I. Tổng quan
Nhân viên AI tư vấn, đặt lịch Nails & Spa giúp anh/chị sở hữu một trợ lý ảo thông minh, hoạt động 24/7 để thay thế nhân viên trực máy. AI có khả năng tư vấn chuyên sâu về các gói làm đẹp, báo giá chi tiết, gợi ý liệu trình phù hợp với nhu cầu của khách và đặc biệt là hỗ trợ đặt lịch hẹn tự động một cách chính xác.
Quy trình thiết lập gồm 7 bước: Thông tin chung → Sản phẩm, dịch vụ → Thiết lập đặt lịch → Thiết lập thanh toán → Thông tin bổ sung → Kiểm thử nhân viên AI → Phát hành.
- Đối tượng áp dụng: Chủ tiệm Nails, Spa, Salon tóc, Quản lý các cơ sở làm đẹp và thẩm mỹ viện.
III. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Chọn mẫu và Thiết lập thông tin chung
Bước 4: Thêm sản phẩm, dịch vụ
Bước Thêm sản phẩm, dịch vụ giúp anh/chị cung cấp “menu dịch vụ” cho Nhân viên AI. Khi có đủ tên dịch vụ, giá, thời gian phục vụ và mô tả, AI sẽ tư vấn đúng nhu cầu và đặt lịch chính xác hơn.
Hệ thống có 2 phương án thiết lập: Đồng bộ từ phần mềm quản lý hoặc Tạo mới dữ liệu từ đầu.
Trường hợp 1: Đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Trường hợp 2: Chưa sử dụng phần mềm quản lý
1. Chọn ô Chưa sử dụng phần mềm quản lý và nhấn Tiếp tục.
Anh/chị thực hiện nạp dữ liệu theo một trong các cách sau:
Cách 1: Thêm sản phẩm, dịch vụ từ ảnh (Nhanh nhất)
Đây là tính năng thông minh giúp AI tự đọc thông tin từ ảnh bảng giá (Menu) thực tế của tiệm.
- Nhấn chọn Thêm sản phẩm, dịch vụ từ ảnh.
- Tải lên hoặc kéo thả ảnh bảng giá của tiệm vào vùng quy định (hỗ trợ tối đa 5 ảnh).
- Nhấn Tạo ngay. Hệ thống sẽ tự động quét và phân tích dữ liệu từ ảnh.
- Anh/chị kiểm tra lại các thông tin AI đã trích xuất, chỉnh sửa nếu cần và nhấn Lưu.
Cách 2: Thêm sản phẩm, dịch vụ thủ công
Sử dụng khi anh/chị muốn kiểm soát chi tiết từng thông tin cho mỗi dịch vụ:
- Nhấn chọn + Thêm sản phẩm.
- Thông tin chung:
- Loại sản phẩm, dịch vụ: Chọn “Dịch vụ”.
- Nhập Tên dịch vụ, Mã dịch vụ, Nhóm dịch vụ, Giá bán và đặc biệt là Thời gian phục vụ (Ví dụ: 60 phút).
- Đơn vị tính: Chọn đơn vị cơ bản (Ví dụ: Lần, Buổi).
- Thiết lập thuộc tính (nếu có): Nhấn + Thêm thuộc tính để khai báo các biến thể như Màu sắc, Loại sơn… hệ thống sẽ tự sinh ra bảng danh sách thuộc tính bên dưới.
- Mô tả dịch vụ:
- Hình ảnh: Tải lên tối đa 9 ảnh mẫu thực tế để AI gửi khách xem.
- Video: Dán link video (Youtube/TikTok) minh họa dịch vụ.
- Mô tả: Viết chi tiết về quy trình hoặc công dụng dịch vụ.
- Nhấn Lưu hoặc Lưu và thêm để tiếp tục.
Cách 3: Nhập khẩu từ file Excel
Sử dụng khi tiệm nhiều dịch vụ và muốn tải lên hàng loạt:
- Nhấn chọn Nhập từ excel.
- Nhấn Tải tệp mẫu để lấy file định dạng chuẩn.
- Điền thông tin dịch vụ vào file mẫu, sau đó kéo thả file đã hoàn thiện vào khung và nhấn Lưu.
Bước 5: Thiết lập đặt lịch
Bước 6: Thiết lập thanh toán
Bước 7: Thiết lập thông tin bổ sung
Tại giao diện Thông tin bổ sung, anh/chị nhấn vào nút + Thêm thông tin bổ sung và lựa chọn một trong hai phương thức sau:
Cách 1: Nhập nội dung thủ công
Sử dụng khi anh/chị muốn thêm nhanh các kiến thức ngắn gọn hoặc sử dụng mẫu gợi ý chuyên ngành của hệ thống:
1. Chọn tab Nhập nội dung.
2. Tiêu đề: Nhập tên nhóm thông tin (Ví dụ: Vấn đề thường gặp & cách xử lý).
3. Nội dung:
- Tự soạn thảo các thông tin chi tiết (Ví dụ: Giải thích hiện tượng gel bị bong, móng yếu, cách khắc phục…).
- Sử dụng mẫu có sẵn: Hệ thống cung cấp các Thông tin bổ sung phổ biến ngay phía dưới như: Vấn đề thường gặp & cách xử lý, Kiến thức về phân loại móng. Anh/chị chỉ cần nhấn chọn, hệ thống sẽ tự động điền các nội dung mẫu chuyên sâu vào khung.
4. Nhấn Lưu để hệ thống bắt đầu nạp dữ liệu.
Cách 2: Tải lên tệp dữ liệu
Sử dụng khi anh/chị đã có sẵn các bộ tài liệu kỹ thuật, quy trình dịch vụ hoặc FAQ chi tiết dưới dạng file:
1. Chọn tab Tệp dữ liệu.
2. Nhấn vào biểu tượng Tải lên hoặc kéo thả tệp từ máy tính vào vùng quy định.
- Định dạng hỗ trợ: .doc, .docx, .pdf (dung lượng tối đa 100MB).
3. Sau khi tệp hiển thị trạng thái Tải lên hoàn tất, nhấn Lưu.
Bước 8: Kiểm thử nhân viên AI
Bước 9: Phát hành nhân viên AI
- Phát hành nhân viên AI trên Fanpage Facebook.
- Phát hành nhân viên AI nền tảng Zalo OA.
- Tạo trang Web riêng cho nhân viên AI hoạt động.
- Phát hành nhân viên AI trên Website.
III. Lưu ý
- Thời gian phục vụ: Cần nhập chính xác thời gian thực hiện từng dịch vụ để AI tính toán lịch trống và tránh tình trạng khách bị đặt lịch chồng chéo.
- Hình ảnh & Video: Với ngành Nails & Spa, hình ảnh mẫu thực tế là yếu tố then chốt giúp khách hàng tin tưởng và chốt lịch hẹn nhanh hơn.
- Theo dõi hội thoại: Sau khi phát hành, anh/chị có thể vào mục Hội thoại để theo dõi các lịch hẹn mà AI đã xác nhận thành công và chuẩn bị nhân sự phục vụ khách.