1. Tổng quan
Tính năng này cho phép thiết lập các điều kiện rẽ nhánh tự động dựa trên thông tin của người trực tiếp thực hiện bước trong quy trình (như cá nhân, đơn vị công tác hoặc vị trí công việc). Việc này giúp tối ưu hóa luồng công việc, đặc biệt trong trường hợp nhân sự kiêm nhiệm nhiều vị trí, giúp quy trình tự động nhảy bước mà không cần nhân viên phải thao tác chọn thêm trường điều kiện thủ công.
Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn cách:
- Lựa chọn nguồn điều kiện từ thông tin người thực hiện bước.
- Thiết lập phép so sánh và giá trị điều kiện cho từng bước cụ thể.
Đối tượng áp dụng: Quản trị viên (Admin) thiết lập quy trình.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập điều kiện rẽ nhánh theo thông tin người thực hiện
Để thiết lập điều kiện rẽ nhánh dựa trên người thực hiện bước, anh/chị thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập thiết lập điều kiện rẽ nhánh
- Trên giao diện Thiết kế quy trình, vào thiết lập quy trình, Thiết lập nâng cao, Thiết lập luồng quy trình.
- Tại màn hình Thiết lập luồng quy trình, anh/chị tìm đến bước cần thiết lập rẽ nhánh và chọn biểu tượng thiết lập điều kiện.
Bước 2: Chọn nguồn điều kiện từ người thực hiện bước
Tại chọn nguồn điều kiện, anh/chị chọn một trong các tùy chọn mới nằm ở đầu mỗi nhóm bước:
- Nhấn Người thực hiện bước để thiết lập điều kiện theo cá nhân nhân viên.
- Nhấn Đơn vị công tác của người thực hiện bước để thiết lập theo đơn vị công tác.
- Nhấn Vị trí công việc của người thực hiện bước để thiết lập theo vị trí công việc.
- Nhấn Vị trí công việc QLTT của người thực hiện bước để thiết lập theo vị trí công việc của quản lý trực tiếp.
Bước 3: Thiết lập phép so sánh và giá trị
Sau khi chọn nguồn điều kiện, anh/chị thực hiện:
- Nhấn Chọn phép so sánh (ví dụ: Bằng, Khác, Thuộc nhóm,…) để xác định logic kiểm tra.
- Nhấn Chọn giá trị để chọn danh sách nhân viên, đơn vị hoặc vị trí công việc tương ứng.
- Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập điều kiện cho bước đó.
Bước 4: Thiết lập hành động
Sau khi thiết lập điều kiện, anh/chị thiết lập hành động sau khi thỏa mãn điều kiện là hành động Chuyển tiếp, sau đó chọn đến 1 bước trong quy trình hoặc Hoàn thành quy trình.
Ví dụ: Trong quy trình Cấp phát/nâng cấp tài sản, nếu người lập đề nghị là Giám đốc thì không cần qua bước Trưởng bộ phận, Giám đốc phê duyệt mà chuyển đến bước Xem xét và đề xuất phương án cấp phát.
Anh/chị thiết lập như sau:
- Chọn Vị trí công việc của người thực hiện bước.
- Chọn phép so sánh Bằng.
- Tại giá trị, chọn Giám đốc.
- Nhấn Lưu.
Khi người thực hiện bước có vị trí công việc là Giám đốc , hệ thống tự động chuyển lượt chạy đến nhánh tương ứng. Người thuộc vị trí khác sẽ đi theo nhánh mặc định.
3. Lưu ý
- Đối với nhân sự kiêm nhiệm: Nếu người thực hiện bước giữ nhiều vị trí, hệ thống sẽ đánh giá là Đúng (TRUE) nếu chỉ cần một trong các vị trí đó khớp với điều kiện anh/chị đã thiết lập.
- Khi người thực hiện chưa xác định: Nếu tại thời điểm đánh giá điều kiện mà người thực hiện bước chưa được xác định, hệ thống sẽ coi điều kiện là Sai (FALSE) và quy trình sẽ chạy theo luồng mặc định.
- Tính cập nhật: Hệ thống luôn lấy thông tin người thực hiện mới nhất tại thời điểm thực hiện bước để đánh giá điều kiện.