1. Mục đích
Trong các loại văn bản hành chính thông dụng, thường xuất hiện các dạng chữ ký khác nhau:
- Ký nháy (ký tắt)
- Ký chính thức, bao gồm: Chữ ký số, chữ ký điện tử
Theo đó, các dạng chữ ký này có những nguyên tắc cơ bản khi sử dụng. Vì vậy, người sử dụng chữ ký cần phải nằm rõ khái niệm về các loại chữ ký và cách sử dụng.
2. Phân biệt các loại chữ ký – Cách hiểu và cách dùng
Ký nháy (ký tắt)
- Khái niệm
Trong các văn bản pháp luật chưa có quy định cụ thể khái niệm “ký tắt”, “ký nháy” và cách sử dụng của mỗi loại chữ ký. Tuy nhiên, trong một phạm vi khác, ký tắt là hành vi được quy định tại Khoản 7 Điều 2 Luật Điều ước quốc tế 2016 như sau: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.
- Cách sử dụng ký nháy, ký tắt
Ký nháy là chữ ký được ký ở cuối dòng văn bản hoặc là cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy được ký ở cuối cùng của đoạn văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Ký nháy còn được gọi với một cái tên khác đó là ký tắt, tức là người ký nháy sẽ không ký đầy đủ chữ ký của mình giống như một chữ ký hoàn chỉnh mà chỉ ký vắn tắt các chữ ký tại một số vị trí được yêu cầu ký nháy.
Chữ ký điện tử
- Khái niệm
Tại Điều 21, Luật giao dịch điện tử 2005. Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
Như vậy, Chữ ký điện tử là một dạng thông tin được đi kèm theo dữ liệu. Dữ liệu đó có thể là: văn bản, video hoặc hình ảnh. Mục đích chính của chữ ký điện tử là xác định người chủ của dữ liệu đó.
- Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử chia thành 2 trường hợp bao gồm giá trị pháp lý của chữ ký điện tử với vai trò là chữ ký và chữ ký điện tử với vai trò là con dấu. Cụ thể:
Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì văn bản đó được coi là có giá trị pháp lý khi đảm bảo đầy đủ các điều kiện sau:
+ Chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;
+ Chữ ký điện tử phải đảm bảo đủ an toàn và không bị giả mạo khi tạo ra chữ ký điện tử
Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì văn bản được xem là hợp lệ nếu chữ ký điện tử (được coi là con dấu) được ký đáp ứng các điều kiện an toàn sau:
+ Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng
+ Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký trong thời điểm ký
+ Mọi thay đổi với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện
+ Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện
Lưu ý: Chữ ký điện tử được tổ chức cung cấp chữ ký điện tử chứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn
- Cách sử dụng chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký nằm ở cuối trang văn bản và có giá trị xác nhận lại toàn bộ nội dung trên văn bản.
Chữ ký điện tử chỉ nên sử dụng trong các trường hợp ký kết các văn bản nội bộ hoặc các văn bản thông thường ít tính chất pháp lý: hợp đồng lao động, phê duyệt yêu cầu nội bộ, tạm ứng nội bộ, …
Chữ ký số
- Khái niệm
Theo NĐ số 130/2018/NĐ-CP Điều 3, khoản 6 : “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên
Như vậy, Chữ ký số chính là một dạng của chữ ký điện tử, là tập con của chữ ký điện tử (chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số). Nó có vai trò như chữ ký hay dấu vân tay đối với cá nhân hay con dấu đối với tổ chức, doanh nghiệp và dùng để xác nhận lời cam kết của tổ chức, cá nhân đó trong văn bản mình đã ký trên môi trường điện tử số. Chữ ký số được được thừa nhận về mặt pháp lý.
Về mặt hình thức, chữ ký số và chữ ký điện tử hoàn toàn giống nhau. Để phân biệt, anh/chị có thể kiểm tra trên Adobe Acrobat Reader, web digsign.vn,…
- Giá trị pháp lý của chữ ký số
Về nguyên tắc, do chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử nên chữ ký số phải đảm bảo các điều kiện về tính an toàn và tính định danh của chữ ký điện tử. Ngoài ra, chữ ký số còn phải đảm bảo các điều kiện về an toàn dành riêng cho chữ ký số dưới đây mới được coi là chữ ký số cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có giá trị pháp lý:
– Chữ ký số được tạo ra trong thời gian có hiệu lực và kiểm tra được bằng khoá công khai ghi trên chứng thư số
– Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
– Khoá bí mật thuộc kiểm soát của người ký trong thời điểm ký
Lưu ý: Đối với chữ ký số được nước ngoài cấp phép sử dụng tại Việt Nam cũng có giá trị pháp lý tương tự chữ ký số do cơ quan Việt Nam cấp.
- Cách sử dụng chữ ký số
Chữ ký số được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký nằm ở cuối trang văn bản và có giá trị xác nhận lại toàn bộ nội dung trên văn bản. Chỉ có người có thẩm quyền mới có trách nhiệm ký chính thức.
Chữ ký số được sử dụng trong các trường hợp ký kết các văn bản có tính chất pháp lý cao: Ký phát hành hoá đơn doanh nghiệp, ký tờ khai hải quan, ký hợp đồng kinh doanh với đối tác, ký bảo hiểm xã hội, ký tờ khai và nộp thuế điện tử, ký duyệt các lệnh và tài khoản ngân hàng…
