2. Sản xuất

1. Đặc điểm doanh nghiệp:

• Lĩnh vực: Sản xuất
• Quy mô doanh nghiệp: Thường có nhiều văn phòng, chi nhánh. Dựa theo đặc điểm hoạt động có thể chia cơ cấu tổ chức thành 2 nhóm:
  • Nhà máy: Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm. Tài sản của doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào nhóm này và chiếm tỷ lệ lớn (70-80%) trong giá trị tài sản của doanh nghiệp. Việc sử dụng tài sản của khối này có hiệu quả hay không có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Khối văn phòng: bao gồm văn phòng đại diện, các trung tâm kinh doanh chịu trách nhiệm về hoạt động back office và kinh doanh của doanh nghiệp. Tài sản của nhóm này chủ yếu là máy tính, thiết bị, đồ dùng văn phòng.

2. Tài sản cần quản lý:

2.1. Máy móc, dây chuyền, thiết bị phục vụ sản xuất:

• Đặc điểm tài sản: Kích thước lớn và thường không di chuyển được.
• Bao gồm nhiều phụ tùng, thiết bị đi kèm.
  • Tùy vào từng loại máy móc mà các thiết bị đi kèm có thể gắn liền với tài sản hoặc được theo dõi như một tài sản độc lập. Hạn bảo hành, bảo dưỡng của các thiết bị, phụ tùng có thể khác nhau và khác hạn của tài sản.
  • Vận hành liên tục và thường ở điều kiện đặc biệt (nhiệt độ cao, dầu mỡ,…) nên không thuận tiện cho việc dán tem, nhãn cho từng tài sản chi tiết.
  • Bảo dưỡng:
    • Có nhiều nội dung bảo dưỡng, mỗi nội dung có thể có kỳ bảo dưỡng khác nhau.
    • Thời gian bảo dưỡng thường kéo dài và ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó kế hoạch bảo dưỡng thường phải bám sát với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
    • Hầu hết các máy móc, thiết bị đều được bảo dưỡng theo công suất.
• Đối tượng sử dụng: Phân xưởng sản xuất. Thường mỗi dây chuyền sẽ giao cho một phân xưởng sản xuất và sẽ có kỹ thuật viên trực tiếp theo dõi, vận hành hoạt động và công suất của tài sản.
• Nhu cầu quản lý tài sản:
  • Bảo dưỡng: Theo dõi được công suất hiện tại của tài sản, kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp để lên kế hoạch bảo dưỡng phù hợp.
  • Kiểm kê: Do tài sản có kích thước lớn, gần như hoạt động thường xuyên và không có khả năng di chuyển nên khi thực hiện kiểm kê, chỉ cần dây chuyền còn hoạt động thì tự hiểu là tài sản và các thiết bị, phụ tùng đi kèm đều đầy đủ.

2.2. Xe, phương tiện vận tải:

• Đặc điểm tài sản: 
  • Thường quản lý theo biển số xe, số khung, số máy xe.
  • Bảo dưỡng xe thường bám theo quy định của hãng sản xuất bao gồm: Bảo dưỡng theo giờ/km chạy lần đầu, bảo dưỡng định kỳ theo km.
  • Xe thường gắn liền với việc đăng kiểm và bảo hiểm đi kèm. Đăng kiểm, bảo hiểm xe thường phải gia hạn mỗi năm một lần.
• Đối tượng sử dụng: Xe thường được giao cho lái xe sử dụng. Hàng ngày, lái xe có trách nhiệm ghi lại lịch trình di chuyển và gửi lên cho phòng hành chính để làm căn cứ thanh toán tiền xăng xe cũng như xác định lịch bảo dưỡng.
• Nhu cầu quản lý tài sản:
  • Bảo dưỡng:
    • Theo dõi được công suất km hiện tại của xe để lên kế hoạch bảo dưỡng phù hợp.
    • Theo dõi được lịch gia hạn giấy đăng kiểm, bảo hiểm dự kiến để đảm bảo xe vận hành, lưu thông trên đường.

2.3. Thiết bị, đồ dùng văn phòng:

Quản lý giống các doanh nghiệp thông thường khác.

3. Các khó khăn đơn vị gặp phải và giải pháp đáp ứng trên AMIS Tài sản:

3.1. Bảo dưỡng máy móc:

• Khó khăn: Doanh nghiệp bị động trong việc bảo dưỡng tài sản dẫn đến việc bảo dưỡng làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của đơn vị.
• Cách đáp ứng:
  • Triển khai cho kỹ thuật viên chủ động cập nhật công suất hàng ngày của máy móc lên hệ thống.
  • AMIS Tài sản đồng bộ thông tin về công suất, đối chiếu và định kỳ bảo dưỡng theo công suất để gợi ý ra thời gian bảo dưỡng dự kiến.
  • Cán bộ quản lý tài sản dựa vào thông tin đã được gợi ý từ phần mềm để thực hiện bảo dưỡng tài sản, hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh như:
    • Máy móc đến kỳ bảo dưỡng nhưng chưa được bảo dưỡng (rủi ro dẫn đến sự cố trong vận hành).
    • Nhiều máy móc cùng bảo dưỡng đồng thời cùng lúc dẫn đến thiếu hụt máy móc cho hoạt động vận hành.
    • Lịch bảo dưỡng không phù hợp với kế hoạch sản xuất, mục tiêu sản lượng của doanh nghiệp.

Xem chi tiết việc bảo dưỡng, sửa chữa tài sản trên AMIS Tài sản:

• • Đặt lịch sửa chữa, bảo dưỡng tài sản
  • Sửa chữa tài sản
  • Bảo dưỡng tài sản
  • Đưa tài sản đã sửa chữa, bảo dưỡng về sử dụng

3.2. Dán mã tài sản cho máy móc, dây chuyền thiết bị:

• Khó khăn: Nhiều máy móc, đồ dùng sử dụng trong môi trường, điều kiện không dán được mã.
• Cách đáp ứng:
  • Với các thiết bị có thời hạn bảo hành:
    • Đánh mã tài sản để theo dõi riêng hạn bảo hành theo từng tài sản nhưng không dán mã lên từng tài sản.
    • Khi thực hiện các nghiệp vụ thu hồi, sửa chữa: thực hiện tìm kiếm, định danh tài sản theo bộ phận, vị trí sử dụng.
    • Khi thực hiện kiểm kê: thực hiện kiểm kê theo từng bộ phận, vị trí sử dụng và nhập khẩu kết quả từ excel.
  • Với các thiết bị không cần theo dõi hạn bảo hành, bảo dưỡng (ví dụ khuôn đúc):
    • Không gắn mã cho từng thiết bị.
    • Chỉ quản lý số lượng cấp phát, sử dụng,… theo từng lần phát sinh.