1. Đặc điểm nghiệp vụ
Tại các doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên phải làm việc ở các địa điểm khác nhau như nhân viên kinh doanh, nhân viên lái xe, giao vận,.. hay phải di chuyển để đi gặp khách hàng, đi thị trường,… thì công tác chấm công thường gặp phải những khó khăn như sau:
- Nếu yêu cầu nhân viên phải đến trụ sở chấm công rồi mới ra địa điểm làm việc thì rất mất thời gian mà cũng không đảm bảo được sau đó nhân viên có đến đúng nơi cần làm việc hay không
- Quản lý sẽ phải tự kiểm soát địa điểm, thời gian làm việc của nhân viên rồi báo lại cho HR chấm công → Tốn thời gian, công sức cho cả hai bên mà vẫn không thể chắc chắn được là nhân viên không gian lận
Do đó, doanh nghiệp sẽ cần đến một giải pháp chấm công từ xa giúp nhân viên chấm công được ngay cả khi ở ngoài văn phòng nhưng vẫn cần đảm bảo tính xác thực về thời gian, con người, vị trí.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay
2. Giải pháp phần mềm đáp ứng
- Cho phép nhân viên chấm công mọi lúc, mọi nơi, ngay trên điện thoại.
- Chương trình tự động định vị địa điểm mà nhân viên đang thực hiện chấm công và lưu lại vị trí để HR/quản lý có thể kiểm tra lại xem nhân viên đã đến đúng nơi cần làm việc hay chưa, vào thời gian nào.
- Tự động tổng hợp công lên bảng chấm công chi tiết hàng ngày để theo dõi đầy đủ thông tin: giờ vào – ra, nghỉ, đi muộn – về sớm, làm thêm, đi công tác
3. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Thiết lập chấm công định vị GPS
Tại phân hệ Thiết lập\Quy định chấm công\Chấm công trên ứng dụng\Định vị GPS: khai báo các đơn vị, nhân viên được áp dụng hình thức chấm công GPS.
Để tăng tính chính xác, tránh gian lận khi nhân viên chấm công, có thể lựa chọn kết hợp thêm với các phương thức xác thực khác bao gồm:
- Xác thực khuôn mặt
- Đính kèm tài liệu xác thực
- Yêu cầu quản lý xác nhận
Xem chi tiết hướng dẫn thiết lập chấm công GPS tại đây.
Bước 2: Nhân viên chấm công trên điện thoại
Hàng ngày, khi đến ca làm việc, nhân viên truy cập app MISA AMIS trên điện thoại để chấm công. Chương trình sẽ định vị địa điểm mà nhân viên đang thực hiện chấm công.
Bước 3: HR/Quản lý theo dõi vị trí chấm công của nhân viên
- Đối với HR: có thể xem lại vị trí GPS của nhân viên tại phân hệ Chấm công\Dữ liệu chấm công
- Đối với quản lý: khi phê duyệt chấm công cho nhân viên, có thể theo dõi vị trí GPS để kiểm tra xem nhân viên có đến đúng nơi được phân công làm việc hay không
Bước 4: Tổng hợp bảng chấm công chi tiết
Tại phân hệ Chấm công\Bảng chấm công chi tiết: Hàng tháng, HR thực hiện tạo bảng chấm công chi tiết để theo dõi thông tin về thời gian vào – ra, số công, đi muộn – về sớm, làm thêm, đi công tác của từng nhân viên.
Chương trình sẽ căn cứ vào bảng phân ca, dữ liệu chấm công và các loại đơn từ (xin nghỉ, làm thêm,…) để tự động tính toán lên bảng chấm công này.
Xem chi tiết hướng dẫn về bảng chấm công chi tiết tại đây.