1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng thiết lập các trường tùy chỉnh trên tài liệu ký, cho phép bổ sung thông tin, ghi chú hoặc xác nhận trước khi gửi tài liệu. Tính năng này giúp cá nhân hóa, thu thập thông tin và tăng tính tương tác giữa người gửi và người nhận tài liệu.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn thêm các loại trường: Văn bản, Hộp kiểm, Chọn giá trị
- Quy trình người nhận điền thông tin vào trường tùy chỉnh
2. Hướng dẫn thực hiện
Video hướng dẫn
2.1. Thêm trường tùy chỉnh
Khi gửi tài liệu ký, tại bước Thiết lập vị trí ký, kéo thả thêm các trường tùy chỉnh (Văn bản/Hộp kiểm/Chọn giá trị) vào vị trí mong muốn và thiết lập thông tin trường.
2.1.1. Văn bản
Người gửi tài liệu thêm trường Văn bản để người nhận tài liệu thêm thông tin, ghi chú vào tài liệu.
Ví dụ:
-
- Khi gửi báo cáo cho lãnh đạo, thư ký thêm trường trộn dạng văn bản vào tài liệu để lãnh đạo có thể chỉ đạo nội dung bằng cách ghi chú, bình luận lại trong văn bản.
- Khi gửi tài liệu cho người lao động, cần cho người lao động nhập thông tin số chứng minh thư, căn cước công dân,…
Thao tác thực hiện như sau:
- Bước 1: Kéo thả trường Văn bản vào vị trí phù hợp.
- Bước 2: Chỉnh sửa định dạng văn bản font, cỡ/màu chữ,… theo mong muốn.
- Bước 3: Tích chọn Yêu cầu nhập, người nhận nhập thông tin trường mới hoàn thành được tài liệu.
- Bước 4: Chọn người điền trường.
- Bước 5: Thêm Mô tả, hướng dẫn nhập liệu để người điền nắm được thông tin.
- Bước 6: Tích chọn/ không chọn cho phép người điền Có thể di chuyển/Thay đổi kích thước trường tùy chỉnh.
2.1.2. Hộp kiểm (checkbox)
Đối với một số trường hợp cần xác nhận hoặc đánh dấu nội dung, người gửi tài liệu thêm trường tùy chỉnh dạng Hộp kiểm.
Sau khi kéo thả trường Hộp kiểm vào tài liệu, tùy chỉnh kích thước, màu sắc, thêm mô tả và cho phép người điền điều chỉnh kích thước, vị trí.
Ví dụ: Khi gửi báo giá sản phẩm, khách hàng tích chọn các sản phẩm mình quan tâm.
2.1.3. Chọn giá trị
Trường hợp văn bản cần người nhận đưa ra lựa chọn, người gửi tài liệu kéo thả trường Chọn giá trị vào văn bản, căn chỉnh, chọn màu sắc phù hợp, thêm Mô tả và cho phép thay đổi kích thước/vị trí nếu cần thiết.
Ví dụ: Trường lựa chọn giới tính cho người nhận tài liệu lựa chọn Nam/Nữ.
2.2. Người nhận thực hiện thêm thông tin vào tài liệu có chứa trường tùy chỉnh
Khi nhận tài liệu, người ký sẽ thực hiện hoàn tất các trường tùy chỉnh được yêu cầu trên tài liệu.
Sau khi hoàn thành, người gửi tài liệu ký sẽ nhìn thấy các thông tin mà người dùng thêm trên tài liệu.
