1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng kết nối giữa AMIS Thông tin nhân sự (TTNS) và AMIS WeSign, giúp chuyển tài liệu từ TTNS sang WeSign để gửi ký và theo dõi trạng thái ký một cách thuận tiện.
Nội dung bài viết gồm:
- Chuyển tài liệu từ TTNS sang WeSign dưới dạng nháp
- Thiết lập và gửi ký tài liệu trên WeSign
- Gửi ký nhanh bằng cách áp dụng mẫu ngay trên TTNS
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Chuyển tài liệu ký sang WeSign dưới trạng thái nháp
Trường hợp 1: Hợp đồng đã được đính kèm tệp tài liệu ký, chỉ cần gửi ký
Bước 1: Đính kèm tệp lên thủ tục cần ký
Bước 2: Nhấn Ký điện tử để chuyển tài liệu sang WeSign.
Trường hợp 2: Hợp đồng chưa có tài liệu đính kèm trên phần mềm, cần tạo văn bản để gửi ký
Bước 1: Chọn các hợp đồng cần ký\nhấn Tạo văn bản
Bước 2: Chọn mẫu phù hợp (Hợp đồng, phụ lục, giấy cam kết, ủy quyền,…). Chương trình sẽ tạo ra các văn bản với thông tin tương ứng để Gửi ký điện tử.
Khi tài liệu được chuyển thành công sang WeSign, có thể Xem thông tin ký điện tử để theo dõi tình trạng ký kết của hợp đồng.
2.2. Thiết lập luồng ký trên WeSign
Trên AMIS WeSign, truy cập vào phân hệ Quản lý tài liệu\ Nháp để thực hiện thiết lập luồng ký và gửi tài liệu.
Gửi đơn lẻ từng tài liệu ký
Trên các tài liệu nháp, thực hiện chỉnh sửa: Thêm các thông tin người nhận, chỉnh sửa tên, email và các thiết lập còn thiếu để gửi ký.
Gửi tài liệu theo lô
Đối với các tài liệu cùng biểu mẫu, có thể gửi hàng loạt tài liệu theo lô.
Chọn các tài liệu nháp cần gửi ký\ nhấn Tạo lô từ tài liệu có sẵn. Chương trình sẽ chuyển đến giao diện Áp dụng mẫu.
- Trường hợp 1: Tài liệu đã có sẵn thông tin người nhận (từ phân hệ Hợp đồng), chỉ cần thiết lập các nội dung còn thiếu: Nội dung email, thời hạn ký,…
- Trường hợp 2: Tài liệu chưa có thông tin người nhận (từ phân hệ khác), thiết lập người nhận trên từng tài liệu hoặc nhập khẩu danh sách tài liệu.
2.3. Áp dụng mẫu ký để gửi ký ngay trên AMIS TTNS
Trường hợp tài liệu cần ký có mẫu tài liệu tương ứng trên WeSign, có thể áp dụng mẫu tài liệu để gửi ký nhanh chóng ngay trên AMIS TTNS.
Bước 1: Khi Ký điện tử tài liệu trên TNNS\ chọn mẫu trên phần mềm AMIS WeSign.
Bước 2: Chương trình sẽ tự động áp dụng các thông tin người ký, vị trí ký,… tương ứng của mẫu, sau đó có thể gửi ký nhanh chóng ngay trên AMIS TNNS.
Sau khi gửi ký thành công, tài liệu sẽ được chuyển tới WeSign tại mục Đã gửi, anh/chị có thể theo dõi trạng thái ký điện tử của tài liệu.
