1. Tổng quan
AMIS Quy trình đã kết nối với AMIS Kế toán, MISA meInvoice, giúp tự động kiểm tra hóa đơn và thực hiện quy trình Đề nghị tạm ứng nhanh chóng, tự động hạch toán chứng từ quyết toán tạm ứng và chứng từ thu/chi tiền thừa/thiếu một cách thuận tiện.
Nội dung bài viết gồm:
- Kết nối Melnvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào
- Thiết lập quy trình
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Kết nối Melnvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào
Để áp dụng tính năng kết nối, cần thực hiện kết nối với tài khoản MISA MeInvoice như sau.
Bước 1:Trên giao diện AMIS Quy trình, nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập góc phải màn hình, chọn Kết nối Melnvoice
Bước 2: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản MISA Melnvoice đã được phân quyền, điền các thông tin đăng nhập bao gồm Mã số thuế, Tên đăng nhập, Mật khẩu.
Lưu ý:
- Mã số thuế công ty chưa mua dịch vụ xử lý hóa đơn đầu vào Melnvoice, khi đó anh/chị cần mua dịch vụ để tiếp tục.
- Thông tin đăng nhập hợp lệ, công ty có thiết lập yêu cầu xác thực 2 lớp. Anh/chị thực hiện nhập mã xác thực để kết nối.
- Thông tin đăng nhập hợp lệ và công ty không có yêu cầu xác thực 2 lớp, chương trình hiển thị Kết nối thành công.
Bước 3: Thực hiện xác thực 2 lớp bằng 1 trong 2 hình thức: Mã Google Authenticator hoặc Mã được gửi qua Gmail
2.2. Thiết lập quy trình
Lưu ý: Chỉ người có quyền thiết kế quy trình (QTUD, QTHD, QA) mới thực hiện các thao tác thiết lập.
2.2.1. Tạo quy trình
Thực hiện thêm mới quy trình, với đầy đủ các bước thực hiện và biểu mẫu phù hợp với nhu cầu. Hướng dẫn thêm mới quy trình.
Lưu ý: Nếu đã có sẵn quy trình, bỏ qua bước này.
2.2.2. Thiết lập hiển thị bảng chi tiết thanh toán
Tại bảng chi tiết thanh toán, cột “Số tiền được duyệt” và “Mục khoản chi” là dành cho các bước phê duyệt và kế toán nhập. Vì vậy để tránh việc nhân viên điền nhầm, anh/chị thực hiện thiết lập hiển thị cột như sau:
Bước 1: Thực hiện kéo thả hoặc kích đúp vào trường Bảng để thiết lập bảng chi tiết thanh toán
Bước 2:Tại bảng nhập liệu, chọn kiểu dữ liệu Kết nối Melnvoice (Hóa đơn đầu vào). Chương trình sẽ tự động hiển thị các hóa đơn từ Inbot, giúp dễ dàng chọn lựa hóa đơn cần yêu cầu thanh toán.
2.2.3. Thiết lập kết nối quy trình với Kế toán MISA
Để chương trình tự động tạo Đề nghị nghị thanh toán, cần thiết lập 2 sự kiện kết nối với AMIS Kế toán tương ứng với 2 trường hợp đối tượng nhận tiền: Nhân viên hoặc Nhà cung cấp
Trường hợp 1: Đối tượng nhận tiền là Nhân viên
Bước 1: Vào phần Thiết kế quy trình, chọn quy trình cần chỉnh sửa.
- Nếu đang ở giao diện Thiết kế quy trình, nhấn Lưu.
Bước 2: Tích vào bánh răng thiết lập góc phải màn hình Thiết lập nâng cao, chọn Kết nối ứng dụng khác, chọn Kế toán MISA
Bước 3: Thiết lập Điều kiện khi quy trình hoàn thành
Bước 4: Tích chọn Với điều kiện trường “Đối tượng thanh toán” Bằng “Nhân viên”
Bước 5: Thiết lập Hành động thì trên Kế toán MISA tự động lập Đề nghị thanh toán
Bước 6: Thiết lập ghép trường giữa 2 ứng dụng để tự động lấy dữ liệu:
- Chọn một trường trên Đề nghị thanh toán (kế toán MISA), chương trình sẽ hiển thị trường tương đương trên cột AMIS Quy trình, anh/chị chọn sao cho khớp các trường thông tin với nhau.
- Thiết lập ghép bảng và các cột của bảng tương tự như ghép trường.
- Có thể nhấn + Thêm dòng để lấy thêm thông tin cần thiết.
Bước 7: Lưu thiết lập
Trường hợp 2: Đối tượng nhận tiền là Nhà cung cấp
Bước 1: Vào phần Thiết kế quy trình, chọn quy trình cần chỉnh sửa.
- Nếu đang ở giao diện Thiết kế quy trình, nhấn Lưu.
Bước 2: Tích vào bánh răng thiết lập góc phải màn hình Thiết lập nâng cao, chọn Kết nối ứng dụng khác, chọn Kế toán MISA
Bước 3: Thiết lập Điều kiện khi quy trình hoàn thành
Bước 4: Tích chọn Với điều kiện trường “Đối tượng thanh toán” Bằng “Nhà cung cấp”
Bước 5: Tại mục ghép trường, anh/chị ghép trường “Đối tượng thanh toán” tương ứng với trường “Nhà cung cấp”
Sau khi hoàn tất các thiết lập, anh/chị Lưu và Phát hành để áp dụng tại đơn vị.
2.3. Thực hiện quy trình
Khi CBNV có nhu cầu đề nghị thanh toán hóa đơn, trên AMIS Quy trình, anh/chị khởi chạy quy trình “Đề nghị thanh toán hóa đơn”, điền các thông tin cần thiết trên biểu mẫu.
| Tên trường | Hướng dẫn nhập | |
| Nội dung thanh toán | Nhập nội dung cần đề nghị thanh toán (Vd: Thanh toán cho đợt công tác Ninh Bình,…) | |
| Đối tượng nhận tiền | Nếu trả tiền cho nhân viên thì chọn “Nhân viên”
Nếu trả tiền cho NCC thì chọn “Nhà cung cấp” |
|
| Nhân viên | Nếu đối tương nhận tiền là nhân viên thì anh/chị chọn nhân viên nhận tiền | |
| Nhà cung cấp | Nếu đối tượng nhận tiền là nhà cung cấp thì anh/chị chọn Nhà cung cấp nhận tiền | |
| Hình thức thanh toán | Chọn hình thức thanh toán mong muốn | |
| Ngân hàng | Nếu hình thức thanh toán là chuyển khoản, anh/chị nhập thông tin chuyển khoản | |
| Chi nhánh | ||
| Số tài khoản | ||
| Bảng chi tiết thanh toán | Khoản chi | Liệt kê các khoản chi cụ thể |
| Hóa đơn |
|
|
| File chứng từ | Tải lên file chứng từ | |
| Số tiền trên hóa đơn | ||
| Số tiền đề nghị thanh toán | Điền số tiền đề nghị thanh toán | |
| Đơn vị ghi nhận chi phí | Chọn phòng ban bộ phận phát sinh chi phí cần thanh toán hóa đơn | |
| Hóa đơn quà tặng | Chọn Có hoặc Không phải là hóa đơn quà tặng | |
| Ghi chú | Ghi chú nếu cần thiết | |
| Tệp đính kèm | ||
Sau khi hoàn tất các thông tin cần thiết, anh/chị gửi lượt chạy.
Kế toán nhận được lượt chạy sẽ thực hiện xem xét thông tin các khoản chi, nếu cần thiết chỉnh sửa lại số tiền được duyệt phù hợp với định mức sau đó chọn khoản mục chi tương ứng.
Lưu ý: Nếu dử dụng Melnbot, anh/chị có thể nhấn Xem chi tiết hóa đơn để xem toàn bộ thông tin hóa đơn một cách chi tiết trên Melnbot.
Sau khi lượt chạy hoàn thành, chương trình sẽ tự động đẩy dữ liệu, lập Đề nghị thanh toán trên AMIS Kế toán.