Theo Số lần quên chấm công và Số giờ làm thêm theo đơn trên Bảng chấm công chi tiết

Mục đích: Bài viết hướng dẫn anh/chị theo dõi Số lần quên chấm công và Số giờ làm thêm theo đơn trên Bảng chấm công tổng hợp của AMIS Chấm công. Qua đó, giúp HR dễ dàng tổng hợp số liệu, kiểm soát tình hình chấm công, làm thêm của nhân viên và làm căn cứ tính lương, phụ cấp theo quy định của doanh nghiệp.

Nội dung bao gồm:

• Thiết lập Số lần quên chấm công và Số giờ làm thêm theo đơn trên Bảng chấm công tổng hợp
• Cách lấy dữ liệu và tính toán hai chỉ tiêu trên Bảng chấm công tổng hợp.

Đối tượng áp dụng: Nhân sự (HR), Quản trị viên hệ thống.

2.1. Thiết lập Số lần quên chấm công và Số giờ làm thêm theo đơn trên Bảng chấm công tổng hợp

Trên AMIS Chấm công, hai cột Số lần quên chấm công và Số giờ làm thêm theo đơn đã được bổ sung vào Bảng chấm công tổng hợp nhưng mặc định chưa hiển thị.

Để hiển thị và theo dõi dữ liệu tại hai cột này, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Trên AMIS Chấm công, vào Thiết lập (biểu tượng bánh răng ⚙)\ chọn Quy định chấm công\ chọn mục Tùy chỉnh bảng công\ chọn Bảng chấm công tổng hợp.

Bước 2: Chọn Thêm cột\ chọn Thêm cột có sẵn\ tích chọn Số lần quên chấm công và Số giờ làm thêm theo đơn\ Lưu để hoàn tất thiết lập.

Bước 3: Sau đó, anh/chị vào phân hệ Chấm công\ chọn Bảng chấm công tổng hợp để theo dõi Số lần quên chấm công và Số giờ làm thêm theo đơn.

Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu của từng nhân viên theo kỳ bảng công, giúp anh/chị theo dõi mà không cần nhập hoặc tính toán thủ công.

2.2. Cách lấy dữ liệu trên Bảng chấm công tổng hợp

1. Số lần quên chấm công

Hệ thống tự động tổng hợp số lần quên chấm công của nhân viên trong kỳ từ Bảng chấm công chi tiết, kể cả khi nhân viên không lập đơn cập nhật công. Cụ thể:

• Thiếu chấm công vào hoặc ra: Tính 1 lần quên chấm công.
• Thiếu cả chấm công vào và ra: Tính 2 lần quên chấm công.
• Có đơn xin nghỉ hoặc đơn cập nhật công đã duyệt: Hệ thống đối chiếu với khung giờ được phép chấm công để xác định số lần quên tương ứng.

Ví dụ: Nhân viên quên chấm công vào ngày 01/10 (1 lần) và quên cả chấm công vào, ra ngày 02/10 (2 lần). Hệ thống tổng hợp 3 lần quên chấm công trên Bảng chấm công tổng hợp.

2. Số giờ làm thêm theo đơn

Hệ thống tự động tổng hợp số giờ làm thêm từ các đơn đăng ký làm thêm đã được phê duyệt, có ngày bắt đầu thuộc kỳ của Bảng chấm công tổng hợp.

Trường hợp các đơn làm thêm có thời gian trùng nhau, hệ thống chỉ tính phần thời gian không trùng lặp để tránh cộng dồn số giờ.

Ví dụ: Nhân viên có 2 đơn làm thêm đã duyệt trong cùng ngày:

• Đơn 1: Từ 08:00 – 09:00 (1 giờ).
• Đơn 2: Từ 08:00 – 10:00 (2 giờ).

Do hai đơn có thời gian trùng nhau, hệ thống chỉ ghi nhận 2 giờ làm thêm theo đơn, thay vì cộng thành 3 giờ.

• Hiển thị cột: Hai cột Số lần quên chấm công và Số giờ làm thêm theo đơn được ẩn theo mặc định. Anh/chị chỉ cần chọn từ danh sách cột có sẵn, không cần tự tạo thêm cột hoặc công thức tính.
• Bảng công tách theo địa điểm: Nếu nhân viên có dữ liệu chấm công tại nhiều địa điểm, Số lần quên chấm công được tính riêng theo từng địa điểm. Số giờ làm thêm theo đơn chỉ hiển thị tại dòng địa điểm đầu tiên để tránh cộng trùng.
• Bảng công tách theo lịch sử lương: Nếu nhân viên có nhiều lịch sử lương trong kỳ, hệ thống tổng hợp hai chỉ tiêu tương ứng với từng lịch sử lương.
• Các chức năng liên quan: Hai cột được hỗ trợ trong các chức năng lọc, tùy chỉnh cột, xuất khẩu, nhập khẩu và chuyển tính lương theo phạm vi hỗ trợ của phần mềm.
• Tính lương: Khi doanh nghiệp thiết lập công thức tính lương sử dụng hai chỉ tiêu này, hệ thống có thể sử dụng dữ liệu tương ứng để tính các khoản lương, phụ cấp theo quy định.