Giúp HR thiết lập quy trình phê duyệt để ban lãnh đạo thực hiện phê duyệt kỳ đánh giá theo quy định của đơn vị.
Phim hướng dẫn
Hướng dẫn chi tiết
1. Thiết lập quy trình phê duyệt
Trên giao diện ứng dụng Đánh giá, phân hệ Thiết lập, anh/chị vào Tùy chỉnh/Quy trình phê duyệt, nhấn + Thêm mới.
Nhập Tên quy trình, sau đó thực hiện thiết lập quy trình phê duyệt như sau:
1.1 Thiết lập các bước thực hiện
Chương trình đã mặc định Bước 1: Gửi phiếu phê duyệt đánh giá, anh/chị có thể nhấn Thêm bước phê duyệt, sau đó:
- Điền tên bước
- Chọn người duyệt: chọn đối tượng phê duyêt tại từng từng bước
- Người dùng tự chọn: người dùng có thể gửi lượt chạy đến nhân viên bất kỳ đang làm việc tại đơn vị
- Trong số nhân viên: anh/chị nhấn Thêm người và chọn danh sách người duyệt tại bước đó, khi gửi duyệt người dùng sẽ chọn một người phù hợp đã được thiết lập trong danh sách để phê duyệt bước tiếp.
- Quản lý trực tiếp: tự động lấy Quản lý trực tiếp đã khai báo trong hồ sơ của người được đánh giá của người dùng làm người phê duyệt bước.
- Vị trí công việc/Nhóm vị trí/Chức danh: anh/chị chọn Vị trí/Nhóm vị trí/Chức danh phù hợp để người dùng chọn một trong số những người có Vị trí/Nhóm vị trí/Chức danh tương ứng làm người phê duyệt bước.
- Bước song song:
Trường hợp các bước được thực hiện cùng lúc và không phụ thuộc vào bước nào trước, bước nào sau, anh/chị có thể áp dụng thiết lập bước song song.
Sau đó chọn một bước trong quy trình, chương trình sẽ ngầm hiểu là hai bước này được duyệt cùng lúc và song song với nhau.
Ví dụ: Bước “HRBP phê duyệt” và “Quản lý trực tiếp phê duyệt” sẽ được thực hiện song song với nhau, không cần theo thứ tự
Lưu ý: Từ bước 3 trở đi mới có thể thiết lập Bước song song
1.2 Thiết lập điều kiện rẽ nhánh
Sau khi thiết lập các bước phê duyệt kỳ đánh giá, chương trình sẽ mặc định luồng duyệt theo thứ tự các bước đã thiết lập.
Tuy nhiên, một số trường hợp quy trình rẽ nhánh theo điều kiện hoặc có hành động chuyển bước sau khi Gửi/Đồng ý/Từ chối khác với mặc định người dùng có thể thêm các điều kiện rẽ nhánh cho luồng duyệt.
Thao tác thực hiện như sau:
- Chọn bước cần thiết lập điều kiện
- Chọn hành động: Gửi/Đồng ý/Từ chối
- Thiết lập điều kiện: Điều kiện theo các trường thông tin của phiếu đánh giá và kết quả khi thỏa mãn điều kiện
Ví dụ: Quy trình phê “Quy trình phê duyệt kết quả đánh giá nhân viên hàng tháng”, có các bước bao gồm
(1) Gửi duyệt phiếu đánh giá
(2) Quản lý trực tiếp phê duyệt
(3) HRBP phê duyệt
(4) Giám đốc văn phòng sản xuất
(5) Giám đốc văn phòng tổng công ty phê duyệt
Luồng duyệt rẽ nhánh theo điều kiện tại bước (2) gồm:
- Nếu người được đánh giá thuộc VPSX thì gửi cho bước (4) Giám đốc Văn phòng sản xuất phê duyệt
- Nếu người được được đánh giá thuộc VPTCT thì gửi cho bước (5) Giám đốc Văn phòng tổng công ty phê duyệt
Với luồng rẽ nhánh như trên, anh/chị thiết lập trên phần mềm như sau:
Tại bước (2) Quản lý trực tiếp phê duyệt
- Hành động Đồng ý
- Nếu Đơn vị công tác –> Bằng –> VPTCT
- Thì Chuyển bước –> (5) Giám đốc Văn phòng tổng công ty phê duyệt
Tại bước (4) Giám đốc văn phòng sản xuất
- Hành động Đồng ý
- Nếu Đơn vị công tác –> Bằng –> VPSX
- Thì Hoàn thành quy trình
Lưu ý: Khi thiết lập quy trình, anh/chị có thể Xem sơ đồ để kiểm tra luồng thực hiện một cách trực quan hơn.
Sau khi Lưu quy trình duyệt sẽ được thêm vào hệ thống, anh/chị có thể Xem/Sửa/Xóa/Nhân bản quy trình tùy theo nhu cầu.
2. Áp dụng quy trình phê duyệt
Khi tạo Kỳ đánh giá, đến bước (2) Quy trình đánh giá, ở bước Phê duyệt, anh/chị chọn Áp dụng quy trình, nhấn Tùy chỉnh quy trình duyệt sau đó:
- Chọn mẫu quy trình duyệt: chương trình hiển thị các mẫu quy trình đã tạo tại Tùy chỉnh/Quy trình phê duyệt, anh/chị chọn mẫu phù hợp với kỳ đánh giá
- Vai trò chọn người duyệt: chương trình hiển thị các bước trong quy trình đánh giá, anh/chị chọn bước nào thì người thực hiện ở bước đó sẽ chọn người duyệt kết quả đánh giá.
Ví dụ: vai trò người duyệt là bước Quản lý đánh giá, sau khi đánh giá xong quản lý sẽ chọn người duyệt kết quả đánh giá.
- Nhấn Lưu thiết lập
Như vậy, sau khi gửi kỳ đánh giá, luồng duyệt kết quả đánh giá sẽ được tiến hành theo mẫu quy trình phê duyệt đã thiết lập.
Hướng dẫn phê duyệt anh/chị vui lòng xem Tại đây.