Chạy và Xử lý quy trình

Khi có nhu cầu chạy quy trình, anh/chị thực hiện tạo và gửi quy trình để các cấp tiếp theo thực hiện theo trình tự các bước đã được thiết lập sẵn.

1. Chạy quy trình

Trên giao diện ứng dụng, anh/chị nhấn Chạy quy trình, chọn loại quy trình phù hợp với nhu cầu. Sau đó khai báo các thông tin cần thiết, nhấn Gửi và chọn người thực hiện bước tiếp theo.

  • Lưu nháp

Trong trường hợp muốn chỉnh sửa sau hoặc gửi vào thời điểm khác, anh/chị Lưu nháp lượt chạy. Sau khi lưu, có thể xem lại các bản nháp tại mục Nháp để chỉnh sửa và gửi đi hoặc xoá bản nháp.

  • Chọn Quy trình yêu thích

Đối với các loại Quy trình thường xuyên sử dụng, anh/chị có thể đánh dấu yêu thích để chương trình đẩy lên đầu danh sách giúp lựa chọn nhanh chóng.

  • Theo dõi tình trạng thực hiện quy trình

Để theo dõi tình trạng thực hiện quy trình, anh/chị vào chi tiết lượt chạy xem tại mục Các bước thực hiện.

Ngoài ra, anh/chị có thể xem toàn bộ nhật ký hoạt động và bình luận trong mục Hoạt động.

2. Xử lý quy trình

Sau khi người chạy gửi quy trình, các bước tiếp nhận sẽ xem xét và thực hiện xử lý theo trình tự đã thiết lập sẵn.

Trên màn hình phân hệ Lượt chạy, tại mục Cần thực hiện anh/chị có thể xem danh sách các Quy trình đang chờ mình xử lýnhấn vào chi tiết để thực hiện quy trình.

Tùy theo thiết lập của quy trình tại mỗi bước anh/chị có thể thực hiện các hành động tương ứng:

  • Bước phê duyệt: Xem xét thông tin yêu cầu sau đó đưa ra quyết định Đồng ý hoặc Từ chối.
  • Bước thực hiện công việc: Khai báo bổ sung thông tin hoặc thực hiện công việc tại bước của mình, sau đó Chuyển tiếp sang bước tiếp theo hoặc Trả về bước trước.

Thao tác thực hiện như sau:

1. Bước phê duyệt

  • Đồng ý

Nếu đồng ý với yêu cầu, anh chị nhấn nút Đồng ý. Tại đây, tùy theo thiết lập của quy trình sẽ có 2 trường hợp:

•   Quy trình cần được chuyển tiếp đến người thực hiện tiếp theo: Anh/chị chọn người tiếp nhận và Chuyển tiếp Quy trình.

•   Nếu anh chị là người thực hiện cuối thì Hoàn thành quy trình.

  • Từ chối

Nếu không đồng ý với yêu cầu, anh/chị nhấn Từ chối và nhập lý do cụ thể để những người liên quan nắm được.

Khi đó tùy theo thiết lập, Quy trình sẽ được trả về cho bước trước đó để thực hiện gửi lại hoặc kết thúc luôn lượt chạy.

2. Bước thực hiện công việc

  • Chuyển tiếp

Sau khi nhận được yêu cầu nếu quy trình đã đầy đủ thông tin hoặc đã được lãnh đạo duyệt, anh/chị thực hiện công việc của mình sau đó Chuyển tiếp đến bước tiếp theo, chọn người thực hiện, thêm ghi chú nếu cần thiết.

  • Trả về

Nếu quy trình chưa đủ điều kiện để tiếp tục thực hiện, anh/chị nhấn Trả về và đưa ra lý do để người cần thực hiện lại và những người liên quan nắm được. 

Người cần thực hiện lại sẽ nhận được thông báo qua ứng dụng và email để nắm được thông tin sau đó thực hiện lại.

3. Các thao tác khác

  • Bình luận

Trong quá trình xử lý quy trình, những người liên quan có thể bình luận để trao đổi thông tin với nhau một cách thuận tiện.

  • Phân công lại

Trong trường hợp chọn nhầm người thực hiện anh/chị có thể lựa chọn Phân công lại cho người khác.

Lưu ý: Người được phép phân công lại gồm có người đang chờ thực hiện, người gửi lượt chạy đến bước đó.

Ví dụ: Quy trình xin làm thêm giờ, sau khi anh DNCuong tạo yêu cầu và gửi nhầm cho anh BTMinh thay vì gửi cho anh NVKieu thì anh DNCuong vẫn có thể phân công lại cho anh NVKieu hoặc anh BTMinh tự phân công lại cho anh NVKieu.

  • Hủy bỏ

Trong trường hợp quy trình được trả về cho người khởi tạo, nếu không có nhu cầu thực hiện nữa thì có thể Hủy bỏ lượt chạy.

Lưu ý: Để hỗ trợ việc quản lý quy trình, QTUD và QTHT mặc định có quyền được Phân công lại và Huỷ lượt chạy ở bất kỳ bước nào khi lượt chạy đang trong quá trình thực hiện. 

Cập nhật 02/06/2022

Bài viết này hữu ích chứ?

Đã dùng phần mềm là đang chuyển đổi số. Bạn đã có lộ trình?
Đăng kí ngay để nhận sách "Hướng dẫn Chuyển đổi số theo ngành nghề". Giúp tăng doanh thu, giảm chi phí, mở rộng hoạt động kinh doanh hiệu quả.