Trường hợp tài liệu có quy trình ký nhất định, chương trình đáp ứng thiết lập luồng ký tương ứng để phù hợp với nhu cầu.
Người dùng có thể thiết lập luồng ký:
- Không theo thứ thự
- Theo thứ tự
- Theo thứ tự và có các bước không theo thứ tự
Video hướng dẫn
Hướng dẫn chi tiết
1. Luồng ký không theo thứ tự
Với luồng ký không yêu cầu ký theo thứ tự ai trước ai sau. Sau khi tải lên tài liệu đến bước Thiết lập thông tin người nhận, anh/chị khai báo thông tin những người nhận tài liệu.
Ví dụ: Hợp đồng lao động có 2 người nhận là Giám đốc nhân sự và nhân viên mới.
Sau khi gửi ký tài liệu, chương trình sẽ gửi đồng thời cho tất cả người nhận để thực hiện vai trò của mình mà không cần phụ thuộc vào những người còn lại.
2. Luồng ký theo thứ tự
Trường hợp luồng ký quy định người ký trước người ký sau.
Ví dụ: Quy trình ký Hợp đồng kinh tế của CTCP Minh Chung như sau:
Bước 1: NVKD gửi hợp đồng
Bước 2: Kế toán và Pháp chế Phê duyệt hợp đồng
Bước 3: Giám đốc ký
Bước 4: Khách hàng ký
Anh/chị khai báo danh sách người ký theo quy trình. Sau đó tích chọn Ký theo số thứ tự.
Chương trình sẽ gửi tài liệu theo số thứ tự 1, 2, 3…n, người bước trước xử lý xong mới gửi cho người tiếp theo cho đến khi hoàn thành tài liệu.
3. Luồng ký theo thứ tự và có bước không theo thứ tự
Trường hợp trong luồng ký có một số bước cần nhiều người thực hiện, không bắt buộc phải thực hiện theo thứ tự. Anh/chị có thể Thêm người thực hiện cùng số thứ tự để tránh mất thời gian chờ lần lượt từng người thực hiện.
Ví dụ: Bước 2 quy trình ký có 2 người thực hiện là Kế toán và Pháp chế phê duyệt, bước này không bắt buộc phê duyệt theo thứ tự.
Tại bước phê duyệt anh/chị nhấn Thêm người thực hiện cùng số thứ tự, sau đó khai báo thông tin người phê duyệt còn lại.
Chương trình sẽ gửi đồng thời tài liệu cho cả Kế toán và Pháp chế cùng lúc để thực hiện song song.
