Lập Yêu cầu mua nguyên vật liệu

Nội dung

1. Tổng quan

Cho phép người dùng lập yêu cầu mua nguyên vật liệu nhằm chuẩn bị vật tư phục vụ cho sản xuất, đảm bảo cung ứng đầy đủ, đúng thời gian, đúng chủng loại, kiểm soát tốt nguồn lực đầu vào, tránh thiếu hụt hoặc tồn kho giúp để sản xuất hiệu quả.

2. Hướng dẫn chi tiết

Lưu ý: Để thực hiện được chức năng này, đơn vị cần thực hiện các thiết lập kết nối tại các ứng dụng như sau:

AMIS Workflow: Thiết lập luồng Gửi yêu cầu mua NVL từ AMIS Sản xuất sang AMIS Quy trình.
AMIS Quy trình: Thiết lập các quy trình Yêu cầu mua sắm trên AMIS Quy trình và kết nối với AMIS Mua hàng

Phần thiết lập do Quản trị hệ thống hoặc quản trị các ứng dụng thực hiện. Hướng dẫn chi tiết anh/chị vui lòng xem Tại đây.

Sơ đồ hoạt động

2.1. Thêm Yêu cầu mua sắm nguyên vật liệu

Lưu ý: Chỉ những người dùng có quyền lập Yêu cầu mua nguyên vật liệu mới thực hiện được thao tác này.

1. Lập phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu từ Kế hoạch nguyên vật liệu

Người dùng có thể lập yêu cầu mua nguyên vật liệu từ kế hoạch NVL nhằm đảm bảo cung ứng đủ, đúng loại vật tư cho kế hoạch sản xuất, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian nhập liệu.

1. Tại phân hệ Kế hoạch sản xuất/Kế hoạch nguyên vật liệu, anh/chị có thể lập phiếu YCMS từ 2 giao diện theo các cách sau:

Trên danh sách Kế hoạch NVL: Tại dòng kế hoạch NVL, nhấn icon ba chấm, chọn Lập Yêu cầu mua nguyên vật liệu.

Trên chi tiết Kế hoạch NVL: anh/chị nhấn “Yêu cầu mua nguyên vật liệu“.

Trên danh sách Yêu cầu mua nguyên vật liệu: Tại phân hệ Kế hoạch sản xuất/Yêu cầu mua NVL, nhấn “Thêm“, chương trình sẽ hiển thị giao diện Thêm yêu cầu mua nguyên vật liệu.

2. Anh/chị chọn 1 hoặc nhiều kế hoạch mua nguyên vật liệu mà mình muốn yêu cầu mua sắm. Chương trình sẽ tự động lấy lên danh sách NVL tương ứng.

Tích chọn các dòng NVL cần lập yêu cầu mua sắm. Nhấn Đồng ý.

Chương trình hiển thị giao diện lập yêu cầu mua NVL. Anh chị kiểm tra lại và nhấn Lưu.

2. Lập phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu từ Đơn mua hàng

Nhằm xác định rõ nhu cầu, số lượng nguyên vật liệu cần mua, đảm bảo đủ số lượng nguyên vật liệu sản xuất cho đơn đặt hàng này. Người dùng có thể lập phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu từ Đơn mua hàng.

1. Trên đơn đặt hàng, anh/chị thực hiện Kiểm tra NVL sản xuất.

2. Khi đã xác định được số lượng nguyên vật liệu cần mua, anh/chị nhấn Lập yêu cầu mua NVL.

3. Chương trình mở giao diện Thêm Yêu cầu mua nguyên vật liệu. Anh/chị hoàn tất khai báo các thông tin sau:

Thông tin chung:

Đơn hàng: Hệ thống tự động điền mã đơn hàng sản xuất liên quan.
Người yêu cầu: Chọn người yêu cầu mua hàng.
Đơn vị yêu cầu: Tự động lấy theo nhà máy làm việc của người yêu cầu.
Hạn yêu cầu: Chọn ngày mong muốn nguyên vật liệu về đến kho để bộ phận mua hàng căn cứ sắp xếp công việc.
Mục đích mua sắm: Ghi rõ mục đích để sản xuất cho đơn hàng cụ thể.

Thông tin khác:

Số yêu cầu: Mã số định danh của yêu cầu này, hệ thống sẽ tự sinh.
Ngày yêu cầu: Ngày tạo phiếu này.
Trạng thái quy trình: Hiển thị tình trạng của yêu cầu (ví dụ: Chưa gửi, Đã duyệt…).

Chi tiết nguyên vật liệu:

Chương trình tự động lấy danh sách và số lượng cần mua từ bước kiểm tra trước đó.
Anh/chị có thể:
- Nhấn nút + Thêm dòng để bổ sung một NVL khác nếu phát sinh trên thực tế.
- Nhấn vào biểu tượng thùng rác ở cuối mỗi dòng để xóa một NVL không cần mua.
- Chỉnh sửa lại Số lượng yêu cầu (SL yêu cầu) nếu cần.

Nếu có các tài liệu liên quan như báo giá từ nhà cung cấp, hình ảnh mẫu NVL… chị có thể kéo thả hoặc nhấn để tải lên tệp tại mục Tệp đính kèm.

Sau khi hoàn tất anh/chị nhấn Lưu để thêm Yêu cầu mua sắm NVL.

2.2. Gửi duyệt Yêu cầu mua sắm nguyên vật liệu

Sau khi thêm Yêu cầu mua sắm NVL thành công, anh/chị thực hiện gửi duyệt Yêu cầu mua sắm để các cấp phê duyệt qua AMIS Quy trình.

Trên giao diện chi tiết Yêu cầu mua sắm NVL, nhấn Gửi duyệt.

Chương trình sẽ tự động khởi tạo Yêu cầu mua sắm hàng hóa sang AMIS Quy trình để các cấp phê duyệt.

Sau khi lượt chạy hoàn tất phê duyệt, AMIS Quy trình tự động tạo và đẩy dữ liệu Yêu cầu mua sắm để nhân viên mua hàng thực hiện mua sắm NVL được yêu cầu.

Lưu ý: Để thực hiện được chức năng này, trên AMIS Quy trình đơn vị cần sử dụng Quy trình Yêu cầu mua sắm có kết nối với AMIS Mua hàng.

2.3. Theo dõi quá trình thực hiện Yêu cầu mua sắm NVL

Trên danh sách Yêu cầu mua sắm nguyên vật liệu anh/chị có thể:

Nhấn để xem chi tiết kế hoạch tổng quan
Nhấn để chỉnh sửa kế hoạch

Nhấn để xuất khẩu danh sách kế hoạch ra file Excel

Nhấn để cập nhật dữ liệu mới nhất
Tra cứu tìm kiếm kế hoạch theo tên, lọc theo thời gian, CCTC

Trên chi tiết Yêu cầu mua sắm NVL anh/chị có thể theo dõi:

Trạng thái phê duyệt của quy trình: Tự động cập nhật từ AMIS Quy trình, có thể nhấn vào ID để xem chi tiết lượt chạy.
Trạng thái mua sắm: Được tự động cập nhật từ AMIS Mua hàng.

Sau khi hoàn thành yêu cầu mua sắm, số lượng tồn kho sẽ được cập nhật, giúp anh/chị thực thi việc sản xuất cho đơn đặt hàng.