1. Tổng quan
Bài viết giới thiệu chi tiết về các mục Phòng ban, Dự án/Nhóm và Công việc trên phần mềm AMIS Công việc, giúp người dùng hiểu rõ vai trò và mối liên hệ giữa các thành phần, từ đó giao việc và kiểm soát công việc dễ dàng hơn.
Nội dung bài viết gồm:
- Giải thích chi tiết về Phòng ban, Dự án/Nhóm và Công việc.
- Mối liên hệ giữa Phòng ban – Dự án – Công việc.
Phạm vi áp dụng: Người dùng sử dụng phần mềm AMIS Công việc để thiết lập cơ cấu tổ chức và giao việc.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Phòng ban
Là nơi quản lý các Dự án cùng lĩnh vực hoặc các đội nhóm/bộ phận thuộc cùng một phòng ban trong thực tế Công ty, giúp dễ dàng nắm bắt thông tin và quản lý tiến độ của Dự án/đội nhóm.
Chức năng:
- Quản lý thông tin và tiến độ của các Dự án/đội nhóm.
- Thêm thành viên (thường là các cấp quản lý) để xem báo cáo và tạo Dự án.
2.2. Dự án
Trực thuộc các Phòng ban, là nơi quản lý giao việc cho nhân viên, giúp dễ dàng theo dõi số lượng và tiến độ của các công việc.
Chức năng:
- Giao việc cho nhân viên trong dự án.
- Theo dõi tiến triển của các công việc trong dự án.
2.3. Công việc
Công việc được tạo mới và giao cho người thực hiện trong giao diện Dự án. Có thể tạo nhiều công việc con trong một công việc cha, cùng dự án hoặc khác dự án, để phù hợp với nhu cầu thực tế.
Chức năng:
- Cập nhật tiến độ từng đầu việc trong dự án.
2.4. Mối liên hệ giữa Phòng ban – Dự án – Công việc
- Phòng ban, Dự án, Công việc có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
- Để bắt đầu giao việc, cần thực hiện theo thứ tự:
-
- Tạo một Phòng ban có chứa Dự án.
- Tiến hành giao việc trong Dự án.
- Không thể giao việc trực tiếp vào Phòng ban, mà chỉ có thể xem báo cáo các dự án cùng thuộc Phòng ban đó.
3. Lưu ý
- Phải tạo Phòng ban trước, sau đó mới tạo Dự án bên trong Phòng ban.
- Công việc chỉ được giao trong Dự án, không giao trực tiếp tại Phòng ban.
- Có thể tạo công việc con thuộc công việc cha ở cùng dự án hoặc khác dự án tùy theo nhu cầu thực tế.
- Thành viên thêm vào Phòng ban thường là cấp quản lý để phục vụ mục đích xem báo cáo và tạo Dự án.