Chấm công theo giờ làm việc linh hoạt

Tại một số đơn vị cho phép nhân viên chấm công theo giờ làm việc linh hoạt. AMIS Chấm công đáp ứng nghiệp vụ cho phép thiết lập để chương trình tổng hợp dữ liệu chấm công ra đúng theo quy định của doanh nghiệp.

Hướng dẫn chi tiết

1. Thiết lập quy định

HR truy cập vào phân hệ Thiết lập > Quy định chấm công > Chung, tìm đến mục Thiết lập quy định chấm công giờ linh hoạt. Tại đây, anh chị thực hiện lựa chọn các thiết lập phù hợp.

1.1. Số giờ làm việc tiêu chuẩn: Theo ngày

Ví dụ: Công ty Thành Phát có quy định dành riêng cho nhân viên kinh doanh và nhân viên marketing:

• Hàng ngày, nhân viên phải chấm công vào lúc bắt đầu ca làm việc và chấm công ra lúc kết thúc ca làm việc.
• Không cố định giờ chấm công vào – ra, nhân viên chỉ cần đảm bảo đi làm đủ 8h/ngày làm việc.
• Nếu không làm đủ hoặc làm thừa 8h/ngày thì sẽ có quy định tính công riêng.

Khi đó, HR thực hiện thiết lập như sau:

Đối tượng áp dụng: Chọn “Theo cơ cấu tổ chức” với danh sách áp dụng là Phòng Kinh doanh và Phòng Marketing.

Số giờ làm việc tiêu chuẩn: Chọ mục “Giờ/Ngày”, khai báo 8 giờ/ngày.

Giờ làm việc tiêu chuẩn là tổng số giờ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc ca làm việc nhân viên được phân (không tính nghỉ giữa ca).

Ví dụ: Ca làm việc 8 tiếng, từ 8h – 17h30 (nghỉ trưa 1h30p). Nếu nhân viên chấm công vào lúc 9h00 – chấm công ra lúc 19h30 thì nhân viên có:

• 7h làm việc trong khung giờ tiêu chuẩn.
• 2h làm việc ngoài khung giờ tiêu chuẩn.

Đây sẽ là căn cứ chương trình so sánh với Quy định cách tính công để tính ra dữ liệu trên Bảng chấm công.

Quy định cách tính công:

• Nếu không làm đủ số giờ làm việc tiêu chuẩn:

Ví dụ: Ca làm việc 8 tiếng, từ 8h – 17h30 (nghỉ trưa 1h30p). Nhân viên chấm công vào lúc 6h00 – chấm ra lúc 16h30 → Tổng số giờ làm việc tiêu chuẩn là 7 tiếng, số giờ làm việc ngoài khung tiêu chuẩn là 2 tiếng.

• • Nếu chọn Vẫn tính đủ công theo giờ công tiêu chuẩn: Bảng chấm công vẫn lên dữ liệu là 8h/ngày, đủ công.
  • Nếu chọn Chỉ tính công theo số giờ làm việc thực tế: Bảng chấm công lên dữ liệu 7h/ngày, thiếu công.
  • Nếu chọn Bù trừ giờ làm thêm vào giờ công đến khi đủ số giờ tiêu chuẩn: Bảng chấm công lên dữ liệu 8h/ngày (bù 1 tiếng từ số giờ làm việc ngoài khung tiêu chuẩn), đủ công và 1h làm thêm (là số giờ làm việc ngoài khung tiêu chuẩn còn lại).
• Nếu vượt quá số giờ làm việc tiêu chuẩn:

Ví dụ: Ca làm việc 8 tiếng, từ 8h – 17h30 (nghỉ trưa 1h30p). Nhân viên chấm công vào lúc 7h00 – chấm ra lúc 18h30 → Tổng số giờ làm việc tiêu chuẩn là 8 tiếng, số giờ làm việc ngoài khung tiêu chuẩn là 2 tiếng.

• • Nếu chọn Không tính công vượt, chỉ tính bằng giờ công tiêu chuẩn: Bảng chấm công lên dữ liệu 8h/ngày, đủ công.
  • Nếu chọn Tính đúng công theo số giờ làm việc thực tế: Bảng chấm công lên dữ liệu 8h/ngày, đủ công và 2h làm thêm (là số giờ làm việc ngoài khung tiêu chuẩn).

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

1.2. Số giờ làm việc tiêu chuẩn: Theo tháng

Ví dụ: Công ty Minh Khôi có quy định dành riêng cho nhân viên kinh doanh và nhân viên marketing:

• Hàng ngày, nhân viên phải chấm công vào lúc bắt đầu ca làm việc và chấm công ra lúc kết thúc ca làm việc.
• Không cố định giờ chấm công vào – ra, nhân viên chỉ cần đảm bảo đi làm đủ 200h/tháng làm việc.
• Nếu không làm đủ hoặc làm thừa 200h/tháng thì sẽ có quy định tính công riêng.

Khi đó, HR thực hiện thiết lập như sau:

Đối tượng áp dụng: Chọn “Theo cơ cấu tổ chức” với danh sách áp dụng là Phòng Kinh doanh và Phòng Marketing.

Số giờ làm việc tiêu chuẩn: Chọn mục “Giờ/Tháng”, khai báo 200h/Tháng.

Giờ làm việc tiêu chuẩn là tổng số giờ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc ca làm việc nhân viên được phân (không tính nghỉ giữa ca).

Quy định cách tính công: 

• Nếu không làm đủ giờ làm việc tiêu chuẩn:

Ví dụ: Số giờ công hưởng lương thực tế = 190h < giờ công tiêu chuẩn (200h)

• • Nếu chọn Vẫn tính đủ công theo giờ tiêu chuẩn  → Số công hưởng lương được tính = 200h
  • Nếu chọn Chỉ tính công theo số giờ làm việc thực tế → Số công hưởng lương được tính = 190h
  • Nếu chọn Bù trừ giờ làm thêm vào giờ công đến khi đủ số giờ tiêu chuẩn:

Số giờ công hưởng lương được tính = Số giờ công hưởng lương thực tế + Số giờ làm thêm được bù trừ. Trong đó số giờ làm thêm bù trừ theo quy tắc:

• • • Trừ dần từ ngày thường đến ngày nghỉ đến ngày lễ, khung giờ làm thêm sớm đến muộn, trừ từ hưởng lương đến nghỉ bù.
    • Số giờ làm thêm bù trừ vào công là chưa nhân hệ số, trừ xong mới nhân.
    • Bù trừ cho đến khi đủ số giờ công tiêu chuẩn của tháng thì dừng

Số giờ làm thêm được tính = Tổng giờ làm thêm – Số giờ làm thêm đã bù vào công.

Ví dụ: Số giờ công hưởng lương thực tế = 190h > giờ công tiêu chuẩn (200h); Tổng số giờ làm thêm là 40h, trong đó:

Tổng số giờ làm thêm hưởng lương ngày thường trong khung 19h – 22h là 5h

Tổng số giờ làm thêm hưởng lương ngày thường trong khung 22h – 0h là 10h

Tổng số giờ làm thêm hưởng lương ngày nghỉ trong khung 19h – 22h là 5h

Tổng số giờ làm thêm hưởng lương ngày nghỉ trong khung 22h – 0h là 5h

…

Khi đó:

Số công hưởng lương được tính = 190h (Theo giờ công thực tế) + 10h (bù từ thời gian làm thêm) = 200h

Số giờ làm thêm được tính = 40 – 10 (đã bù vào công) = 30. Trong đó:

Hưởng lương ngày thường trong khung 19h – 22h00 là 0h (do đã bù hết vào công)

Hưởng lương ngày thường trong khung 22h – 0h là 5h (do đã bù 5h vào công)

Hưởng lương ngày nghỉ 19h – 22h là 5h

Hưởng lương ngày nghỉ 22h – 0h là 5h

…

• Nếu vượt quá số giờ làm việc tiêu chuẩn:

Ví dụ: Số giờ công hưởng lương thực tế = 210h > giờ công tiêu chuẩn (200h)

• • • Nếu chọn Không tính công vượt, chỉ tính bằng giờ công tiêu chuẩn  → Số công hưởng lương được tính = 200h.
    • Nếu chọn Tính đúng theo số giờ làm việc thực tế → Số công hưởng lương được tính = 210h.

1.3. Quy định cách tính đi muộn về sớm

Tùy theo quy định của đơn vị, HR cần lựa chọn cách tính đi muộn về sớm.

Trường hợp HR chọn “Không tính đi muộn về sớm” chương trình sẽ tính công cho nhân viên căn cứ đúng trên giờ chấm vào – ra của ca, không xét đến giờ bắt đầu – kết thúc ca và số giờ công của ca thiết lập.

Lưu ý: Chương trình chỉ bắt đầu tính giờ làm thêm cho nhân viên khi số giờ làm việc > số giờ tiêu chuẩn.

2. Phân ca làm việc

Sau khi thiết lập quy định chấm công giờ linh hoạt phù hợp với thực tế doanh nghiệp, HR thực hiện phân ca cho nhân viên.

Đối với ca làm việc, để nhân viên có thể chấm công linh hoạt các khung giờ, HR cần lưu ý:

• Khai báo giờ bắt đầu – kết thúc ca đúng khung tiêu chuẩn theo quy định, các quy định khác cũng vẫn khai báo như bình thường
• Riêng khung giờ chấm vào – chấm ra cần đặt dài ra để nhân viên chấm công cho chương trình ghi nhận dữ liệu.

3. Tính toán dữ liệu lên Bảng chấm công

3.1. Chấm công theo Giờ/Ngày

Chương trình sẽ căn cứ vào thiết lập quy định chấm công giờ linh hoạt và dữ liệu chấm công thực tế để tính toán ra Bảng chấm công chi tiết.

Chương trình tính toán qua 2 bước sau:

• Bước 1: Tính số giờ công hưởng lương thực tế cả từng ca trong ngày, sau đó tính số giờ công hưởng lương thực tế của từng ngày bằng cách cộng tất cả các ca lại để có căn cứ đối chiếu với số giờ công tiêu chuẩn.
• Bước 2: So sánh số giờ công hưởng lương thực tế tính ra với số giờ công tiêu chuẩn để biết thừa hay thiếu, sau đó đối chiếu với quy định tính công để xác định giá trị tổng công hưởng lương cuối cùng.

3.2. Chấm công theo Giờ/Tháng

Việc tính toán, hiển thị số công hưởng lương của từng ca trên Bảng chấm công chi tiết không thay đổi, không cần xét đến thiết lập tính công giờ linh hoạt.

Khi tính Bảng chấm công tổng hợp (theo giờ), chương trình sẽ xét đến thiết lập và tính toán theo 2 bước sau:

• Bước 1: Tính tổng số giờ công hưởng lương thực tế của tháng theo dữ liệu chấm công.
• Bước 2: So sánh số giờ công hưởng lương thực tế tính ra với số giờ tiêu chuẩn để biết thừa hay thiếu giờ. Sau đó đối chiếu với quy định tính công để xác định giá trị tổng công hưởng lương cuối cùng.

Trường hợp số công hưởng lương thực tế tính ra có chênh lệch so với số công hưởng lương được tính theo quy định giờ linh hoạt thì chương trình sẽ hiển thị biểu tượng , HR di chuột đến biểu tượng này để xem thông tin công chi tiết.

Tương tự trên Bảng chấm công tổng hợp nếu có chênh lệch.

Lưu ý: Nếu đơn vị vẫn có quy định tính đi muộn về sớm thì: Trường hợp nhân viên có đơn xin nghỉ, đi công tác trong ca và có chấm công trong khoảng ca đó thì không tính đi muộn – về sớm, chỉ tính phần dư.

Ví dụ: Ca tiêu chuẩn bắt đầu từ 8h, nhân viên có đơn xin nghỉ từ 8-9h và chấm công lúc 9h thì không tính đi muộn; nhân viên có đơn xin nghỉ từ 8-9h và 9h30 chấm công thì tính đi muộn 30 phút.