Nhân viên có đơn làm thêm đã duyệt nhưng phần mềm không ghi nhận lên bảng chấm công

Bài viết nhằm hướng dẫn: Hướng dẫn xử lý trường hợp đơn làm thêm đã duyệt nhưng không ghi nhận lên bảng chấm công.
Nội dung tổng quan bao gồm:

• Phân tích nguyên nhân không ghi nhận chấm công làm thêm
• Cách kiểm tra và điều chỉnh ca làm thêm trên đơn
• Ví dụ minh họa cụ thể

Phạm vi áp dụng: Nhân sự, Quản lý chấm công, Kế toán lương.

Nhân viên đã làm đơn xin làm thêm, đã được duyệt và thực tế có dữ liệu chấm công. Tuy nhiên không được ghi nhận lên bảng chấm công thì thường xảy ra do các nguyên nhân sau:

Nguyên nhân 1: Thông tin trên đơn đăng kí làm thêm chưa đúng (Chọn sai thời điểm làm thêm Trước/Sau/Giữa ca – Sai ca làm việc – Ca làm việc không tích chọn làm thêm).

Cách xử lý:

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý đơn \ Đăng ký làm thêm\ Chọn đơn đăng ký làm thêm đang không ghi nhận công \ di chuyển đến dòng Thời điểm làm thêm để kiểm tra Nếu đã ghi nhận đúng chuyển sang bước 2:

Bước 2:Vào Ca làm việc\Danh mục ca\ Tại ca làm việc trên đơn bên Thiết lập nâng cao đã tích chọn “Có” Làm thêm giờ và tích vào Thời điểm ghi nhận trên đơn chưa.

Bước 3: Điều chỉnh phù hợp và cập nhật lại trên Bảng chấm công chi tiết để ghi nhận số giờ làm thêm

Nguyên nhân 2: Thời gian làm thêm trên đơn không được khai báo trong khung giờ làm thêm.

Cách xử lý: Vào phân hệ Thiết lập \ Quy định làm thêm\ chọn Tab Khung giờ làm thêm kiểm tra thời gian đăng kí làm thêm đang có trong khung giờ làm thêm

Nguyên nhân 3: Kiểm tra lại Căn cứ tính giờ làm thêm.

Cách xử lý: Vào phân hệ Thiết lập \ Quy định làm thêm \ Chung \ Di chuyển đến dòng Căn cứ tính giờ làm thêm kiểm tra lại thiết lập đơn vị đang áp dụng theo loại nào làm căn cứ tính số giờ làm thêm

Nhân viên Nguyễn Khánh Ly làm đơn xin làm thêm ca tối (từ 18-20h). Nhưng thực tế lại làm ca đêm (20-22h). Như vậy, đơn không khớp ca nên chương trình không ghi nhận dữ liệu.
→ Anh/Chị cần hướng dẫn nhân viên chọn lại đúng ca làm thêm trên đơn là ca đêm.