1. Tổng quan
Nội dung tổng quan bao gồm:
- Phân tích nguyên nhân không ghi nhận chấm công làm thêm
- Cách kiểm tra và điều chỉnh ca làm thêm trên đơn
- Ví dụ minh họa cụ thể
Phạm vi áp dụng: Nhân sự, Quản lý chấm công, Kế toán lương.
2. Hướng dẫn thực hiện
Trường hợp 1. Căn cứ tính giờ làm thêm thiết lập Tính theo đơnNguyên nhân 1: Thông tin trên đơn đăng kí làm thêm chưa đúng (Chọn sai thời điểm làm thêm Trước/Sau/Giữa ca – Sai ca làm việc – Ca làm việc không tích chọn làm thêm).Cách xử lý: Bước 1: Vào phân hệ Quản lý đơn \ Đăng ký làm thêm\ Chọn đơn đăng ký làm thêm đang không ghi nhận công \ di chuyển đến dòng Thời điểm làm thêm để kiểm tra Nếu đã ghi nhận đúng chuyển sang bước 2: Bước 2:Vào Ca làm việc\Danh mục ca\ Tại ca làm việc trên đơn bên Thiết lập nâng cao đã tích chọn “Có” Làm thêm giờ và tích vào Thời điểm ghi nhận trên đơn chưa. Bước 3: Điều chỉnh phù hợp và cập nhật lại trên Bảng chấm công chi tiết để ghi nhận số giờ làm thêm Nguyên nhân 2: Thời gian làm thêm trên đơn không được khai báo trong khung giờ làm thêm.Cách xử lý: Vào phân hệ Thiết lập \ Quy định làm thêm\ chọn Tab Khung giờ làm thêm kiểm tra thời gian đăng kí làm thêm đang có trong khung giờ làm thêm. Trường hợp 2. Căn cứ tính giờ làm thêm thiết lập Tính theo thời gian chấm công thực tếNguyên nhân: Thời gian chấm công thực tế không thuộc khung giờ làm thêm.Cách xử lý: Vào phân hệ Thiết lập \ Quy định làm thêm\ chọn Tab Khung giờ làm thêm kiểm tra thời gian làm thêm đang có trong khung giờ làm thêm. Lưu ý: Trường hợp Áp dụng riêng theo Từng đơn vị, phòng ban, Anh\Chị cần vào đúng Đơn vị công tác của Nhân viên làm thêm để kiểm tra Khung giờ làm thêm. Trường hợp 3: Căn cứ tính giờ làm thêm thiết lập Tính theo đơn và thời gian chấm công thực tế:Nguyên nhân 1: Thông tin trên đơn đăng kí làm thêm chưa đúng (Chọn sai thời điểm làm thêm Trước/Sau/Giữa ca – Sai ca làm việc – Ca làm việc không tích chọn làm thêm).Cách xử lý: Bước 1: Vào phân hệ Quản lý đơn \ Đăng ký làm thêm\ Chọn đơn đăng ký làm thêm đang không ghi nhận công \ di chuyển đến dòng Thời điểm làm thêm để kiểm tra Nếu đã ghi nhận đúng chuyển sang bước 2: Bước 2:Vào Ca làm việc\Danh mục ca\ Tại ca làm việc trên đơn bên Thiết lập nâng cao đã tích chọn “Có” Làm thêm giờ và tích vào Thời điểm ghi nhận trên đơn chưa. Bước 3: Điều chỉnh phù hợp và cập nhật lại trên Bảng chấm công chi tiết để ghi nhận số giờ làm thêm Nguyên nhân 2: Thời gian làm thêm trên đơn không được khai báo trong khung giờ làm thêm.Cách xử lý: Vào phân hệ Thiết lập \ Quy định làm thêm\ chọn Tab Khung giờ làm thêm kiểm tra thời gian đăng kí làm thêm đang có trong khung giờ làm thêm. Chương trình sẽ so sánh số giờ làm thêm tính theo đơn và theo thời gian chấm ra thực tế, con số nào nhỏ hơn sẽ lấy làm kết quả cuối cùng, nên nếu Nhân viên có đơn nhưng không thực hiện chấm công sẽ không ghi nhận số giờ làm thêm.
Nguyên nhân 3: Thời gian chấm công thực tế không thuộc khung giờ được phép chấm vào – ra của Ca làm việcChương trình sẽ so sánh số giờ làm thêm tính theo đơn và theo thời gian chấm ra thực tế, con số nào nhỏ hơn sẽ lấy làm kết quả cuối cùng, nên nếu Nhân viên có đơn nhưng không thực hiện chấm công sẽ không ghi nhận số giờ làm thêm. Bước 1: Để ghi nhận được thời gian chấm công thực tế cần thiết lập tại Ca làm việc\Danh mục ca\ Tại ca thiết lập làm thêm\ Khung thời gian được phép chấm vào – chấm ra \ Sửa chi tiết như sau: ·
Bước 2: Sau đó Cập nhật lại trên Bảng chấm công chi tiết để cập nhật số liệu sau điều chỉnh |
Ví dụ minh họa
→ Anh/Chị cần hướng dẫn nhân viên chọn lại đúng ca làm thêm trên đơn là ca đêm.