AMIS Chấm công đáp ứng đa dạng hình thức chấm công cả online và offline, giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho từng đối tượng nhân viên. Các hình thức chấm công bao gồm:
- Kết nối máy chấm công
- Chấm công bằng máy tính bảng nhận diện khuôn mặt
- Chấm công trên ứng dụng: Không xác thực, Kết nối Wi-Fi, Định vị GPS, Quét mã QR, Xác nhận khuôn mặt, Xác thực bằng tài liệu, Quản lý xác nhận hoặc kết hợp nhiều hình thức
- Quản lý chấm công hộ nhân viên
Sau đây là đặc điểm của từng hình thức chấm công, điều kiện áp dụng và khuyến nghị để anh/chị có thể lựa chọn ra giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.
1. Kết nối máy chấm công
- Điều kiện áp dụng: Công ty có lắp đặt máy chấm công (vân tay, khuôn mặt, thẻ từ) tại nơi làm việc. Tham khảo các dòng máy chấm công đã hỗ trợ kết nối với phần mềm AMIS Chấm công tại đây.
- Ưu điểm: Xác định chính xác thời gian chấm công, địa điểm làm việc của nhân viên → nhân viên không thể gian lận
- Nhược điểm:
- Tính linh hoạt không cao trong các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, thường xuyên ra ngoài làm việc
- Doanh nghiệp cần đầu tư chi phí mua máy chấm công
- Doanh nghiệp phải sử dụng thêm tool trung gian để đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy chấm công về hệ thống AMIS nên thường cần có bộ phận IT hoặc bộ phận hỗ trợ của MISA trợ giúp
- Phù hợp cho: Bộ phận văn phòng làm việc cố định tại 1 địa điểm
2. Chấm công bằng máy tính bảng nhận diện khuôn mặt
- Điều kiện áp dụng: Công ty có máy tính bảng đặt cố định tại nơi làm việc. Tham khảo các dòng máy tính bảng nên sử dụng tại đây.
- Ưu điểm:
- Xác định chính xác thời gian chấm công, địa điểm làm việc của nhân viên + có khả năng phát hiện giả mạo nếu sử dụng hình ảnh/video có sẵn để nhận diện → nhân viên không thể gian lận
- Tốc độ chấm công nhanh, dữ liệu chấm công được đồng bộ tức thời lên hệ thống AMIS mà không cần thông qua phần mềm thứ 3 → tránh việc thất thoát dữ liệu
- Nhược điểm:
- Tính linh hoạt không cao trong các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, thường xuyên ra ngoài làm việc
- Doanh nghiệp cần đầu tư chi phí mua máy tính bảng
- Phù hợp cho: Bộ phận văn phòng làm việc cố định tại 1 địa điểm
3. Chấm công trên ứng dụng (Web/Mobile)
Lưu ý: Hình thức này yêu cầu nhân viên phải có tài khoản và được phân quyền sử dụng app AMIS Nhân viên.
| Hình thức | Điều kiện áp dụng | Ưu điểm | Nhược điểm | Phù hợp cho |
| Không xác thực | Không có | – Nhân viên chấm công rất nhanh chóng, ở mọi nơi
– Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
Tính xác thực thấp, không xác định được địa điểm nhân viên chấm công → nhân viên dễ gian lận | Tất cả đối tượng |
| Kết nối Wi-Fi | – Công ty có hệ thống Wi-Fi nội bộ
– Nhân viên có smartphone |
– Xác thực chính xác địa điểm làm việc của nhân viên (đảm bảo nhân viên phải đến văn phòng mới chấm công được)
– Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
– Tính linh hoạt không cao trong các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, thường xuyên ra ngoài làm việc
– Nhân viên vẫn có thể gian lận bằng cách trao đổi tài khoản để chấm công hộ nhau |
Bộ phận văn phòng làm việc cố định tại 1 địa điểm |
| Định vị GPS – Cố định | Nhân viên có smartphone | – Xác thực chính xác địa điểm làm việc của nhân viên (đảm bảo nhân viên phải đến văn phòng mới chấm công được)
– Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
– Tính linh hoạt không cao trong các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, thường xuyên ra ngoài làm việc
– Nhân viên vẫn có thể gian lận bằng cách trao đổi tài khoản để chấm công hộ nhau |
Bộ phận có địa điểm làm việc cố định. VD: Nhân viên văn phòng, công nhân làm việc tại các công trường, bảo vệ trực tại các tòa nhà,… |
| Định vị GPS – Không cố định | Nhân viên có smartphone | – Xác thực chính xác địa điểm làm việc của nhân viên
– Tính linh hoạt cao, nhân viên chấm công được ở mọi nơi – Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
Nhân viên vẫn có thể gian lận bằng cách trao đổi tài khoản để chấm công hộ nhau | Bộ phận thường xuyên ra ngoài làm việc hoặc làm việc tại những địa điểm không có điều kiện lắp đặt máy chấm công. VD: Nhân viên kinh doanh thường đi thị trường; nhân viên lái xe,… |
| Quét mã QR | – Công ty có máy tính bảng hoặc máy tính đặt cố định tại nơi làm việc (nếu sử dụng hình thức QR động)
– Nhân viên có smartphone |
Xác thực chính xác địa điểm làm việc của nhân viên (đảm bảo nhân viên phải đến văn phòng mới chấm công được) | – Tính linh hoạt không cao trong các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, thường xuyên ra ngoài làm việc
– Nhân viên vẫn có thể gian lận bằng cách trao đổi tài khoản để chấm công hộ nhau |
Bộ phận có địa điểm làm việc cố định. VD: Nhân viên văn phòng, công nhân làm việc tại các công trường, bảo vệ trực tại các tòa nhà,… |
| Xác nhận khuôn mặt | Nhân viên có smartphone | – Xác thực chính xác nhân viên chấm công + có khả năng phát hiện giả mạo nếu sử dụng hình ảnh/video có sẵn để nhận diện
– Tính linh hoạt cao, nhân viên chấm công được ở mọi nơi – Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
Không xác thực được địa điểm làm việc của nhân viên (có thể nhân viên chưa đến văn phòng vẫn chấm được) | Tất cả đối tượng |
| Xác thực bằng tài liệu | Không có | – Nhân viên chấm công được ở mọi nơi
– Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
Tính xác thực không rõ ràng (về con người, địa điểm chấm công) → nhân viên có thể gian lận | Tất cả đối tượng |
| Quản lý xác nhận | Không có | – Giúp quản lý sát sao hơn với công việc của nhân viên
– Nhân viên khó gian lận |
– Việc tính công cho nhân viên có thể chậm chễ vì phụ thuộc vào thời gian phê duyệt của quản lý
– Gia tăng công việc cho người quản lý |
Tất cả đối tượng |
Do mỗi hình thức chấm công đều có ưu – nhược điểm nhất định, vì vậy MISA khuyến nghị anh/chị nên kết hợp ít nhất 2 hình thức để đảm bảo tính xác thực cao nhất. VD: Đối với bộ phận văn phòng thì có thể kết hợp chấm công xác thực khuôn mặt + định vị GPS ở địa điểm cố định để đảm bảo nhân viên phải đến đúng văn phòng làm việc mới có thể chấm công và không thể chấm công hộ nhau.
4. Quản lý chấm công hộ nhân viên
- Điều kiện áp dụng: Quản lý có smartphone (nếu sử dụng hình thức quét khuôn mặt hoặc QR Code của nhân viên) và được phân quyền sử dụng app AMIS Nhân viên
- Ưu điểm: Nhân viên không cần có smartphone, doanh nghiệp cũng không phải đầu tư máy chấm công vẫn có thể ghi nhận được thời gian đi làm thông qua người quản lý.
- Nhược điểm: Nhân viên không thể chủ động chấm công mà phụ thuộc vào người quản lý nên đôi khi có thể bị chậm trễ.
- Phù hợp cho: Bộ phận công nhân sản xuất/xây dựng làm việc tại những địa điểm không có điều kiện lắp đặt máy chấm công hoặc địa điểm thường xuyên thay đổi & có người quản đốc chịu trách nhiệm giám sát công việc.