1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn thực hiện gửi hợp đồng từ AMIS Thông tin nhân sự sang nền tảng ký tài liệu số WeSign, giúp nhân viên ký số hợp đồng nhanh chóng, thuận tiện và giảm thiểu thao tác thủ công.
Nội dung bài viết gồm:
- Trường hợp 1: Đã có file hợp đồng trên phần mềm, chỉ cần gửi ký.
- Trường hợp 2: Chưa có file hợp đồng trên phần mềm, cần tạo văn bản trước khi gửi ký.
- Trường hợp 3: Chỉ gửi văn bản hợp đồng sang WeSign.
Tính năng chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp đang sử dụng đồng thời AMIS Thông tin nhân sự và AMIS Wesign.
2. Hướng dẫn thực hiện
Trường hợp 1: Đã có file hợp đồng trên phần mềm, chỉ cần gửi ký
Bước 1: Chọn nhân viên cần gửi ký: Có thể lựa chọn gửi ký từng hợp đồng/gửi ký hàng loạt:
- Gửi ký tài liệu cho nhân viên trên danh sách hợp đồng.
- Gửi ký tài liệu cho nhân viên trên giao diện chi tiết hợp đồng.
- Chọn hàng loạt nhân viên để gửi ký tài liệu.
Bước 2: Chọn mẫu tài liệu của WeSign và khai báo người ký
- Chọn mẫu tài liệu: Tại giao diện Ký điện tử, phần mềm hiển thị danh sách các mẫu tài liệu được lấy dữ liệu từ AMIS WeSign\ Chọn mẫu cần cho nhân viên ký.
Hướng dẫn quản lý mẫu tài liệu trên WeSign xem tại đây.
- Thiết lập tự động ghép người ký: Phần mềm nhận diện vị trí nhân viên cần ký trên tài liệu. Nếu HR đang dùng nhiều mẫu với nhiều tên vị trí người ký trên WeSign thì ngăn cách bằng dấu chấm phẩy.
Ví dụ: HR cần gửi ký 2 văn bản là Hợp đồng thử việc và Hợp đồng thỏa thuận chấm dứt hợp đồng. Trong đó:
| Mẫu tài liệu | Tên đối tượng trên TTNS | Tên vị trí người ký trên WeSign |
| Hợp đồng thử việc | Người lao động ký, Người đại diện công ty ký | Người lao động, Người sử dụng lao động |
| Hợp đồng thỏa thuận chấm dứt hợp đồng | Người lao động ký, Người đại diện công ty ký | Bên A, Bên B |
Thì HR thiết lập tự động ghép người ký như ảnh minh họa.
- Sao chép cho các văn bản khác: Nếu mẫu văn bản gửi ký cho nhân viên giống nhau (trường hợp ký hàng loạt)\ Có thể sử dụng tiện ích “Sao chép cho các văn bản khác” để tùy chọn sao chép mẫu hoặc cả mẫu cả người ký cho các nhân viên khác.
Bước 3: Gửi ký: Nhấn “Gửi ký“\ Phần mềm sẽ tự động đẩy các văn bản này sang WeSign và gửi văn bản đến cho những người liên quan để thực hiện ký.
Trường hợp 2: Chưa có file hợp đồng trên phần mềm, cần tạo văn bản trước khi gửi ký
Bước 1: Tạo văn bản trước. Hướng dẫn Tạo văn bản xem tại đây.
Bước 2: Chọn “Ký điện tử” để thực hiện các bước khai báo/thiết lập ký như Trường hợp 1.
Bước 3: Sau khi đã chuyển xong tài liệu sang nền tảng ký WeSign\ Phần mềm tự động cập nhật thông tin, tình trạng ký của tài liệu trên AMIS Thông tin nhân sự để tiện theo dõi\ HR truy cập vào chi tiết Hợp đồng\ Click vào biểu tượng dấu ba chấm 
\ Chọn “Xem thông tin ký điện tử“.
Bước 4: Có thể chọn “Gửi ký lại” hoặc xem thông tin chi tiết của tài liệu trên AMIS WeSign.
Lưu ý: Mỗi khi người dùng có tác động thay đổi tài liệu trên WeSign, phần mềm cũng sẽ gửi thông báo quả chuông trên AMIS Thông tin nhân sự.
Trường hợp 3: Chỉ gửi văn bản hợp đồng sang WeSign
Bước 1: Nếu chỉ cần gửi tài liệu sang WeSign, sau đó thiết lập luồng ký và gửi ký trên WeSign, thì ở bước “Ký điện tử”, không chọn mẫu ký mà Gửi ký luôn.
Bước 2: Khi đó trên WeSign, tài liệu sẽ được lưu ở mục Nháp\ truy cập để thiết lập luồng ký và gửi ký trên nền tảng này.
Chi tiết hướng dẫn thiết lập luồng ký trên WeSign xem tại đây (mục 1.2)
Lưu ý: Sau khi người dùng ký tài liệu xong, tài liệu được chuyển sang trạng thái “Đã hoàn thành” thì chương trình sẽ tự động cập nhật file đó vào mục Tài liệu đính kèm trên thông tin hợp đồng của nhân viên.
