1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tiện ích nhập khẩu để đưa nhanh dữ liệu từ file Excel vào phần mềm trên các phân hệ như mục tiêu, tiêu chí đánh giá năng lực, danh sách nhân viên, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thao tác thủ công và đảm bảo dữ liệu đồng bộ, chính xác.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn các bước nhập khẩu dữ liệu (tải tệp, ghép trường, kiểm tra dữ liệu).
- Lưu ý về sử dụng tệp mẫu, cách ghép trường thông tin.
- Tùy chọn cập nhật hoặc bỏ qua bản ghi đã có.
2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Tải lên tệp nhập khẩu
Lưu ý:
- Để có kết quả nhập khẩu chính xác, người dùng nên tải xuống tệp mẫu của chương trình cung cấp.
- Nếu HR sử dụng tệp khác so với mẫu thì cần chỉnh sửa nhiều hơn ở bước 2 để phù hợp với các trường thông tin trong tệp.
Kéo thả tệp vào ô hoặc nhấn “Chọn tệp” để tải lên chương trình\ nhấn “Tiếp theo“.
Nếu file nhập khẩu ko là file mẫu mà phần mềm cung cấp thì cần chọn sheet nhập khẩu và dòng tiêu đề để phần mềm đọc đúng dữ liệu nhập khẩu.
Bước 2: Ghép trường thông tin
Sau khi đọc dữ liệu trên tệp nhập khẩu, chương trình sẽ tự động ghép các cột tệp tương ứng với cột trên phần mềm (cần kiểm tra thông tin và có thể chọn lại cột để ghép cho chính xác).
Lưu ý:
- Nếu chọn Cập nhật: tự động cập nhật các bản ghi đã có theo file nhập khẩu.
- Nếu chọn Bỏ qua: chỉ thêm mới các bản ghi chưa có vào phần mềm, không cập nhật lại dữ liệu đã có.
Ngoài ra, có thể sử dụng tiện ích Thiết lập tự động ghép cột để chỉnh sửa, thêm các tên cột mà thường sử dụng trên tệp nhập khẩu của mình để ghép với tên cột trên phần mềm.
Bước 3: Kiểm tra dữ liệu
Chương trình tự động kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu và trả về kết quả để người dùng theo dõi và chỉnh sửa lại nếu dữ liệu không hợp lệ. Khi dữ liệu đã chính xác, nhấn Nhập khẩu để lưu lại những dữ liệu hợp lệ vào chương trình.