Hướng dẫn lập và quản lý Bảng chấm công chi tiết

Bảng chấm công theo ca, theo ngày

Phân biệt các trạng thái trên bảng chấm công:

• Đủ công (1)- Màu xanh: Nếu nhân viên chấm công đủ số lần quy định của ca hoặc có đơn xin nghỉ có hưởng lương (VD: nghỉ phép, nghỉ bù,…), đi công tác cả ca
• Nửa công (2) – Màu vàng( Chưa đủ công ) : Nếu nhân viên không chấm công đủ số lần quy định của ca hoặc có đơn xin nghỉ có hưởng lương/đi công tác nửa ca và nửa ca còn lại đi làm, nhân viên làm việc từ xa WFH tỷ lệ hưởng lương dưới 100%
• Nghỉ (3) – Màu xám: Nếu nhân viên không chấm công hoặc có đơn xin nghỉ không lương cả ca

Trong đó, giờ chấm vào – ra được xác định như sau:

• Giờ vào: Là giờ chấm sớm nhất trong khoảng thời gian được phép chấm công
• Giờ ra: Là giờ chấm muộn nhất trong khoảng thời gian được phép chấm công
• Giờ nghỉ giữa ca: Là 2 thời điểm chấm vào – ra theo thiết lập của ca làm việc

Các trường hợp ghi nhận thời gian làm việc khác:

• Nghỉ theo đơn (4): Nếu nhân viên có đơn xin nghỉ thì sẽ hiển thị loại nghỉ tại ca, VD: nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ ốm,…
• Ngày nghỉ lễ (5): Nếu là ngày nghỉ lễ (theo thiết lập tại Quy định nghỉ) thì sẽ hiển thị thêm tên ngày lễ tại ca. Nếu nhân viên không chấm công tại các ngày này thì sẽ tự động hiểu là đủ công, còn nếu có chấm công thì sẽ được tính công ngày lễ theo hệ số đã khai báo tại Ca làm việc.
• Đi muộn, về sớm (6): Nếu nhân viên chấm vào muộn,  ra sớm so với quy định thì sẽ hiển thị màu đỏ tại các thời điểm đó để dễ phân biệt.
• Làm thêm giờ : Nếu nhân viên làm thêm giờ thì sẽ hiển thị thời gian làm thêm tại ca

Khi nhấn vào từng ca, anh/chị có thể xem chi tiết thông tin công của ca đó.

Các trường hợp nghỉ, đi muộn – về sớm, làm thêm trên bảng chấm công theo giờ giống như bảng theo ca/theo ngày. Tuy nhiên tại đây sẽ không có các trạng thái đủ công, nửa công, nghỉ mà chỉ thể hiện giờ vào – ra tại ca.

Bảng chấm công theo giờ

Khi nhấn vào từng ca thì có thể xem chi tiết giờ công của ca đó.

• Xóa nhân viên:  Tích chọn ☑ nhân viên → Nhấn Loại bỏ.

• Thêm nhân viên: Tích chọn icon ⋯ dấu Ba chấm góc trên cùng bên phải\ nhấn Chọn nhân viên \ Tích chọn nhân viên muốn thêm \ nhấn Tiếp tục (Lưu ý: chỉ có thể chọn được nhân viên thuộc CCTC đang áp dụng của bảng và chưa tồn tại trên bảng chấm công này).

Khi nhân viên có sai sót về giờ chấm công (VD: quên chấm công, máy chấm công bị lỗi,…) . Anh/Chị có thể trực tiếp chỉnh sửa lại giờ vào – ra cho nhân viên tại từng ca tại form xem thông tin công.

Để ghi nhận được thông tin chấm công mới nhất của nhân viên nhấn Cập nhật

Lưu ý: Anh/Chị có thể lựa chọn thông tin cần cập nhật & Tích chọn hoặc Không tại  Không cập nhật dữ liệu đã tự chỉnh sửa ( nếu có)

Khi đó, chương trình sẽ cập nhật lại kết quả chấm công từ các nguồn:

• Bảng phân ca tổng hợp: Để xác định nhân viên làm ca nào trong ngày
• Dữ liệu chấm công: Từ máy chấm công và ứng dụng nếu có (AMIS Nhân viên và app mobile MISA AMIS)
• Các loại đơn của nhân viên: Đơn xin nghỉ, đi muộn – về sớm, làm thêm,…
• Các thiết lập có liên quan: Thiết lập ngày nghỉ tuần, nghỉ lễ, quy định làm thêm,…

Ngoài ra , Anh/Chị có thể thiết lập các mốc thời gian tự động cập nhật bảng chấm công chi tiết, sẽ không phải mất công nhấn cập nhật tay hàng ngày.

• Truy cập biểu tượng bánh răng ⚙ góc phải màn hình\ Quy định chấm công\ Chung
• Di chuyển đến dòngTự động cập nhật dữ liệu bảng chấm công chi tiết \ nhấn Có
• Nhấn Thiết lập chi tiết để thiết lập Thời điểm cập nhật và các thông tin cần cập nhật.

Lưu ý: Tích chọn Không cập nhật dữ liệu đã tự chỉnh sửa ( nếu có)

Trong trường hợp nhân viên chấm công thủ công ngoài Excel hoặc có dữ liệu từ máy chấm công xuất ra trước đó, HR có thể nhập khẩu dữ liệu này vào bảng chấm công để chương trình tự động tính toán ra thời gian làm việc cho nhân viên.

• Vào phân hệ Chấm công \ Bảng công chi tiết
• Nhấn Thêm bảng công chi tiết
• Nhấn icon ⋯ dấu Ba chấm góc trên cùng bên phải\ chọn Nhập khẩu
• Nhấn Tải tệp mẫu để có kết quả nhập khẩu chính xác nhất \ Kéo thẻ tệp/ Chọn tệp để nhập khẩu dữ liệu