Tự động quy đổi tỷ giá ngoại tệ trên Đơn mua hàng

Mục đích bài viết: Bài viết hướng dẫn sử dụng trường Tỷ giá ngoại tệ trên Đơn mua hàng, giúp tự động quy đổi các khoản mục sang VND nhằm thuận tiện theo dõi ngân sách nhập khẩu, tiết kiệm thao tác và tối ưu quản lý.

Câu chuyện nghiệp vụ: Trước đây, khi mua hàng bằng ngoại tệ, anh/chị phải tự tính toán, nhập tỷ giá vào trường mở rộng và xử lý thủ công trên Excel để biết tổng tiền quy đổi. Việc này tốn thời gian, dễ sai sót, không nhìn ngay được các số liệu cần theo dõi.

Phạm vi đáp ứng: Áp dụng cho tất cả phân hệ lập Đơn mua hàng bằng ngoại tệ (USD, CNY…) tại các quy trình trong hệ thống AMIS Mua hàng, khi loại tiền được chọn khác VND.

Nội dung hướng dẫn: Bài viết hướng dẫn chi tiết các bước tạo mới/sửa Đơn mua hàng chọn ngoại tệ, cách điền tỷ giá và theo dõi các giá trị được tự động quy đổi sang VND (thành tiền, chi phí, thuế, chiết khấu…) và các lưu ý liên quan.

Bước 1: Mở màn hình Thêm mới hoặc chọn xem chi tiết đươn mua hàng nhấn Sửa Đơn mua hàng.

Bước 2: Xổ mũi tên chọn Loại tiền tại mục Thông tin mặt hàng.

• Tại trường Loại tiền trong form thông tin đơn:
  • Nếu chọn loại tiền là VND: các trường quy đổi ẩn hoàn toàn.
  • Nếu chọn USD, CNY hoặc loại tiền khác VNĐ: hệ thống tự động hiển thị trường Tỷ giá ngay bên cạnh trường loại tiền.

• Lưu ý:  Tỷ giá được mặc định lấy từ danh mục loại tiền tại thời điểm lập đơn. Anh/chị có thể điều chỉnh tỷ giá.

Bước 3: Kiểm tra và nhập các thông tin mặt hàng với cột quy đổi mới

• Trong bảng Thông tin mặt hàng, khi chọn loại tiền khác VND sẽ xuất hiện thêm các cột: Thành tiền quy đổi, Tiền chiết khấu quy đổi, Tiền thuế GTGT quy đổi, Tiền hàng sau chiết khấu quy đổi.
• Các cột này luôn hiển thị, hệ thống tự tính theo tỷ giá vừa chọn; trường hợp cho sửa, anh/chị chỉ sửa giá trị quy đổi.

Bước 4: Kiểm tra và khai báo đầy đủ thông tin đơn hàng\ nhấn Lưu để hoàn tất.

• Khi thay đổi loại tiền giữa VND và ngoại tệ, toàn bộ giá trị trường tỷ giá và các khoản quy đổi sẽ được cập nhật tương ứng; tỷ giá luôn mặc định lần đầu theo danh mục và sẽ không tự cập nhật lại với các đơn đã lưu, kể cả khi tỷ giá danh mục thay đổi về sau.
• Chỉ nhập số cho trường Tỷ giá, không chấp nhận ký tự đặc biệt, chữ cái hoặc số âm.
• Các cột/quy đổi chỉ hiển thị khi loại tiền là ngoại tệ. Nếu chuyển về VND, những trường/cột này bị ẩn và xóa giá trị.