Cơ chế tự động tính toán lại quỹ nghỉ phép khi nhân viên gửi đơn xin nghỉ đã lưu nháp

Bài viết nhằm hướng dẫn: Bài viết giúp anh/chị nắm rõ cơ chế hệ thống tự động kiểm tra và tính toán lại quỹ nghỉ phép thực tế khi gửi các đơn xin nghỉ đã được lưu ở trạng thái nháp trên ứng dụng MISA AMIS Mobile. Việc này, đảm bảo số ngày phép được tính toán chính xác, tránh tình trạng sử dụng vượt quá quỹ nghỉ phép thực tế do các đơn nháp chưa được tính vào tổng số ngày đã nghỉ

Nội dung bao gồm:

• Thực hiện gửi đơn xin nghỉ đã lưu nháp và cơ chế tự động tính toán quỹ nghỉ phép khi gửi đơn.
• Các thông báo cảnh báo khi số ngày xin nghỉ vượt quá quỹ phép.

Phạm vi áp dụng: Người dùng sử dụng ứng dụng MISA AMIS Mobile.

2.1 Thực hiện gửi đơn xin nghỉ đã lưu nháp và cơ chế tự động tính toán quỹ nghỉ phép khi gửi đơn.

Để thực hiện gửi đơn xin nghỉ đã lưu nháp từ trước, anh/chị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Trên MISA AMIS Mobile, chọn Thêm\ chọn Chấm công\ chọn Đơn từ\ chọn Đơn xin nghỉ.

Bước 2: Trên danh sách đơn xin nghỉ, chọn Chưa gửi: các đơn xin nghỉ đã lưu nháp trên ứng dụng MISA AMIS Mobile\ kiểm tra lại thông tin trên Đơn xin nghỉ và nhấn Gửi đơn.

Khi anh/chị thực hiện gửi các đơn xin nghỉ đã lưu nháp, hệ thống sẽ tự động thực hiện các bước sau:

• Hệ thống tự động tính toán lại số ngày phép đã nghỉ (bao gồm tất cả các đơn đã được duyệt và đơn đang chờ duyệt) để xác định chính xác số ngày phép còn lại.
• So sánh số ngày xin nghỉ trên đơn nháp với số ngày phép còn lại thực tế.
• Nếu số ngày xin nghỉ hợp lệ, đơn sẽ được gửi đi bình thường.
• Nếu số ngày xin nghỉ vượt quá quỹ phép, hệ thống sẽ hiển thị thông báo cảnh báo và ngăn chặn việc gửi đơn.

2.2 Các trường hợp thông báo cảnh báo khi số ngày xin nghỉ vượt quá quỹ phép.

Trong trường hợp tổng số ngày xin nghỉ (bao gồm cả các đơn nháp khác đang chờ gửi) vượt quá quỹ phép còn lại, hệ thống sẽ hiển thị thông báo cảnh báo và không cho phép gửi đơn. Tùy vào trường hợp, anh/chị sẽ thấy các thông báo sau:

Trường hợp nghỉ phép (NP):

• Nếu anh/chị tự lập đơn: “Số ngày phép còn được sử dụng của bạn (… ngày) đang nhỏ hơn số ngày xin nghỉ phép nên không thể gửi đơn. Vui lòng kiểm tra lại.“
• Nếu lập đơn hộ: “Số ngày phép còn được sử dụng của nhân viên [Tên nhân viên] (… ngày) đang nhỏ hơn số ngày xin nghỉ phép nên không thể gửi đơn. Vui lòng kiểm tra lại.“

Trường hợp các loại nghỉ khác (ví dụ: Nghỉ kết hôn, Nghỉ chế độ…):

• Nếu vi phạm 01 loại nghỉ: “Số ngày [Tên loại nghỉ] còn được sử dụng của bạn (… ngày) đang nhỏ hơn số ngày xin nghỉ nên không thể gửi đơn. Vui lòng kiểm tra lại.“
• Nếu vi phạm nhiều loại nghỉ khác nhau: “Số ngày nghỉ còn được sử dụng của bạn đang nhỏ hơn số ngày xin nghỉ nên không thể gửi đơn. Vui lòng kiểm tra lại.” (Kèm theo danh sách chi tiết số ngày còn lại của từng loại nghỉ).

• Hệ thống sẽ tự động tính toán lại số ngày phép đã sử dụng dựa trên:
  (Tổng số ngày từ các đơn đã duyệt) + (Tổng số ngày từ các đơn đang chờ duyệt).
• Các đơn ở trạng thái Nháp hoặc Từ chối sẽ không được tính vào số ngày phép đã sử dụng.
• Anh/chị cần kiểm tra kỹ quỹ phép còn lại trước khi gửi để tránh việc đơn bị từ chối do thiếu quỹ phép.