1. Mục đích
Sau khi tài liệu được gửi đến, người phê duyệt sẽ nhận được email yêu cầu phê duyệt tài liệu. Khi đó, người có vai trò phê duyệt sẽ thực hiện kiểm tra hình thức, nội dung của tài liệu. Nếu đáp ứng đúng theo yêu cầu thì tài liệu đó sẽ được duyệt và chuyển lên cho người ký.
2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Đăng nhập email
- Người phê duyệt thực hiện đăng nhập email (đã được người gửi khai báo trong quá trình tạo quy trình ký). Sau đó, tìm kiếm email yêu cầu phê duyệt tài liệu.
- Click đúp vào mail đó để thực hiện mở và phê duyệt tài liệu.
- Nhấn vào Xem tài liệu để tiến hành kiểm tra và phê duyệt tài liệu.
Bước 2: Phê duyệt tài liệu
- Người phê duyệt thực hiện kiểm tra về hình thức, nội dung của tài liệu.
Trường 1: Tài liệu không hợp lệ => Từ chối tài liệu
Sau khi kiểm tra, nếu tài liệu không đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Người phê duyệt thực hiện từ chối tài liệu đó. Để từ chối tài liệu, anh/chị thực hiện như sau:
- Nhấn Hành động, chọn Từ chối phê duyệt.
- Sau đó, nhập lý do từ chối phê duyệt. Nhấn Từ chối phê duyệt để hoàn thành.
Tài liệu bị từ chối, sẽ được chuyển về cho người gửi để kiểm tra lại và thực hiện tạo quy trình ký mới. Tài liệu sẽ được chuyển đến người ký khi người phê duyệt đồng ý phê duyệt tài liệu.
Trường hợp 2: Tài liệu hợp lệ => Đồng ý phê duyệt
Sau khi kiểm tra, nếu tài liệu đã đáp ứng các yêu cầu về mặt hình thức và nội dung thì người phê duyệt sẽ đồng ý phê duyệt tài liệu đó. Để phê duyệt tài liệu, anh/chị thực hiện như sau:
- Nhấn Đồng ý phê duyệt.
- Nhập lý do phê duyệt. Nhấn Phê duyệt để hoàn thành.
Như vậy, anh/chị đã thực hiện phê duyệt thành công.
Sau khi phê duyệt thành công, tài liệu sẽ được chuyển đến cho người ký để thực hiện ký tài liệu.
