Theo dõi và xử lý thắc mắc phiếu công trên Bảng chấm công tổng hợp

Mục đích: Bài viết hướng dẫn anh/chị theo dõi và cập nhật trạng thái thắc mắc phiếu công của nhân viên ngay trên Bảng chấm công tổng hợp của AMIS Chấm công. Qua đó, giúp HR nhanh chóng xác định những nhân viên có thắc mắc cần giải quyết, theo dõi tiến độ xử lý và tránh bỏ sót phản hồi.

Nội dung hướng dẫn bao gồm:

• Theo dõi và xử lý các thắc mắc về phiếu công trên Bảng chấm công tổng hợp.
•  Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm nhân viên theo trạng thái thắc mắc.
• Cách sửa hàng loạt để cập nhật trạng thái nhanh chóng.

Đối tượng áp dụng: Nhân sự (HR).

AMIS Chấm công bổ sung cột Thắc mắc phiếu công trên Bảng chấm công tổng hợp, giúp anh/chị dễ dàng theo dõi và cập nhật trạng thái xử lý thắc mắc của nhân viên. Để theo dõi và xử lý các thắc mắc này, anh/chị thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Trên AMIS Chấm công, vào phân hệ Chấm công\ chọn Bảng chấm công tổng hợp.

Bước 2:  Tại cột Thắc mắc phiếu công (nằm sau cột Trạng thái xác nhận), hệ thống hiển thị tình trạng thắc mắc của từng nhân viên với 3 trạng thái:

• Không thắc mắc: Nhân viên chưa gửi phiếu công hoặc đã gửi nhưng không có phản hồi thắc mắc.
• Chưa xử lý: Nhân viên đã gửi phiếu công và có phản hồi thắc mắc cần được giải quyết.
• Đã xử lý: Thắc mắc của nhân viên đã được HR giải quyết và cập nhật trạng thái.

Anh/chị có thể sử dụng bộ lọc tại cột Thắc mắc phiếu công để nhanh chóng tìm kiếm những nhân viên có trạng thái Chưa xử lý, từ đó kiểm tra và giải quyết các thắc mắc.

Bước 3: Sau khi giải quyết thắc mắc, anh/chị có thể cập nhật trạng thái từ Chưa xử lý sang Đã xử lý trực tiếp tại cột Thắc mắc phiếu công.

Trường hợp cần cập nhật cho nhiều nhân viên cùng lúc, anh/chị thực hiện: Tích chọn các nhân viên cần cập nhật\ Nhấn Sửa hàng loạt.

• Trạng thái mặc định: Khi nhân viên gửi phiếu công và có phản hồi thắc mắc, hệ thống tự động ghi nhận trạng thái Chưa xử lý. Nếu chưa gửi phiếu công hoặc đã gửi nhưng không có phản hồi, trạng thái là Không thắc mắc.
• Cập nhật trạng thái: HR có thể chỉnh sửa trạng thái thắc mắc trực tiếp trên bảng công hoặc sử dụng chức năng Sửa hàng loạt. Trường trạng thái không được để trống.
• Tùy chỉnh hiển thị: Cột Thắc mắc phiếu công được bổ sung sẵn và hiển thị mặc định trên Bảng chấm công tổng hợp. Anh/chị có thể tùy chỉnh ẩn/hiện theo nhu cầu.
• Bảng công tách theo lịch sử lương hoặc địa điểm: Các cột thuộc nhóm Xác nhận công, gồm Hình thức gửi xác nhận, Trạng thái xác nhận và Thắc mắc phiếu công, được gộp thành một ô tương ứng với mỗi nhân viên.
• Nhập khẩu dữ liệu: Khi nhập khẩu bảng công, cột Thắc mắc phiếu công mặc định không được cập nhật để tránh ghi đè trạng thái xử lý hiện tại.