Cho phép thiết lập riêng khung giờ chấm công vào – ra giữa ca

Nội dung

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn thiết lập và ghi nhận chính xác giờ vào – ra giữa ca khi nhân viên chấm công nhiều lần trong ngày.
Nội dung:

Thiết lập khung giờ chấm công giữa ca
Quy tắc phần mềm ghi nhận dữ liệu chấm công
Các ví dụ minh họa cụ thể

Phạm vi áp dụng: Nhân sự (HR), quản lý chấm công, kế toán nhân sự.

2. Hướng dẫn thiết lập chi tiết

Bước 1: Thiết lập khung giờ chấm công giữa ca

Tại phân hệ Ca làm việc \ Danh mục ca \ Chọn dòng Ca cần thiết lập \ Nhấn Sửa biểu tượng cây bút

Trên giao diện Thêm/Sửa Ca làm việc, với ca có 4 lần chấm, HR cần khai báo thêm giới hạn thời gian chấm công Từ – Đến cho giờ chấm ra giữa ca và giờ chấm vào giữa ca.

Thiết lập giờ nghỉ giữa ca:
- Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc nghỉ giữa ca.
- Nếu cần chấm công giữa ca, tích chọn “Có nghỉ giữa ca”.
Xác định khung giờ hợp lệ:
- Chọn khoảng thời gian “Từ – Đến” cho chấm ra giữa ca.
- Chọn khoảng thời gian “Từ – Đến” cho chấm vào giữa ca.
- Bắt buộc nhập đầy đủ hai khung giờ này.

Bước 2: Nhấn “Lưu” để hoàn tất. Phần mềm sẽ ghi nhận giờ chấm công giữa ca theo quy tắc sau:

3. Quy tắc ghi nhận giờ chấm công giữa ca

Khi nhân viên chấm nhiều lần trong khoảng thời gian quy định, hệ thống sẽ ghi nhận:

- Giờ ra giữa ca: Lấy dữ liệu chấm sớm nhất trong khung giờ hợp lệ.
- Giờ vào giữa ca: Lấy dữ liệu chấm muộn nhất trong khung giờ hợp lệ.
- Nếu một dữ liệu chấm công trùng cả hai khung, ưu tiên ghi nhận cho giờ ra giữa ca.

HR có thể kiểm tra dữ liệu chấm công chi tiết tại bảng chấm công tổng hợp. Nếu phát hiện sai sót, HR có thể chỉnh sửa hoặc duyệt lại dữ liệu chấm công theo quy tắc mới.

4. Ví dụ minh họa

4.1. Ví dụ 1: Nhân viên chấm công đúng giờ hợp lệ

Thiết lập:
- Giờ nghỉ giữa ca: 12:00 - 13:30
- Chấm ra giữa ca hợp lệ từ 11:30 - 14:00
- Chấm vào giữa ca hợp lệ từ 11:30 - 14:00
Dữ liệu chấm công của nhân viên: 11:58, 12:02, 13:15, 13:32
Kết quả ghi nhận:
- Giờ ra giữa ca: 12:02
- Giờ vào giữa ca: 13:15