Chương trình sẽ tự động tổng hợp số lượng đồng phục đăng ký theo từng loại, màu, size, giới tính nhân viên và chi tiết thông tin đồng phục của từng người.

HR có thể tùy chọn gom nhóm bảng tổng hợp theo các tiêu chí và xuất khẩu ra file excel.

Cấp phát theo định mức

Trường hợp đơn vị chỉ cấp phát đồng phục cho nhân viên số lượng bằng với định mức đã thiết lập, HR chọn “Cấp phát theo định mức”, chương trình sẽ tự động cập nhật toàn bộ số lượng đồng phục của nhân viên bằng với định mức. Giúp HR có căn cứ cấp phát và ghi nhận nhanh chóng vào hồ sơ nhân viên.

Cập nhật 22/07/2022

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Đã dùng phần mềm là đang chuyển đổi số. Bạn đã có lộ trình?
Đăng kí ngay để nhận sách "Hướng dẫn Chuyển đổi số theo ngành nghề". Giúp tăng doanh thu, giảm chi phí, mở rộng hoạt động kinh doanh hiệu quả.