Hướng dẫn thiết lập quy tắc cộng ngày phép hàng tháng trên AMIS Chấm công

Bài viết nhằm hướng dẫn: Hướng dẫn anh/chị thiết lập quy tắc Cộng phép hàng tháng cho nhân viên trong công ty, giúp tự động hóa quy trình cộng ngày phép cho nhân viên dựa trên các điều kiện về ngày công hưởng lương hoặc tỷ lệ % công chuẩn. Việc thiết lập này giúp đảm bảo quản lý quỹ phép của nhân viên chính xác theo quy định riêng biệt của từng doanh nghiệp, tránh việc phải theo dõi và cộng thủ công.

Nội dung:

• Hướng dẫn thiết lập Cộng phép hàng tháng theo ngày cố định.
• Hướng dẫn thiết lập Cộng phép hàng tháng khi đủ số công hưởng lương theo ngày.
• Hướng dẫn thiết lập Cộng phép hàng tháng khi đủ số công hưởng lương theo % công chuẩn.

Phạm vi áp dụng: HR, quản lý có quyền thiết lập quy định nghỉ.

Bước 1: Trên AMIS Chấm công, vào Thiết lập\ chọn Quy định nghỉ\ chọn Chung.

Bước 2: Thiết lập Cộng ngày phép hàng tháng, tùy vào chính sách của công ty, anh/chị lựa chọn một trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Thiết lập Cộng phép hàng tháng theo ngày cố định.

Ví dụ 1: Công ty A quy định đến ngày 25 hàng tháng, nhân viên sẽ được cộng thêm 1 ngày phép của tháng đó. Đến ngày 25/06, nhân viên sẽ được cộng 1 ngày nghỉ phép của tháng 6.

• Tại mục Thời điểm, tích chọn Ngày … hàng tháng để thiết lập cộng phép theo ngày cố định hàng tháng.

• Tại mục Số ngày phép được cộng, anh/chị lựa chọn một trong 1 tùy chọn:
  • Tổng số ngày phép trong năm chia đều cho 12 tháng:
    • Nếu chọn bật Bao gồm phép thâm niên:

Số ngày phép hàng tháng =(Số ngày phép năm nay + Số ngày phép thâm niên)/12.

• • • Nếu không chọn bật Bao gồm phép thâm niên:

Số ngày phép hằng tháng = Số ngày phép tiêu chuẩn / Số tháng tính phép (Số ngày phép thâm niên được cộng toàn bộ từ đầu năm).

• • • Trường hợp nhân viên không làm đủ 12 tháng thì sẽ chia cho số tháng được tính phép = 12 – Số tháng chưa được tính phép (các tháng trước ngày vào làm, các tháng thử việc nếu thiết lập không được tính phép)

Trường hợp 2: Thiết lập Cộng phép hàng tháng khi đủ số công hưởng lương theo ngày.

Ví dụ 2: Công ty A quy định khi số công hưởng lương của nhân viên trong 1 tháng đủ 15 ngày sẽ được cộng thêm 1 ngày nghỉ phép vào tháng đó.

• Tại mục Thời điểm, tích chọn Khi số công hưởng lương đủ … ngày. (Nhập 15 vào ô số và chọn đơn vị “ngày”).

• • Về mục Thời gian của 1 tháng được hiểu là, anh/chị lựa chọn một trong hai tùy chọn:
    • Từ ngày mùng 1 đến ngày cuối cùng của tháng: Áp dụng cho các công ty có kỳ tính lương tròn tháng, hệ thống sẽ tự động tính công hưởng lương theo tháng dương lịch.
    • Từ ngày … tháng này đến ngày … tháng sau: Áp dụng cho các công ty có kỳ tính lương không tròn tháng.
      • Ví dụ: Từ ngày 26/04 đến ngày 25/05→ Hệ thống sẽ tự động tính công hưởng lương trong kỳ 26/04-25/25 để quyết định cộng phép tháng 5.

• Tại mục Số ngày phép được cộng, anh/chị lựa chọn một trong 1 tùy chọn:
  • • • Tổng số ngày phép trong năm chia đều cho 12 tháng:
        • Nếu chọn bật Bao gồm phép thâm niên:

Số ngày phép hàng tháng =(Số ngày phép năm nay + Số ngày phép thâm niên)/12.

• • • • • Nếu không chọn bật Bao gồm phép thâm niên:

Số ngày phép hằng tháng = Số ngày phép tiêu chuẩn / Số tháng tính phép (Số ngày phép thâm niên được cộng toàn bộ từ đầu năm).

• • • • • Trường hợp nhân viên không làm đủ 12 tháng thì sẽ chia cho số tháng được tính phép = 12 – Số tháng chưa được tính phép (các tháng trước ngày vào làm, các tháng thử việc nếu thiết lập không được tính phép)

Trường hợp 3: Thiết lập Cộng phép hàng tháng khi đủ số công hưởng lương theo % công chuẩn.

Ví dụ 3: Công ty A quy định số công hưởng lương của nhân viên trong 1 tháng đủ 50% sẽ được cộng thêm 1 ngày nghỉ phép vào tháng đó. Nhân viên B có số công chuẩn cố định là 22 công thì cần 11 ngày công hưởng lương, nhân viên B sẽ được cộng 1 ngày phép vào tháng hiện tại. 

• Tại mục Thời điểm, tích chọn Khi số công hưởng lương đủ … %. (Nhập 50 vào ô số và chọn đơn vị “%”).

• • Về mục Thời gian của 1 tháng được hiểu là, anh/chị lựa chọn một trong hai tùy chọn:
    • Từ ngày mùng 1 đến ngày cuối cùng của tháng: Áp dụng cho các công ty có kỳ tính lương tròn tháng, hệ thống sẽ tự động tính công hưởng lương theo tháng dương lịch.
    • Từ ngày … tháng này đến ngày … tháng sau: Áp dụng cho các công ty có kỳ tính lương không tròn tháng.
      • Ví dụ: Từ ngày 26/04 đến ngày 25/05→ Hệ thống sẽ tự động tính công hưởng lương trong kỳ 26/04-25/25 để quyết định cộng phép tháng 5.

• Tại mục Số ngày phép được cộng, anh/chị lựa chọn một trong 1 tùy chọn:
  • • • Tổng số ngày phép trong năm chia đều cho 12 tháng:
        • Nếu chọn bật Bao gồm phép thâm niên:

Số ngày phép hàng tháng =(Số ngày phép năm nay + Số ngày phép thâm niên)/12.

• • • • • Nếu không chọn bật Bao gồm phép thâm niên:

Số ngày phép hằng tháng = Số ngày phép tiêu chuẩn / Số tháng tính phép (Số ngày phép thâm niên được cộng toàn bộ từ đầu năm).

• • • • • Trường hợp nhân viên không làm đủ 12 tháng thì sẽ chia cho số tháng được tính phép = 12 – Số tháng chưa được tính phép (các tháng trước ngày vào làm, các tháng thử việc nếu thiết lập không được tính phép)

• Tính toán lại phép: Nếu nhân viên đã được cộng phép nhưng sau đó việc cập nhật bảng chấm công chi tiết làm số công hưởng lương giảm xuống dưới mức thiết lập, hệ thống sẽ tự động trừ đi số ngày phép đã cộng trước đó.
• Định dạng dữ liệu: Khi thiết lập theo số công (ngày/giờ), hệ thống chỉ tính toán dựa trên các bảng chấm công tương ứng. Nếu thiết lập theo ngày nhưng nhân viên chỉ có bảng chấm công theo giờ (hoặc ngược lại), hệ thống sẽ không tính được số ngày phép được cộng.
• Hủy phép: Trường hợp nhân viên không đủ điều kiện cộng phép, hệ thống sẽ ghi nhận vào cột “Số NP đã hủy” trên Bảng tổng hợp nghỉ phép vào ngày đầu tiên của kỳ tiếp theo.