Tại sao lập đơn xin nghỉ bù cảnh báo Số giờ nghỉ bù còn lại của nhân viên đang nhỏ hơn số giờ xin nghỉ nên không thể lập đơn.

Nội dung

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn xử lý cảnh báo “Số giờ nghỉ bù còn lại của nhân viên đang nhỏ hơn số giờ xin nghỉ nên không thể lập đơn” khi lập đơn xin nghỉ bù trên phần mềm.
Biểu hiện: Khi lập đơn xin nghỉ bù, phần mềm cảnh báo “Số giờ nghỉ bù còn lại của nhân viên đang nhỏ hơn số giờ xin nghỉ nên không thể lập đơn”.
Nội dung:

Nguyên nhân và cách kiểm tra số giờ được nghỉ, số giờ đã sử dụng, số giờ bị hủy trên Bảng tổng hợp ngày nghỉ – Nghỉ bù.
Hướng dẫn rà soát, điều chỉnh số liệu liên quan để xử lý cảnh báo.
Phạm vi áp dụng: HR, quản lý nhân sự, cán bộ phụ trách chấm công

2.Cách tính Số giờ nghỉ bù còn lại

Số giờ còn lại: Tính bằng Số giờ được nghỉ bù còn lại lũy kế đến lần trước + Số giờ được nghỉ bù lần này – Số giờ đã nghỉ bù – Số giờ bị hủy

Vì vậy, trong trường hợp số giờ nghỉ bù còn lại của nhân viên hiển thị không đúng với thực tế, cần kiểm tra và xác định nguyên nhân phát sinh sai lệch từ một trong các yếu tố sau:

Số giờ được nghỉ bù
Số giờ đã nghỉ bù
Số giờ bị hủy

Từ đó, HR có cơ sở để rà soát và điều chỉnh dữ liệu cho chính xác.

3. Cách xử lý cảnh báo số giờ nghỉ bù còn lại nhỏ hơn số giờ xin nghỉ

3.1. Nguyên nhân 1: Số giờ được nghỉ trên Bảng tổng hợp ngày nghỉ - Nghỉ bù bị sai

Số giờ được nghỉ: Tính bằng số giờ làm thêm được ghi nhận trên bảng chấm công chi tiết x hệ số nghỉ bù theo thiết lập tại Thiết lập\Quy định làm thêm\Khung giờ làm thêm.

Bước 1: Truy cập vào phân hệ Quản lý đơn \ Bảng tổng hợp ngày nghỉ \ Chọn xem theo Bảng tổng hợp ngày nghỉ – Nghỉ bù.
Bước 2: Nếu không tìm thấy Nhân viên trên bảng, bấm Chọn Nhân viên để tích chọn thêm Nhân viên.
Bước 3: Thực hiện click chuột 2 lần tại Nhân viên đó để phần mềm hiển thị bảng chi tiết số liệu theo ngày.
Bước 4: Rà soát so với thực tế phát sinh ngày nào đang không hiển thị số giờ được nghỉ hoặc hiển thị sai.
Bước 5: Xử lý trường hợp hiển thị sai:

Sau khi xác định được ngày cụ thể nhân viên có làm thêm nghỉ bù nhưng không ghi nhận số giờ được nghỉ trên Bảng, kiểm tra lại Bảng chấm công chi tiết của Nhân viên tại Ngày bị sai theo trường hợp Đơn làm thêm đã được duyệt nhưng chưa ghi nhận lên Bảng chấm công.
Với trường hợp đã ghi nhận số giờ làm thêm nhưng bị thiếu hoặc sai, kiểm tra lại thiết lập liên quan đến Hệ số làm thêm tại Quy định làm thêm\Khung giờ làm thêm để rà soát và điều chỉnh phù hợp.

Bước 6: Cập nhật lại Bảng tổng hợp ngày nghỉ ở Nhân viên đó để lấy số liệu mới nhất.
Lưu ý: Nếu HR đã sửa tay các giá trị trên bảng thì chương trình không tính toán lại dữ liệu khi có phát sinh thay đổi nữa, trừ khi nhấn “Cập nhật”.

3.2. Nguyên nhân 2: Số giờ bị hủy trên Bảng tổng hợp ngày nghỉ - Nghỉ bù bị sai

HR có thể bật thiết lập “Có\Không” với Hủy quỹ nghỉ bù chưa sử dụng hết sau số tháng tùy quy định tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Chung\Hủy quỹ nghỉ bù chưa sử dụng hết.

Tự động hủy ngay khi sang tháng mới.
Tự động hủy sau “ “ tháng kể từ ngày được cấp.

Sau khi rà soát nguyên nhân và điều chỉnh thiết lập, thực hiện Cập nhật lại Bảng tổng hợp ngày nghỉ ở Nhân viên đó để lấy số liệu mới nhất.
Ví dụ: Ngày 12/05 nhân viên làm thêm 4 giờ và được chuyển thành 4h nghỉ bù thì:

Nếu HR chọn hủy giờ nghỉ bù khi sang tháng mới: đến hết ngày 31/5 nếu nhân viên chưa nghỉ bù thì 4h này sẽ bị hủy.
Nếu HR chọn hủy giờ nghỉ bù sau 2 tháng kể từ ngày làm thêm: đến hết ngày 11/07 nếu nhân viên chưa nghỉ bù thì 4h này sẽ bị hủy.
Nếu không tích chọn thiết lập này: Nhân viên có thể dùng 4h nghỉ bù này bất kỳ lúc nào, không giới hạn thời gian sử dụng.

3.3. Nguyên nhân 3: Số giờ đã sử dụng trên Bảng tổng hợp ngày nghỉ - Nghỉ bù bị sai

Số giờ đã sử dụng: Tính bằng tổng số giờ nghỉ bù trên các đơn xin nghỉ bù đã được duyệt.

Bước 1: Xác định số giờ đã sử dụng đang hiển thị sai tại tháng nào bằng cách vào Quản lý đơn \ Bảng tổng hợp ngày nghỉ \ Chọn xem theo Bảng tổng hợp ngày nghỉ – Nghỉ bù tại Nhân viên đó xem Cột số giờ đã sử dụng theo tháng để xác định được tháng bị sai.

Bước 2: Vào Quản lý đơn\Đơn xin nghỉ tiến hành Lọc theo Tên Nhân viên xin nghỉ và Loại nghỉ là Nghỉ bù, Thời gian tháng đang bị sai.
Bước 3: Xác định nguyên nhân Thừa/Thiếu để bổ sung và điều chỉnh thông tin đơn phù hợp.
Sau khi rà soát nguyên nhân và điều chỉnh thiết lập, thực hiện Cập nhật lại Bảng tổng hợp ngày nghỉ ở Nhân viên đó để lấy số liệu mới nhất.