1. Đối với người gửi yêu cầu ký:
Người thực hiện có vai trò là người gửi tài liệu sẽ có nhiệm vụ tạo và thiết lập luồng ký tài liệu cho các bên cần ký. Đồng thời theo dõi và nhắc nhở người ký hoàn thành việc ký vào tài liệu.
Bước 1: Tải tài liệu
- Anh/chị đăng nhập vào AMIS Wesign.
- Tại màn hình tổng quan của chương trình, anh/chị nhấn Bắt đầu để tiến hành tải tài liệu lên.
- Anh/chị lựa chọn file tài liệu từ máy tính của mình để tải lên chương trình.
- Sau khi tài lên thành công, anh/chị nhấn Tiếp theo
Bước 2: Khai báo người ký
Tại đây, anh/chị thực hiện khai báo thông tin người ký cho tài liệu.
- Nhập thông tin một hoặc nhiều người ký bao gồm: Email, Họ và tên. Lựa chọn vai trò: Người ký
- Anh/chị cũng có thể thiết lập Mật khẩu mở tài liệu trong trường hợp tài liệu này là tài liệu cần đảm bảo tính bảo mật.
- Ngoài ra, anh/chị có thể nhập thêm thông tin người nhận bản sao (nếu anh/chị cần chuyển cho bộ phận lưu trữ)
Lưu ý:
Khi muốn thiết lập thứ tự trong quá trình ký văn bản, anh/chị có thể tích chọn vào ô “Thiết lập theo thứ tự ký”
=> Việc thiết lập thứ tự ký bắt buộc người ký phải thực hiện ký theo trình tự. Tài liệu đến ai trước thì ký trước, đến sau thì ký sau
- Sau khi thiết lập xong, nhấn Tiếp tục để chuyển bước thực hiện
Bước 3: Thiết lập vị trí ký
Với từng đối tượng người ký, chương trình sẽ tự động thiết lập màu sắc để phân biệt vị trí, chữ ký của từng người ký.
Để thiết lập vị trí ký, anh/chị thực hiện như sau:
- Anh/chị kéo thả loại chữ ký (ký điện tử, ký số, ký nháy) của từng đối tượng người ký vào một vị trí cụ thể trên tài liệu.
Lưu ý: Đối với những tài liệu yêu cầu về mặt pháp lý hoặc quan trọng, anh/chị có thể tích chọn vào ô “Bắt buộc ký số” cho người ký. - Sau khi thiết lập xong, nhấn Tiếp theo để chuyển bước thực hiện
Bước 4: Thiết lập gửi email
Sau khi đã thiết lập vị trí ký thành công, anh/chị sẽ thực hiện thiết lập gửi email trước khi tài liệu được gửi đến cho người ký:
- Nhập Tiêu đề và Nội dung email yêu cầu ký.
- Nhập nội dung để gửi tin nhắn riêng cho người ký (nếu có)
Kiểm tra lại các đối tượng người ký, xem mail đã chính xác chưa, nếu sai thì sửa lại
- Hoàn tất việc thiết lập, anh/chị nhấn Gửi để thực hiện gửi tài liệu cho người ký.
Cuối cùng, hệ thống yêu cầu kiểm tra lại số lượng, vị trí ký đã thêm cho mỗi người nhận.
- Nếu đúng => Nhấn Xác nhận và gửi
- Nếu Sai => Nhấn Hủy để thực hiện chỉnh sửa
Sau khi xác nhận và gửi thì tài liệu sẽ được gửi cho các bên để ký.
Sau khi gửi tài liệu cho các đối tượng ký, anh/chị thực hiện theo dõi trên danh sách “Tài liệu chờ người khác ký” và nhắc nhở người ký thực hiện.
2. Đối với người nhận bản sao tài liệu sau khi ký
Người nhận bản sao là người đóng vai trò lưu trữ tài liệu của các bên nếu muốn nhận lại bản sao của tài liệu đã được ký kết. Sau khi tài liệu đã được ký thành công, hệ thống sẽ tự động gửi mail về cho người nhận bản sao.
- Người nhận bản sao sẽ nhận được mail. Khi đó, anh/chị vui lòng mở email.
- Mail sẽ được đính kèm file tài liệu đã ký dưới dạng pdf
- Tại đây, anh chị kiểm tra lại tài liệu đã ký và tải tài liệu về (nếu muốn)
- Nhấn biểu tượng Tải về để tải tài liệu.
Như vậy bạn đã hoàn thành việc nhận và tải về bản sao tài liệu đã ký.
