1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn các trường hợp thường gặp có thể xảy ra khi có biểu hiện trên phần mềm “người dùng không tìm thấy tài liệu chờ ký tại mục Cần xử lý mặc dù vẫn nhận được email tài liệu cần ký“. Giúp người dùng trên phần mềm AMIS Wesign (Tài liệu điện tử) có thể chủ động xử lý khi gặp biểu hiện tương tự trên phần mềm.
Nội dung bài viết gồm: Các trường hợp dẫn đến “người dùng không tìm thấy tài liệu chờ ký tại mục Cần xử lý mặc dù vẫn nhận được email tài liệu cần ký” và cách kiểm tra xử lý trên phần mềm.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Trường hợp 1: Người ký chưa có tài khoản trên phần mềm
Biểu hiện: Người ký chỉ nhận tài liệu qua email, không thấy trong mục “Cần xử lý”.
Nguyên nhân: Người tạo luồng ký tài liệu thêm mail người ký và gửi trước khi người ký được phân quyền với tài khoản email trên phần mềm. Do Tài liệu này được người tạo luồng ký thêm email người ký và gửi trước khi người ký được phân quyền vào phần mềm dẫn đến email người ký được đưa vào danh sách vãng lai (danh bạ ở phân loại là cá nhân) chỉ nhận tài liệu ký qua email không nhận trên phần mềm.
Cách xử lý: Khi người ký được phân quyền là người dùng trên phần mềm, người tạo luồng ký tài liệu chọn Email người ký với phân loại là Tổ chức vào luồng ký thì người ký sẽ nhận được tài liệu cần ký ở mục “Cần xử lý“.
2.2. Trường hợp 2: Người ký thuộc công ty khác cũng sử dụng Wesign nhưng chưa khai báo MST trên luồng ký
Biểu hiện: Người ký không nhận được tài liệu trên phần mềm, chỉ nhận qua email.
Nguyên nhân: Người ký là User phần mềm Wesign khác công ty với người gửi tài liệu ký, nhưng khi thiết lập luồng ký thì không khai báo MST cho người ký. Người ký là User phần mềm Wesign khác công ty với người gửi tài liệu ký, nhưng khi thiết lập luồng ký thì không khai báo MST cho người ký dẫn đến email người ký được đưa vào danh sách vãng lai (danh bạ ở phân loại là cá nhân) chỉ nhận tài liệu ký qua email không nhận trên phần mềm.
Cách xử lý: Khi tạo luồng ký cho người khác tổ chức mà cũng có dùng Wesign của MISA, muốn người ký đó cũng nhận được tài liệu tại mục “Cần xử lý“, người tạo luồng ký cần Nhấn vào biểu tượng bánh răng cuối thông tin người ký cần khai báo, sau đó điền thông tin MST tổ chức cho người ký để tài liệu được gửi ký vào mục “Cần xử lý” trên phần mềm Wesign của bên người ký.
Lưu ý: Tài liệu đã gửi ký rồi mà quên chưa điền MST nên người ký khác công ty không nhận được qua email, với điều kiện người ký chưa ký tài liệu, muốn điền MST để hiển thị lên mục Cần xử lý bên phần mềm Wesign của người ký thì cần chỉnh sửa lại luồng ký.
2.3. Cách bổ sung MST cho người nhận ký sau khi đã gửi luồng ký đi
Lưu ý:
- Điều kiện để áp dụng thay đổi loại chữ ký số cho người ký trên tài liệu đã thiết lập luồng ký và gửi cho người ký là người ký cần thay đổi loại chữ ký chưa thực hiện ký tài liệu.
- Chỉ Người gửi tài liệu và quản trị ứng dụng mới chỉnh sửa được thông tin người nhận của các tài liệu đã gửi.
Bước 1: Truy cập vào thêm MST cho người ký.
Bước 2: Chọn biểu tượng chữ i – Thông tin chi tiết\ chọn Xem chi tiết luồng ký.
Bước 3: Tại phần thông tin người ký muốn sửa\ Nhấn vào Chỉnh sửa người nhận\ Nhấn biểu tượng bánh răng ở cuối và điền thông tin MST.
Bước 4: Lưu lại để hoàn thành chỉnh sửa.
