1. Mục đích
Sau khi tài liệu được gửi đến, người phê duyệt có thể truy cập vào phần mềm AMIS WeSign để thực hiện phê duyệt tài liệu. Tài liệu sẽ được người phê duyệt kiểm tra về hình thức và nội dung. Nếu đáp ứng đúng theo yêu cầu thì tài liệu đó sẽ được duyệt và chuyến đến cho người ký.
2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm AMIS WeSign
- Thực hiện đăng nhập vào phềm mềm AMIS WeSign.
Bước 2: Tìm tài liệu cần phê duyệt
Để thực hiện tìm kiếm tài liệu cần kiểm tra và phê duyệt, anh/chị thực hiện như sau:
- Chọn phân hệ Quản lý tài liệu
- Tại danh sách bộ lọc nhanh, chọn Cần xử lý. Click chọn vào tài liệu để xem chi tiết hoặc chọn Phê duyệt để thực hiện nhanh hành động đó.
Bước 3: Phê duyệt tài liệu
Tại màn hình chi tiết tài liệu cần phê duyệt:
- Nhấn Phê duyệt để tiến hành phê duyệt tài liệu này.
Đây là giao diện phê duyệt của phần mềm. Tại đây, anh/chị thực hiện kiểm tra về nội dung và hình thức của tài liệu và đưa ra các hành động tương ứng.
Trường 1: Tài liệu không hợp lệ => Từ chối tài liệu
Sau khi kiểm tra, nếu tài liệu không đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Người phê duyệt thực hiện từ chối tài liệu đó. Để từ chối tài liệu, anh/chị thực hiện như sau:
- Nhấn Hành động, chọn Từ chối phê duyệt.
- Sau đó, nhập lý do từ chối phê duyệt. Nhấn Từ chối phê duyệt để hoàn thành.
Tài liệu bị từ chối, sẽ được chuyển về cho người gửi để kiểm tra lại và thực hiện tạo quy trình ký mới. Tài liệu sẽ được chuyển đến người ký khi người phê duyệt đồng ý phê duyệt tài liệu.
Trường hợp 2: Tài liệu hợp lệ => Đồng ý phê duyệt
Sau khi kiểm tra, nếu tài liệu đã đáp ứng các yêu cầu về mặt hình thức và nội dung thì người phê duyệt sẽ đồng ý phê duyệt tài liệu đó. Để phê duyệt tài liệu, anh/chị thực hiện như sau:
- Nhấn Đồng ý phê duyệt.
- Nhập lý do phê duyệt. Nhấn Phê duyệt để hoàn thành.
Như vậy, anh/chị đã thực hiện phê duyệt thành công.
Sau khi phê duyệt thành công, tài liệu sẽ được chuyển đến cho người ký để thực hiện ký tài liệu.
