1. Tổng quan
Mục đích: Giúp phân biệt giữa hai hình thức tính công chuẩn: Công chuẩn cố định và Công chuẩn theo tháng trong phần mềm chấm công, hướng dẫn kiểm tra sai sót khi Số công chuẩn trên Bảng chấm công tổng hợp lên sai so với thiết lập.
Nội dung:
- Khái niệm và đặc điểm của Công chuẩn cố định và Công chuẩn theo tháng
- Các bước kiểm tra và điều chỉnh thiết lập công chuẩn phù hợp với nhu cầu đơn vị
- Phạm vi áp dụng: Nhân sự, quản lý chấm công, cán bộ thiết lập hệ thống
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Phân biệt Công chuẩn cố định và Công chuẩn theo tháng
- Công chuẩn cố định:
- Là con số cố định do đơn vị quy định (ví dụ: 26 công/tháng), không phụ thuộc vào lịch phân ca.
- Được khai báo thủ công tại Thiết lập \ Quy định chấm công \ Số công chuẩn.
- Công chuẩn theo tháng:
- Tự động tính dựa trên tổng số ngày làm việc thực tế được phân ca trong tháng (không tính ngày nghỉ tuần).
- Phù hợp khi số ngày làm việc thay đổi tùy theo lịch tháng (theo phân ca linh hoạt).
2.2. Nguyên nhân số công chuẩn trên bảng công tổng hợp lên sai so với thiết lập
Nguyên nhân 1: Do chọn sai hình thức chấm công (Công chuẩn cố định – Công chuẩn theo tháng)
Bước 1: Tại Bảng chấm công tổng hợp để kiểm tra lại Hình thức chấm công trên Bảng chấm công chi tiết đang được thiết lập lấy theo Công chuẩn theo tháng hay Công chuẩn cố định (vì Số công chuẩn trên Bảng chấm công tổng hợp sẽ được lấy dựa trên Hình thức chấm công này)
- Bấm vào biểu tượng Cây bút tại Tên bảng chấm công tổng hợp.
- Phần mềm sẽ hiển thị bảng thông tin, tại Danh sách bảng chấm công chi tiết kéo thanh chuột về phía tay phải đến cuối bảng tại Hình thức chấm công để kiểm tra hình thức đang chọn là Công chuẩn theo tháng hay Công chuẩn cố định.
Bước 2: Thực hiện điều chỉnh thiết lập phù hợp với nhu cầu của đơn vị.
- Trường hợp đơn vị thiết lập theo Công chuẩn cố định: Nếu số công chuẩn đang sai, kiểm tra tại Thiết lập (biểu tượng bánh răng ⚙) \ Quy định chấm công \ Số công chuẩn, phần mềm sẽ tự động lấy công chuẩn cố định theo đơn vị, theo vị trí công việc hoặc theo khu vực làm việc tùy theo thiết lập của đơn vị.
- Trường hợp đơn vị thiết lập theo Công chuẩn theo tháng: Nếu số công chuẩn đang sai, kiểm tra lại trên Bảng chấm công chi tiết/Bảng phân ca tổng hợp, tổng số ca đã phân cho nhân viên trừ số ca đã phân trùng với thời gian nghỉ tuần (được thiết lập tại Thiết lập\ Quy định nghỉ\Nghỉ tuần). Ví dụ: Nhân viên được nghỉ ngày chủ nhật hàng tuần thì tháng có 30 ngày và 4 ngày chủ nhật sẽ có số công chuẩn = 26, còn tháng có 30 ngày và 5 chủ nhật sẽ có số công chuẩn = 25.
Bước 3: Sau khi đã thiết lập, kiểm tra và điều chỉnh nguyên nhân gây sai sót, cập nhật lần lượt Bảng chấm công chi tiết đến Bảng chấm công tổng hợp để ghi nhận số liệu mới nhất.
Nguyên nhân 2: Đơn vị chọn hình thức chấm công là Công chuẩn cố định nhưng số công chuẩn cố định chưa được cập nhật cho tháng mới.
Bước 1: Trên AMIS Chấm công, vào Thiết lập (biểu tượng bánh răng ⚙)\ Quy định chấm công\ Số công chuẩn
Bước 2: Kiểm tra bảng chi tiết số công chuẩn.
- Nếu tích chọn có tự động tính số công chuẩn: cần kiểm tra mục cách tính, chu kỳ tính, thời điểm cập nhật công chuẩn xem đúng hết chưa.
- Nếu tích chọn không tự động tính số công chuẩn: cần điền lại vào bảng chi tiết số công chuẩn.