Quản lý hồ sơ

Nội dung

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách quản lý và tra cứu danh sách hồ sơ nhân viên trên hệ thống AMIS Thông tin nhân sự.

Nội dung bài viết gồm:

Theo dõi danh sách hồ sơ.
Tìm kiếm – lọc hồ sơ.
Xem và sửa chi tiết hồ sơ.
Xóa hồ sơ

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1. Theo dõi danh sách hồ sơ

Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Hồ sơ. Hiển thị danh sách các hồ sơ nhân viên đã khai báo.

Bước 2: Chọn theo dõi hồ sơ theo 2 chế độ: Danh sách hoặc Chi tiết. Để chuyển chế độ xem, nhấn biểu tượng chuyển đổi

Dạng danh sách: giúp xem được một cách khái quát danh sách nhân viên và thông tin cơ bản của mỗi người.

Dạng chi tiết:giúp xem được hồ sơ chi tiết của từng nhân viên nhanh chóng bằng cách kết hợp cả danh sách hồ sơ và thông tin chi tiết trên cùng 1 màn hình.

Bước 3: Để tùy chỉnh các cột hiển thị trên danh sách, chọn biểu tượng bánh răng ⚙. Tại đây có thể tích chọn cột muốn hiển thị và thay đổi thứ tự sắp xếp các cột.

2.2. Tìm kiếm hồ sơ

Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Hồ sơ.

Bước 2: Gõ mã nhân viên, họ tên, email, SĐT,… vào ô tìm kiếm để tìm hồ sơ.

Bước 3: Có thể lọc ra danh sách nhân viên theo từng cơ cấu tổ chức tại thanh lọc cơ cấu tổ chức (Lưu ý: người dùng được phân quyền tại cơ cấu nào thì tại đây sẽ hiển thị những cơ cấu đó).

Nếu muốn xem cả hồ sơ của những cơ cấu đã ngừng theo dõi thì tích chọn “Hiển thị cơ cấu tổ chức đã ngừng theo dõi”.

Bước 4: Có thể lọc danh sách nhân viên thỏa mãn một hoặc một số tiêu chí nhất định (VD: Vị trí công việc là Nhân viên kinh doanh, Giới tính là Nữ, Sinh nhật trong tháng này,…)

Tại góc trái màn hình, có thể lựa chọn các bộ lọc nhanh như Đang làm việc, Đã nghỉ việc

Tiếp nhận tuần này,… Ngoài ra, nếu muốn lọc theo tiêu chí khác thì nhấn vào biểu tượng lọc \ sau đó khai báo điều kiện lọc.

Sau khi lọc, có thể lưu lại bộ lọc để sử dụng nhanh lần sau bằng cách nhấn Lưu.

2.3. Xem chi tiết hồ sơ

Bước 1: Nhấn vào từng hồ sơ để xem thông tin chi tiết.

Bước 2: Có thể tùy chỉnh các thông tin tóm tắt hiển thị trên hồ sơ bằng cách nhấn vào biểu tượng ba chấm …và chọn Tùy chỉnh tóm tắt.

2.4. Sửa hồ sơ

Cách 1: Nhấn vào từng hồ sơ để xem thông tin chi tiết \ nhấn biểu tượng cây bút ✎ để Sửa \ sửa các thông tin sau đó nhấn Lưu

Cách 2: Hoặc, vào chi tiết hồ sơ \ di chuột vào trường muốn sửa và nhấn biểu tượng ✎ để có thể sửa nhanh một trường thông tin trên hồ sơ:

Khi sửa xong nhấn nút tích ☑ để lưu lại dấu ╳ để hủy

Lưu ý: Đối với các trường thông tin được bôi xám và không cho phép chỉnh sửa, cần truy cập đúng phân hệ/phần thông tin tương ứng để cập nhật. Sau khi chỉnh sửa tại đó, các thông tin này sẽ tự động được cập nhật trên màn hình hiện tại.

Ví dụ: Để cập nhật Chức danh, cần chọn lại Vị trí công việc để phần mềm tự động cập nhật thông tin Chức danh tương ứng. Trường hợp chưa khai báo hoặc thiếu thông tin Chức danh, vui lòng truy cập danh mục Vị trí công việc để bổ sung/chỉnh sửa, sau đó quay lại chọn lại Vị trí công việc. Xem thêm hướng dẫn tại đây.