I. Tổng quan
Tính năng này cho phép người dùng khởi tạo và chạy các quy trình (ví dụ: đề xuất, yêu cầu phê duyệt) trực tiếp từ một công việc cụ thể trên AMIS Công việc. Lợi ích chính là tự động đồng bộ dữ liệu từ công việc sang quy trình, giúp loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Bài viết sẽ hướng dẫn anh/chị thực hiện hai nghiệp vụ chính:
- Khởi tạo một quy trình theo từng công việc.
- Theo dõi tình trạng phê duyệt của quy trình đó.
Đối tượng áp dụng: Người dùng được phân quyền trên cả hai phần mềm AMIS Công việc và AMIS Quy trình.
Video giới thiệu tính năng
II. Hướng dẫn chi tiết
Lưu ý:
- Để thực hiện được chức năng này cần đảm bảo đơn vị có sử dụng AMIS Công việc và AMIS Quy trình.
- Trên AMIS Quy trình cần thiết lập các quy trình phù hợp với nhu cầu sử dụng.
1. Khởi tạo quy trình theo từng công việc
1. Trên chi tiết công việc, tại thanh tiện ích, anh/chị nhấn Chạy quy trình.
2. Chương trình sẽ hiển thị danh sách quy trình, anh/chị chọn quy trình mình cần chạy.
3. Ghép trường đồng bộ giữa hai ứng dụng để tự động trích xuất dữ liệu công việc lên lượt chạy:
- Chọn một trường trên AMIS Công việc, chương trình sẽ hiển thị trường tương đương trên AMIS Quy trình, anh/chị lựa chọn để ghép hai trường với nhau.
- Trường hợp ghép bảng, anh/chị tiếp tục ghép các cột của bảng tương tự như ghép trường.
- Có thể nhấn Thêm trường để ghép thêm dữ liệu.
- Tại mỗi dòng dữ liệu ghép, anh/chị có thể nhấn Đồng bộ dữ liệu. Như vậy, các thay đổi, chỉnh sửa trên trường tại AMIS Quy trình sẽ được cập nhật lại lên trường trên Công việc giúp anh/chị tiết kiệm thời gian chỉnh sửa thủ công.
Lưu ý: anh/chị cần có quyền ghi nhận trường mới có thể tích chọn thiết lập đồng bộ.
4. Nhấn Tiếp tục, chương trình sẽ mở ra giao diện lượt chạy với các trường thông tin được điền sẵn các giá trị từ công việc. Tại đây, anh/chị có thể kiểm tra, chỉnh sửa các trường thông tin đồng bộ từ công việc và bổ sung các trường thông tin còn thiếu trên lượt chạy.
5. Nhấn Gửi, và chọn người phê duyệt lượt chạy.
Sau khi Gửi lượt chạy sẽ được chuyển sang AMIS Quy trình để thực hiện các bước phê duyệt theo đúng quy trình quy định. Trạng thái phê duyệt quy trình sẽ được cập nhật về công việc tức thời giúp anh/chị dễ dàng nắm được.
2. Theo dõi tình trạng phê duyệt quy trình
Trên AMIS Công việc, chi tiết công việc tại mục Chạy quy trình, anh/chị có thể theo dõi danh sách lượt chạy đã tạo từ công việc. Tại đây, anh/chị có thể:
- Theo dõi trạng thái phê duyệt Đang thực hiện/Đã từ chối/Đã hoàn thành/Đã hủy.
- Nhấn vào ID để xem chi tiết lượt chạy trên AMIS Quy trình.
- Nếu không còn nhu cầu thực hiện quy trình, anh/chị nhấn Hủy và nhập lý do, lượt chạy trên AMIS Quy trình và công việc sẽ chuyển sang trạng thái đã hủy nhanh chóng.
III. Lưu ý
- Khi chưa sẵn sàng gửi lượt chạy, anh/chị có thể nhấn Lưu nháp. Lượt chạy sẽ được lưu lại tại danh sách lượt chạy trên AMIS Quy trình, cho phép anh/chị truy cập để cập nhật, chỉnh sửa thông tin và gửi sau.
- Để sử dụng tính năng, đơn vị của anh/chị cần được trang bị cả hai ứng dụng AMIS Công việc và AMIS Quy trình.
- Các quy trình cần được thiết lập sẵn trên AMIS Quy trình trước khi khởi tạo từ công việc.
- Để tích chọn được thiết lập Đồng bộ dữ liệu, anh/chị cần có quyền ghi nhận (chỉnh sửa) trên trường dữ liệu đó.