2. Hướng dẫn chi tiết
2.1. Quy tắc tính tổng số giờ làm thêm trên AMIS Chấm công
Để kiểm soát số giờ làm thêm không vượt quá quy định của doanh nghiệp, khi nhân viên lập đơn hoặc người quản lý phê duyệt đơn làm thêm, hệ thống sẽ tự động tính tổng số giờ làm thêm dựa trên:
- Số giờ làm thêm trên bảng chấm công chi tiết: Số giờ làm thêm đã được ghi nhận trước thời điểm lập hoặc duyệt đơn.
- Số giờ làm thêm của các đơn đã duyệt: Đối với các đơn có ngày kết thúc sau ngày lập hoặc duyệt đơn, hệ thống chỉ tính số giờ làm thêm thuộc các ngày trước đó và chưa được ghi nhận trên bảng chấm công chi tiết.
- Số giờ làm thêm của các đơn đang chờ duyệt: Số giờ làm thêm của các đơn chưa được phê duyệt thuộc kỳ kiểm tra (ngày, tuần, tháng hoặc năm).
Ngoài ra, khi nhân viên lập đơn đăng ký làm thêm mới, hệ thống cộng thêm số giờ của đơn đang lập để kiểm tra xem tổng số giờ làm thêm có vượt quá giới hạn đã thiết lập hay không.
Ví dụ: Công ty quy định mỗi nhân viên được làm thêm tối đa 40 giờ/tháng.
Ngày 20/12, nhân viên Nguyễn Văn A lập thêm một đơn làm thêm 4 giờ trong tháng 12. Trước đó, nhân viên đã có:
- 25 giờ làm thêm được ghi nhận trên bảng chấm công chi tiết.
- 5 giờ làm thêm thuộc các đơn đã duyệt nhưng chưa được ghi nhận trên bảng chấm công chi tiết, được tính theo quy tắc nêu trên.
- 8 giờ làm thêm thuộc các đơn đang chờ duyệt trong tháng 12.
Khi nhân viên lập đơn mới, hệ thống tính:
Tổng số giờ làm thêm = 25 + 5 + 8 + 4 = 42 giờ.
Do tổng số giờ làm thêm là 42 giờ, vượt giới hạn 40 giờ/tháng, hệ thống hiển thị thông báo làm thêm quá số giờ quy định để nhân viên kiểm tra và điều chỉnh.
Lưu ý: Đối với các đơn đã duyệt có ngày kết thúc sau ngày lập hoặc duyệt đơn, hệ thống không cộng toàn bộ số giờ của đơn mà chỉ tính phần giờ thuộc các ngày trước ngày thực hiện thao tác, chưa được ghi nhận trên bảng chấm công chi tiết, nhằm tránh tính trùng số giờ làm thêm.
2.2. Kiểm tra và thiết lập quy định số giờ làm thêm tối đa
Trên AMIS Chấm công, vào Thiết lập (biểu tượng bánh răng ⚙)\Quy định làm thêm\Thời gian làm thêm tối đa.
Tại đây, anh/chị kiểm tra hoặc thiết lập giới hạn số giờ làm thêm theo ngày, tuần, tháng hoặc năm phù hợp với quy định của doanh nghiệp.
Tại mục Khi làm thêm quá số giờ quy định, anh/chị có thể di chuột vào biểu tượng thông tin để xem cách hệ thống tính tổng số giờ làm thêm khi kiểm tra giới hạn.
2.3. Cảnh báo khi số giờ làm thêm vượt quá quy định
Khi nhân viên lập đơn hoặc quản lý phê duyệt đơn làm thêm trên AMIS Chấm công, AMIS Nhân viên hoặc ứng dụng MISA AMIS, hệ thống tự động kiểm tra tổng số giờ làm thêm theo quy tắc tại mục 2.1.
Trường hợp 1: Khi nhân viên lập đơn làm thêm
Hệ thống cộng thêm số giờ của đơn đang lập vào tổng số giờ làm thêm để kiểm tra giới hạn. Nếu vượt quá quy định, hệ thống hiển thị thông báo để nhân viên kiểm tra và điều chỉnh.
Tương tự, hệ thống cũng kiểm tra giới hạn khi nhân viên sửa, lưu nháp hoặc gửi đơn làm thêm.
Trường hợp 2: Khi quản lý phê duyệt đơn làm thêm
Khi phê duyệt đơn, hệ thống kiểm tra tổng số giờ làm thêm của nhân viên, bao gồm cả các đơn đang chờ duyệt.
Đặc biệt, nếu người quản lý phê duyệt nhiều đơn cùng lúc, hệ thống không tính trùng số giờ của các đơn được chọn phê duyệt với các đơn đang chờ duyệt đã được tính trước đó.
Nếu tổng số giờ vượt giới hạn, hệ thống hiển thị thông báo để người quản lý kiểm tra trước khi tiếp tục xử lý.
Trường hợp 3: HR nhập khẩu đơn làm thêm
Khi HR nhập khẩu đơn làm thêm trên AMIS Chấm công, hệ thống cũng áp dụng quy tắc tính giờ tại mục 2.1 để kiểm tra giới hạn và hiển thị thông báo nếu vượt quá số giờ quy định.