1. Đặc điểm nghiệp vụ
Hình thức làm việc từ xa đang trở nên khá phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay, có thể gặp trong các trường hợp sau:
- Nhân viên được bố trí làm việc tại nhà (work from home) trong thời kỳ dịch bệnh
- Nhân viên làm công việc theo hình thức remote
- Nhân viên đến làm việc tại trụ sở của khách hàng (onsite)
Với đặc điểm như vậy, công ty không thể áp dụng các hình thức chấm công truyền thống bằng máy chấm công vân tay, thẻ từ,… được. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ cần đến một giải pháp chấm công từ xa giúp nhân viên chấm công được ngay cả khi không đến văn phòng nhưng vẫn cần đảm bảo tính xác thực về thời gian, con người.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay
2. Giải pháp phần mềm đáp ứng
- Cho phép nhân viên chấm công mọi lúc, mọi nơi, ngay trên điện thoại hoặc máy tính.
- Dữ liệu chấm công được tự động tổng hợp lên bảng chấm công chi tiết hàng ngày để theo dõi đầy đủ thông tin: giờ vào – ra, nghỉ, đi muộn – về sớm, làm thêm, đi công tác
3. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Thiết lập chấm công trên ứng dụng
Tại phân hệ Thiết lập\Quy định chấm công\Chấm công trên ứng dụng: Hiển thị các hình thức chấm công trên ứng dụng tại từng tab.
Trong đó, đối với nhân viên là việc từ xa thì nên sử dụng các hình thức sau:
- Không xác thực: Nhân viên chỉ cần truy cập vào app (trên Web hoặc Mobile) để chấm công, không cần xác thực thêm bất kỳ điều kiện nào khác.
- Xác nhận khuôn mặt: Nhân viên cần mở camera để kiểm tra chính xác khuôn mặt khi chấm công trên thiết bị Mobile.
- Xác thực bằng tài liệu: Nhân viên cần tải lên các hình ảnh xác thực về việc đi làm như ảnh họp trực tuyến, ảnh chụp với khách hàng, chụp tại địa điểm làm việc,…
- Quản lý xác nhận: Sau khi nhân viên chấm công, phần mềm sẽ gửi thông tin về ngày – giờ chấm công và các thông tin xác thực (nếu có) đến quản lý trực tiếp để phê duyệt.
Chương trình cho phép công ty áp dụng nhiều hình thức chấm công khác nhau cho từng đơn vị, nhân viên để phù hợp với tính chất công việc. Nhấn chọn vào từng hình thức chấm công để thiết lập áp dụng.
Xem chi tiết hướng dẫn thiết lập chấm công trên ứng dụng tại đây.
Bước 2: Nhân viên chấm công trên ứng dụng
Hàng ngày, khi đến ca làm việc, nhân viên truy cập app MISA AMIS trên điện thoại hoặc AMIS Nhân viên trên web để chấm công.
Trên mobile
Trên web
Lưu ý: Với hình thức chấm công xác thực khuôn mặt thì chỉ có thể chấm công trên điện thoại.
Bước 3: Tổng hợp bảng chấm công chi tiết
Tại phân hệ Chấm công\Bảng chấm công chi tiết: Hàng tháng, HR thực hiện tạo bảng chấm công chi tiết để theo dõi thông tin về thời gian vào – ra, số công, đi muộn – về sớm, làm thêm, đi công tác của từng nhân viên.
Chương trình sẽ căn cứ vào bảng phân ca, dữ liệu chấm công và các loại đơn từ (xin nghỉ, làm thêm,…) để tự động tính toán lên bảng chấm công này.
Xem chi tiết hướng dẫn về bảng chấm công chi tiết tại đây.