1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách khởi tạo nhanh một nhân viên AI chuyên biệt cho ngành bán buôn, bán lẻ bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn. Thông qua việc thiết lập thông tin cơ bản và chỉ dẫn nghiệp vụ, anh/chị sẽ giúp nhân viên AI hiểu rõ vai trò, phong cách giao tiếp và thông tin đơn vị để hỗ trợ khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất.
Nội dung tổng quan gồm:
- Lựa chọn mẫu nhân viên AI và thiết lập đơn vị kinh doanh.
- Thiết lập hồ sơ, thông tin đơn vị và chỉ dẫn nghiệp vụ.
- Thiết lập quy tắc văn phong và thu thập thông tin khách hàng.
Đối tượng áp dụng: Quản trị viên, Chủ đơn vị kinh doanh.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Chọn mẫu nhân viên AI và thiết lập đơn vị
Bước này giúp anh/chị nhanh chóng có được khung nhân vật AI phù hợp với ngành hàng mà không cần xây dựng lại từ đầu.
Bước 1: Chọn mẫu phù hợp
- Tại menu Nhân viên AI, anh/chị nhấn chọn Mẫu nhân viên AI.
- Tại bộ lọc ngành hàng, chọn Bán buôn, bán lẻ để hiển thị các mẫu gợi ý, sau đó nhấn chọn mẫu phù hợp với ngành hàng của đơn vị.
- Nhấn Sử dụng mẫu, hệ thống sẽ chuyển anh/chị sang màn hình thiết lập chi tiết.
Bước 2: Thiết lập đơn vị kinh doanh
- Để thêm thông tin đơn vị, anh/chị nhấn vào biểu tượng (+) cạnh trường Tên đơn vị, nhập đầy đủ: Tên đơn vị, Địa chỉ đơn vị, Hotline, Địa chỉ kho hàng nhấn Lưu để hoàn tất khởi tạo đơn vị.
- Nếu đã tạo sẵn thông tin đơn vị, anh/chị chọn đơn vị có sẵn từ danh sách nhấn Lưu.
2.2. Thiết lập hồ sơ và chỉ dẫn nghiệp vụ
Đây là bước quan trọng để định hình “tính cách” và “trình độ chuyên môn” của nhân viên AI.
Bước 1: Thiết lập hồ sơ nhân viên AI
- Tại mục Thông tin cơ bản, anh/chị thực hiện:
- Nhấn Ảnh đại diện để tải lên hình ảnh nhân sự hoặc logo doanh nghiệp.
- Nhập Tên nhân viên AI để đặt tên gọi cho trợ lý.
- Nhập Kỹ năng nổi bật (ví dụ: Tư vấn thời trang, Giải đáp giá bán) để định hình năng lực.
- Chọn Vai trò (Tư vấn bán hàng/Hỗ trợ đại lý…)
- Xem chi tiết tại đây.
- Tại mục Thông tin đơn vị kinh doanh
- Kiểm tra lại: Tên đơn vị, Địa chỉ, Hotline (đã nhập ở bước 2.1).
- Cài đặt giờ mở cửa để AI biết khi nào sẵn sàng hỗ trợ.
Bước 2: Thiết lập Chỉ dẫn cho nhân viên AI
Hệ thống đã cung cấp sẵn khung nội dung chuẩn, anh/chị có thể sử dụng ngay hoặc tùy chỉnh các mục sau:
- Vai trò & Chân dung: Quy định nhiệm vụ (tư vấn, đặt hàng, CSKH) và yêu cầu về phong cách (giao tiếp tự nhiên).
- Nguyên tắc tư vấn: Thiết lập quy tắc báo giá (ví dụ: dùng “k” cho đơn dưới 1 triệu, dùng “triệu” cho đơn trên 1 triệu) và quy tắc không tự ý bịa đặt thông tin.
- Xử lý tình huống: Thiết lập cách phản hồi khi không tìm thấy sản phẩm (gợi ý sản phẩm tương tự thay vì từ chối thẳng)
-
Quy trình tư vấn & chiến lược giá: Hỏi nhu cầu trước rồi mới báo giá…
- Nếu muốn chỉnh sửa chỉ dẫn cho nhân viên AI. Xem chi tiết tại đây.
2.3. Thiết lập quy tắc giao tiếp và quy tắc văn phong
Bước này giúp tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và hỗ trợ quản lý dữ liệu bán hàng.
- Tại mục Nguyên tắc giao tiếp, anh/chị chọn Vùng miền (Miền Bắc/Trung/Nam) để AI sử dụng từ ngữ địa phương phù hợp khi giao tiếp với khách hàng.
- Tại ô Mô tả – Quy tắc văn phong, anh/chị có thể điều chỉnh các quy định về xưng hô (ví dụ: xưng “em”, gọi “anh/chị”) và giới hạn độ dài phản hồi (ví dụ: không quá 200 từ).
Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước Thiết lập sản phẩm.
3. Lưu ý
- Đồng nhất vùng miền: Anh/chị nên chọn giọng điệu vùng miền khớp với khu vực hoạt động của đơn vị để tạo sự gần gũi và tin tưởng cho khách hàng.
- Khả năng điều chỉnh: Các thông tin về hồ sơ, chỉ dẫn và văn phong có thể được thay đổi và cập nhật bất cứ lúc nào sau khi phát hành nhân viên AI.