Mục đích:
- Giúp HR thiết lập hình thức chấm công, phân ca, kiểm soát tốt việc chấm công của nhân viên theo đúng mô hình Hybrid.
- Nhân viên dễ dàng đăng ký làm việc từ xa (nếu cần) và chấm công theo đúng quy định.
- Quản lý duyệt đơn nhanh chóng cho nhân viên đăng ký làm việc từ xa.
Lưu ý:
- Tính năng làm đơn đăng ký làm việc từ xa trên MISA AMIS mobile dự kiến phát hành vào ngày 30/09/2023. Trước thời gian này, nhân viên có thể làm đơn trên web AMIS Nhân viên.
- Phiên bản R19 phát hành ngày 25/9/2023 chưa đáp ứng một số tính năng, dự kiến sẽ đáp ứng trong các phiên bản sau:
- Giới hạn số ngày làm đơn đăng ký làm việc từ xa.
- Báo cáo thống kê hình thức làm việc của nhân viên.
- Từ ngày 16/11/2023, chương trình đáp ứng tính năng lập – duyệt đăng ký làm việc từ xa theo quy trình duyệt đơn.
Phim hướng dẫn
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: HR thiết lập quy định chấm công
HR truy cập vào phân hệ Thiết lập > Quy định chấm công > Chung. Nhấn “Sửa“.
Tại đây, anh chị chọn “Áp dụng hình thức làm việc từ xa” và khai báo thông tin:
- Cách thức chấm công
- Tỷ lệ hưởng lương
Khai báo xong, anh chị nhấn “Lưu”.
Trường hợp đơn vị yêu cầu nhân viên cần lập duyệt đơn đăng ký làm việc từ xa theo quy trình thì HR cần thiết lập thêm quy trình trên phân hệ Thiết lập > Quy định làm đơn > Quy trình duyệt đơn > chọn loại đơn “Đăng ký làm việc từ xa”.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay
Bước 2: Phân ca/Đăng ký làm việc Hybrid
Xảy ra 2 trường hợp:
- TH1: Nhân viên được làm việc từ xa mặc định theo phân ca
- TH2: Nhân viên được tự do đăng ký làm việc từ xa
HR thực hiện phân ca như sau:
TH1: Nhân viên được làm việc từ xa mặc định theo phân ca
HR tạo bảng phân ca áp dụng cho các bộ phận làm việc Hybrid mặc định theo phân ca.
Ví dụ: Khối Văn phòng mặc định được làm việc từ xa vào thứ 3, thứ 6, thứ 7. Thì anh chị tạo bảng phân ca với Đơn vị áp dụng là Khối văn phòng.
Trên giao diện Phân ca chi tiết, HR khai báo mục hình thức làm việc là “Kết hợp cả hai (Hybrid)”. Và chọn các ngày làm việc ở nhà/làm việc từ xa.
Xem trước phân ca sẽ có thêm ký hiệu “WFH” để HR dễ dàng phân biệt ngày nhân viên được phép làm việc từ xa.
Khi đó trên bảng phân ca tổng hợp, mục Nhân viên, chương trình hiển thị đầy đủ thông tin làm việc của nhân viên. HR có thể thay đổi hình thức làm việc cho nhân viên ngay trên giao diện này.
Cứ đến ngày làm việc từ xa, nhân viên chấm công trên ứng dụng theo đúng hình thức HR đã thiết lập.
TH2: Nhân viên được tự do đăng ý làm việc từ xa
Lưu ý: HR cần bật thiết lập cho phép nhân viên sử dụng loại đơn “Đăng ký làm việc từ xa” thì nhân viên mới sử dụng được tính năng này.
HR thực hiện phân ca như bình thường. Nhân viên chủ động làm đơn đăng ký trên ứng dụng AMIS Nhân viên hoặc MISA AMIS mobile, gửi quản lý phê duyệt.
Quản lý thực hiện duyệt đơn cho nhân viên tương tự như các loại đơn từ khác.
HR có thể theo dõi tình hình đăng ký làm việc từ xa của nhân viên trên phân hệ Quản lý đơn > Đăng ký làm việc từ xa.
Bước 3: Nhân viên chấm công, HR theo dõi dữ liệu
Nhân viên chấm công theo đúng quy định, hình thức chấm công HR đã thiết lập.
Ví dụ:
- Ngày làm việc ở công ty thì chấm công bằng máy chấm công vân tay.
- Ngày làm việc từ xa thì chấm công nhận diện khuôn mặt trên MISA AMIS mobile.
HR có thể theo dõi tình hình chấm công của nhân viên trên Bảng chấm công chi tiết. Tại đây hiển thị đầy đủ thông tin chấm công hybrid của nhân viên.
Bước 4: Tổng hợp công hybrid
Cuối tháng, HR lập bảng tổng hợp công như bình thường. Chương trình sẽ tự động tổng hợp công hybrid theo đúng thiết lập.
