I. Tổng quan
Chức năng Cập nhật văn bản đi từ AMIS Workflow cho phép các phần mềm khác như WeSign, Quy trình tự động gửi dữ liệu để tạo mới hoặc cập nhật văn bản đi trên ứng dụng Văn thư. Điều này giúp đồng bộ dữ liệu, tăng tính tự động và giảm thao tác nhập tay khi luân chuyển văn bản giữa các hệ thống.
Áp dụng cho: Quản trị viên, nhân viên phụ trách Văn thư, cán bộ kỹ thuật tích hợp các hệ thống có nhu cầu kết nối với AMIS Văn thư.
Nội dung hướng dẫn:
- Thiết lập Action trên Workflow
- Cách dữ liệu được cập nhật về Văn thư
- Quản lý và kiểm tra log hoạt động
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Thiết lập Action cập nhật văn bản đi trên Workflow
- Vào Workflow, tạo hoặc chỉnh sửa quy trình cần kết nối đến Văn thư.
- Thêm mới một Action với loại hành động là Cập nhật văn bản đi.
- Mapping trường dữ liệu đầu vào theo mẫu (ví dụ: Tên văn bản, Số văn bản, Ngày ban hành, Đơn vị soạn thảo,…).
Lưu ý: Tên văn bản và Số văn bản là hai trường bắt buộc để xác định và cập nhật đúng văn bản tương ứng trên Văn thư.
2. Thao tác trên các ứng dụng khác
- Đảm bảo ứng dụng nguồn (như WeSign) đã hoàn thành tài liệu, thực hiện gửi thông tin sang Workflow
- Workflow truyền dữ liệu đã mapping về hệ thống Văn thư.
- Hệ thống Văn thư tự động kiểm tra thông tin nhận được:
-
- Nếu đầy đủ Tên văn bản và Số văn bản: Thực hiện cập nhật, hoặc tạo mới nếu văn bản chưa tồn tại.
- Nếu thiếu một trong hai trường này: Văn thư trả về mã lỗi cho Workflow, dữ liệu không được cập nhật.
- Ghi lại thao tác vào log hoạt động:
- Loại log: AVA: Văn thư
- Nội dung: Hệ thống đã tự động cập nhật văn bản qua AMIS Workflow.
- Có thể bấm Xem chi tiết để hiển thị thống kê thông tin chỉnh sửa (giống như log chỉnh sửa thủ công).
III. Lưu ý
- Các hoạt động đồng bộ dữ liệu được ghi lại tại mục Nhật ký hoạt động, có thể bấm Xem chi tiết để hiển thị thống kê thông tin chỉnh sửa.
- Luôn mapping đúng và đủ các trường thông tin bắt buộc (Tên văn bản và Số văn bản) khi thiết lập Action.
- Nếu thiết lập sai hoặc thiếu thông tin, hệ thống sẽ trả về mã lỗi để người thiết lập có thể điều chỉnh.
