Hướng dẫn NVKD/CSM gửi yêu cầu tra soát thanh toán của KH để thực hiện ghép đơn, xác nhận thanh toán

Trường hợp 1: Gửi yêu cầu tra soát cho 1 đơn hàng

Trên StoreSupport, NVKD/CSM chọn “Tra cứu đơn hàng”. Tại danh sách đơn hàng, di chuột và chọn tính năng “Gửi yêu cầu tra soát thanh toán”.
Anh chị chỉ có thể làm đối với các đơn hàng có trạng thái chưa thanh toán

NVKD/CSM thực hiện như sau:
– Tải hình ảnh bằng chứng giao dịch của KH: Có thể tải 1 hoặc nhiều hình ảnh. Anh/chị bắt buộc add hình ảnh. Nếu khách hàng không có ảnh giao dịch, vui lòng add ảnh bằng chứng xác nhận của khách hàng như: Đoạn chat,…
– Chọn giao dịch (bắt buộc chọn): Anh chị Click vào Danh sách giao dịch để tìm giao dịch tương ứng và xác nhận. (lưu ý: Phải chọn giao dịch để ghép tự động nhanh chóng, cấp tài nguyên cho khách hàng)

– Người gửi và Số tài khoản gửi: Cho phép NVKD nhập
– Số tài khoản nhận/Tổng tiền/Nội dung chuyển khoản/Ngày giao dịch: NVKD không cần nhập, hệ thống sẽ mặc định lấy theo giao dịch mà anh chị chọn

LƯU Ý: Thông tin nhập phải khớp với thông tin trên giao dịch, để hệ thống tự động ghép đúng được đơn hàng và cấp tài nguyên cho khách

Trường hợp 2: Gửi yêu cầu tra soát cho nhiều đơn hàng được thanh toán bằng 1 giao dịch

Tại Màn hình tra cứu đơn hàng, anh/chị tích chọn các đơn hàng cần tra soát, sau đó nhấn “YÊU CẦU TRA SOÁT”
Tại màn hình Gửi yêu cầu tra soát, phần chọn Giao dịch, anh/chị chọn 1 giao dịch tương ứng với các đơn hàng. Lưu ý Tổng tiền thanh toán của các đơn hàng phải khớp với Tổng tiền giao dịch để hệ thống kiểm tra và xác nhận thanh toán cho khách hàng.

Nhấn Gửi yêu cầu để thực hiện chuyển thông tin về hệ thống order và thực hiện Ghép tự động

– Giai đoạn 2: Dự kiến đầu tháng 9, dự án sẽ đáp ứng các Trường hợp:
+ Một đơn hàng thanh toán bởi nhiều giao dịch
+ Nhiều giao dịch thanh toán cho nhiều đơn hàng
Hiện nay đối với các TH này, NVKD báo kế toán hỗ trợ.

Anh chị nhấn Lưu để chuyển thông tin sang hệ thống order cho Kế toán
Thay vì phải liên hệ cho kế toán, hiện nay anh chị có thể chủ động cung cấp bằng chứng để hệ thống ghép đơn, tiết kiệm thời gian, công sức.

Bước 2: Kế toán theo dõi trên MISA ORDER theo dõi

Dựa vào bằng chứng Kinh doanh cung cấp, hệ thống order sẽ kiểm tra và tự động xác nhận thanh toán cho đơn hàng. Kế toán không cần phải làm thủ công. Đối với các giao dịch hệ thống xử lý tự động, kế toán vẫn có thể xem lại hình ảnh bằng chứng nếu cần.

Ngoài ra, một số TH bằng chứng của kinh doanh cung cấp không khớp, hệ thống order cũng sẽ hiện gợi ý để Kế toán tiện kiểm tra và Xác nhận/từ chối

Trên MISA Order, tại Tab “Giao dịch có bằng chứng từ kinh doanh”, hệ thống đã tự động gợi ý ra đơn hàng ghép vào giao dịch tương ứng. Kế toán có thể:

– Xem lại ảnh giao dịch mà kinh doanh cung cấp
– Xác nhận và cấp tài nguyên cho khách hàng
– Từ chối nếu có sai sót

Để đánh giá đúng được hiệu quả của việc tự động ghép đơn hàng và cấp tài nguyên cho khách hàng (Tỷ lệ tăng từ bao nhiêu lên bao nhiêu) theo đúng chỉ đạo của Ban TGĐ. Kính mong kế toán và Kinh doanh thực hiện theo đúng hướng dẫn để mang lại những lợi ích vượt trội, tiết kiệm thời gian và công sức.