1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn thực hiện tự động tạo Yêu cầu kiểm kê trên AMIS Kho khi quy trình kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu từ BLĐ/CQT được phê duyệt, giúp bộ phận kho xử lý nhanh và giảm sai sót nhập liệu.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết kế quy trình kiểm kê kho kết nối với Amis Kho hàng.
- Chạy quy trình.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết kế quy trình
2.1.1 Thiết lập dữ liệu kết nối
Để quy trình có thể lấy và hiển thị chính xác các thông tin cần thiết từ AMIS Kho hàng giúp cho việc khai báo thông tin lượt chạy yêu cầu kiểm kê tiện lợi hơn, thực hiện như sau:
Bước 1: Tại giao diện Thiết kế quy trình\Chỉnh sửa quy trình\ chọn Dữ liệu kết nối vào biểu mẫu.
Bước 2: Nhập tên trường\chọn lấy dữ liệu từ AMIS Kho, chương trình hiển thị 4 trường dữ liệu từ AMIS Kho bao gồm:
- Kho
- Nhóm vật tư hàng hóa
- Vật tư hàng hóa
- Vị trí vật tư hàng hóa
Bước 3: Chọn dữ liệu muốn thêm\ tại mục Tùy chỉnh hiển thị\ tích chọn/bỏ chọn các dữ liệu muốn hiển thị trên các trường này.
Bước 4: Nhấn Lưu thiết lập.
2.1.2 Thiết lập tự động khởi tạo quy trình Kiểm kê hàng hóa
Bước 1: Vào Thiết kế quy trình\ Thiết lập nâng cao\ Kết nối ứng dụng khác
Bước 2: Nhấn Tạo kết nối\ chọn Tài chính kế toán\ chọn ứng dụng Kho
Bước 3: Thiết lập điều kiện:
- Hoàn thành quy trình: Hành động sẽ được thực hiện khi toàn bộ quy trình kết thúc.
- Hoàn thành bước: Hành động sẽ được thực hiện ngay sau khi một bước cụ thể hoàn tất. Bạn cần chọn thêm bước cụ thể trong danh sách đi kèm.
Lưu ý: Nếu muốn thiết lập các quy tắc chi tiết hơn, hãy tích vào ô “Với điều kiện”. Sau khi tích chọn, hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin để bạn thiết lập điều kiện cụ thể theo nhu cầu.
Bước 4: Tại hành động, chọn tại Kho tự động tạo “Yêu cầu kiểm kê”.
Bước 5: Hệ thống sẽ hiển thị một biểu mẫu để bạn kết nối các trường thông tin tương ứng giữa AMIS Quy trình và AMIS Kho hàng. Thao tác này giúp dữ liệu được chuyển tự động và chính xác từ ứng dụng này sang ứng dụng kia. Để thực hiện ghép trường, cần chọn các trường thông tin tương ứng với nhau.
Ví dụ: Trường “Tên sản phẩm” ở AMIS Quy trình sẽ tương ứng với trường “Tên hàng hóa” ở AMIS Kho hàng.
Bước 6: Lưu thiết lập và Phát hành để áp dụng.
2.2. Chạy quy trình
Sau khi quy trình được thiết lập và phát hành, người dùng có thể bắt đầu tạo yêu cầu kiểm kê hàng hóa.
1. Đối với người tạo yêu cầu: Khởi tạo quy trình Kiểm kê hàng hóa
- Tại bước nhập liệu, bạn sẽ thấy các trường Kho/Nhóm vật tư hàng hóa/Vật tư hàng hóa/Vị trí vật tư hàng hóa đã được đồng bộ từ Kho. Thực hiện khai báo dữ liệu theo yêu cầu.
- Gửi yêu cầu cho người phê duyệt thực hiện xử lý theo các bước.
2. Hệ thống tự động xử lý: Ngay sau khi hoàn thành phê duyệt bước hoặc toàn bộ quy trình (tùy theo thiết lập), hệ thống sẽ tự động tạo một “Yêu cầu kiểm kê” tương ứng trên phần mềm AMIS Kho hàng.
Nhân viên kho hàng sẽ nhận được yêu cầu và xử lý yêu cầu điều chuyển.