1. Tổng quan
- Khó khăn: Hệ thống gặp hai vấn đề trong quản trị mục tiêu doanh số:
- Không có cơ chế bảo vệ Baseline: Mục tiêu đầu năm dễ bị sửa nhầm hoặc ghi đè sau khi đã chốt.
- Báo cáo lấy sai loại mục tiêu: Chưa có quy tắc chọn đúng Baseline hay Operating theo kỳ đang xem, làm % hoàn thành bị lệch.
- Giải pháp:
- Bổ sung tính năng Khóa/Mở mục tiêu đầu năm theo từng đơn vị CCTC.
- Áp dụng quy tắc ưu tiên tự động – xem theo Năm lấy Baseline; xem theo Tháng/Quý/6 tháng/Tùy chọn ưu tiên Operating, không có mới fallback về Baseline.
- Mục đích:
- Giúp Ban QLKD đảm bảo số gốc ngân sách đầu năm không bị sửa nhầm hoặc ghi đè trong quá trình điều hành.
- Giúp người xem báo cáo luôn thấy đúng loại mục tiêu phù hợp với kỳ đang xem, không cần tự đối chiếu thủ công.
- Đối tượng sử dụng: Ban QLKD.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Khóa/Mở mục tiêu đầu năm theo đơn vị
- Anh/chị truy cập ứng dụng CRM, chọn phân hệ Mục tiêu.
- Để vào Thiết lập mục tiêu đầu năm, trên thanh công cụ, anh/chị nhấn nút Quản lý trạng thái.
- Popup Quản lý trạng thái hiện ra với cây cơ cấu tổ chức. Chọn đơn vị anh/chị muốn thao tác:
Lưu ý: Khi anh/chị Khóa hoặc Mở một đơn vị, toàn bộ các đơn vị cấp dưới trực thuộc cũng sẽ tự động chuyển sang trạng thái tương ứng.- Chọn đơn vị cấp cha (ví dụ: Khối, Trung tâm, Phòng) → toàn bộ đơn vị con bên dưới cũng được áp dụng theo, không giới hạn số cấp.
- Chọn đơn vị cụ thể → chỉ áp dụng cho riêng đơn vị đó.
- Sau đó nhấn Khóa hoặc Mở.
- Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái ngay trên màn hình danh sách:
- Khóa: toàn bộ ô nhập liệu của dòng đó chỉ đọc, không thể sửa.
- Mở: ô nhập liệu hoạt động bình thường, cho phép nhập/sửa.
2.3. Cách báo cáo tự động lấy mục tiêu theo kỳ
Khi chọn kỳ xem trên báo cáo, hệ thống tự động hiển thị đúng loại mục tiêu phù hợp:
| Kỳ anh/chị đang xem | Mục tiêu được hiển thị |
|---|---|
| Năm | Luôn lấy Mục tiêu đầu năm (Baseline) |
| Tháng | Ưu tiên Mục tiêu bổ sung (Operating) của tháng đó; nếu chưa có → tự động lấy Baseline của tháng đó |
| Quý | Ưu tiên Operating của quý đó; nếu chưa có → tự động lấy Baseline của quý đó |
| 6 tháng | Ưu tiên Operating của 6 tháng đó; nếu chưa có → tự động lấy Baseline của 6 tháng đó |
| Tùy chọn (khoảng ngày tự chọn) | Ưu tiên Operating bao phủ khoảng đó; nếu chưa có → tự động lấy Baseline |
Thay đổi này áp dụng cho các báo cáo doanh số sau:
- Báo cáo tình hình thực hiện doanh số theo tuần.
- Báo cáo phân tích các chỉ số kinh doanh theo Đơn vị/Phòng/NVKD (chỉ áp dụng cho chỉ tiêu “Kế hoạch” của Doanh số).
- Báo cáo phân tích tình hình thực hiện doanh số theo đơn hàng.
- Báo cáo phân tích tình hình thực hiện doanh số theo Ngày/Tuần/Tháng.
3. Lưu ý
- Quyền Khóa/Mở chỉ dành cho Quản trị hệ thống và Ban QLKD – không thể cấp thêm cho vai trò khác. Đây là quyền độc lập, không liên quan đến quyền thiết lập mục tiêu thông thường.
- Khóa đơn vị cấp cha sẽ khóa luôn toàn bộ đơn vị con (không giới hạn cấp). Hãy chắc chắn trước khi thao tác với đơn vị cấp cao như Khối hay Trung tâm.
- Mặc định tất cả đơn vị đều ở trạng thái Mở khi tính năng được triển khai – vận hành hiện tại không bị ảnh hưởng.
- Thêm đơn vị mới khi tái cơ cấu: đơn vị mới tự động nhận trạng thái của đơn vị cha (cha đang Khóa → con mới cũng Khóa; cha đang Mở → con mới cũng Mở).
- Nhập khẩu mục tiêu: chỉ nhập khẩu cho các dòng đơn vị có trạng thái Mở, các dòng Khóa bị bỏ qua.
- Xem theo Năm trên báo cáo: luôn là Baseline, không dùng Operating – đúng với nguyên tắc Baseline là chuẩn đánh giá hoàn thành kế hoạch cả năm.
- Toàn bộ lịch sử Khóa/Mở được lưu lại đầy đủ (thời điểm, người thực hiện, hành động, danh sách đơn vị bị ảnh hưởng) để dễ dàng tra cứu và truy vết khi cần.
Bài viết này hữu ích với bạn không?