1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình tiếp nhận, thực hiện và cập nhật tiến độ công việc trên phần mềm, hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả, đảm bảo công việc được giao, thực hiện và theo dõi sát sao.
Nội dung bài viết gồm:
- Tiếp nhận công việc và nhận thông báo.
- Thực hiện công việc với các tiện ích: mô tả, checklist, công việc con, người liên quan, đính kèm file, gắn thẻ, đánh dấu quan trọng/khẩn cấp, nhắc việc, lặp lại, bình luận.
- Cập nhật tiến độ, gửi phê duyệt, ký điện tử, chạy quy trình trên công việc.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Tiếp nhận công việc
Khi được giao việc, chương trình sẽ gửi thông báo tới người có trách nhiệm thực hiện công việc ngay ở quả chuông thông báo trên phần mềm và qua email cá nhân của người đó.
2.2. Thực hiện công việc
Để người dùng có thể thực hiện công việc hiệu quả, chương trình cung cấp các tính năng, tiện ích trong công việc như: Đính kèm tài liệu, Bình luận, Cập nhật tiến độ công việc, Phê duyệt công việc, Nhắc việc, Lặp lại công việc, …
- Nhập mô tả công việc
Nhập mô tả công việc để giúp nội dung giao việc trở nên cụ thể, rõ ràng hơn. Có thể sử dụng Trợ lý số MISA AVA để điều chỉnh nội dung theo nhu cầu.
- Thêm checklist
Giúp cụ thể hóa các hạng mục cần làm để đạt được mục tiêu công việc.
- Thêm Công việc con
Đối với các công việc lớn (công việc cha), cần sự phối hợp của nhiều người, nhiều giai đoạn, người dùng có thể chia nhỏ thành các công việc con. Các tính năng, tiện ích trên công việc con tương tự như trên công việc cha.
- Thêm Người liên quan
Giúp những người liên quan đến công việc có thể cùng thực hiện và nắm được những cập nhật, tương tác trong công việc.
- Đính kèm file
Tải lên các file liên quan đến công việc.
- Gắn thẻ công việc
Để phân loại/đánh dấu công việc.
- Đánh dấu công việc là Quan trọng/Khẩn cấp
Thể hiện tính cấp thiết của công việc. Đồng thời chương trình sẽ lấy làm dữ liệu để tổng hợp thành Sơ đồ Eisenhower.
- Thiếp lập Nhắc việc
Giúp người dùng chủ động sắp xếp hoàn thành công việc đúng hạn.
Xem chi tiết hướng dẫn Thiết lập Nhắc việc tại đây.
- Tạo công việc lặp lại
Áp dụng với các công việc có tính định kỳ lặp lại.
Xem hướng dẫn chi tiết Tạo công việc lặp lại tại đây.
- Bình luận
Trên giao diện Chi tiết công việc, người dùng click vào mục Bình luận để trao đổi, tương tác giúp thực hiện công việc hiệu quả hơn.
- Cập nhật tiến độ công việc
Giúp người giao việc và những người liên quan theo dõi được tiến độ của công việc.
Hướng dẫn chi tiết Cập nhật tiến độ công việc:
- Gửi Phê duyệt
Sau khi hoàn thành công việc, người dùng có thể gửi yêu cầu phê duyệt cho cấp trên để nghiệm thu kết quả công việc.
Hướng dẫn chi tiết Gửi Phê duyệt công việc:
- Gửi ký điện tử tài liệu công việc
Khi thực hiện công việc nếu phát sinh các văn bản cần xin phê duyệt, xin chữ ký,… chương trình cho phép gửi tài liệu ký điện tử qua WeSign ngay trên công việc.
Hướng dẫn chi tiết vui lòng xem tại đây.
- Chạy quy trình ngay trên công việc
Để chạy các đề xuất, yêu cầu phê duyệt liên quan đến công việc nhanh chóng qua AMIS Quy trình mà không cần phải nhập liệu thông tin công việc thủ công, chương trình cho phép khởi tạo quy trình trên từng công việc.
