Tạo văn bản từ đơn đề nghị đi công tác như giấy đi đường, giấy giới thiệu,…

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn tạo văn bản từ đơn đề nghị đi công tác như giấy đi đường, giấy giới thiệu để gửi cho các cấp quản lý, kế toán xác nhận và chi tiền.
Nội dung:

Thiết lập mẫu văn bản
Tạo văn bản trên AMIS Chấm công và AMIS Nhân viên
Tự động khởi tạo mẫu trộn đơn từ bằng AI

Phạm vi áp dụng: HR, Nhân viên

2. Thiết lập mẫu văn bản

Bước 1: HR truy cập vào phân hệ Thiết lập\Biểu mẫu. Tại tab Mẫu văn bản, chương trình hiển thị mặc định một số mẫu.

Bước 2: Anh/Chị có thể Tải lên mẫu văn bản mới, trong đó cần sử dụng các trường trộn (tải trên giao diện tải lên mẫu văn bản) để chương trình tự động ghép các thông tin từ phần mềm vào văn bản.

Bước 3: Sau đó, khai báo Tên mẫu, Loại mẫu, Ghi chú (nếu cần).

Bước 4: Nhấn “Lưu” để hoàn thành.
Trên giao diện danh sách mẫu văn bản, HR có thể xem trước hoặc sửa mẫu.

3. Tạo văn bản

3.1 HR tạo văn bản trên AMIS Chấm công

Bước 1: Trên giao diện Quản lý đơn \Danh sách các loại đơn, có thể tạo văn bản bằng 3 cách:

Di chuột tới dòng đơn cần tạo văn bản \ chọn Icon tạo văn bản (1)
Tạo hàng loạt văn bản bằng cách tích chọn nhiều đơn \Tạo văn bản (2)

Nhấn vào xem chi tiết đơn \chọn icon ⁝ Ba chấm \ Tạo văn bản

Bước 2: Trên giao diện Tạo văn bản, lựa chọn mẫu văn bản cần tạo. Nếu chưa có sẵn mẫu, có thể thiết lập nhanh ngay trên giao diện này.
Trường hợp chỉ muốn lấy file mềm, không cần in thì có thể lựa chọn định dạng cho văn bản tải xuống.

Bước 3: Sau đó nhấn Tiếp theo.

Bước 4: Nếu in, chương trình sẽ ghép tất cả các văn bản thành 1 file, mỗi văn bản là 1 trang.
Nếu chọn tải văn bản thì cần chọn: Tách mỗi văn bản thành một tệp/Gộp tất cả các văn bản thành một tệp.

3.2 Nhân viên tạo văn bản trên AMIS Nhân viên

Bước 1: Trên giao diện phân hệ AMIS Nhân viên\Chấm công \Danh sách các loại đơn, có thể tạo văn bản bằng 3 cách:

Di chuột tới dòng đơn cần tạo văn bản \ chọn Tạo văn bản (1)
Tạo hàng loạt văn bản bằng cách tích chọn nhiều đơn \Tạo văn bản (2)

Nhấn vào chi tiết đơn\ chọn Tạo văn bản

Bước 2: Trên giao diện Tạo văn bản, lựa chọn mẫu văn bản cần tạo. Nếu chưa có sẵn mẫu, có thể thiết lập nhanh ngay trên giao diện này.
Trường hợp chỉ muốn lấy file mềm, không cần in thì có thể lựa chọn định dạng cho văn bản tải xuống.

Bước 3: Sau đó nhấn Tiếp theo.

Bước 4: Nếu in, chương trình sẽ ghép tất cả các văn bản thành 1 file, mỗi văn bản là 1 trang.
Nếu chọn tải văn bản thì cần chọn: Tách mỗi văn bản thành một tệp/Gộp tất cả các văn bản thành một tệp.

4. Tự động khởi tạo mẫu trộn đơn từ bằng AI

Phần mềm tích hợp AI giúp tự động đọc các file Giấy xác nhận, Giấy đi đường, Đơn đề nghị đi công tác,… có sẵn của doanh nghiệp và khởi tạo thành các mẫu trộn hoàn chỉnh (có sử dụng trường trộn của phần mềm thay thế cho các giá trị có sẵn trên văn bản).

Bước 1: HR truy cập vào phân hệ Thiết lập\Biểu mẫu\Mẫu văn bản > nhấn Tải lên mẫu văn bản và chọn tab Tạo mẫu tự động.

Bước 2: Chọn Loại mẫu , bổ sung Tên mẫu và mô tả

Lựa chọn loại đơn từ muốn tạo mẫu, sau đó tải lên 1 file đã có sẵn. Phần mềm sẽ đọc và tự động thay thế các thông tin trên file thành trường trộn phù hợp.

Bước 3: HR có thể tải mẫu về hoặc Lưu vào để sử dụng ngay.